人事档案管理工作规范自查表_人事档案管理自查报告

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人事档案管理工作规范自查表

一、公司人事档案包含内容：

（1）员工个人信息表：包括姓名、生日、民族、婚否、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。

（2）员工入职审批材料：包括《员工应聘登记表》、《员工信息登记表》（表上需贴照片，审批内容含薪酬福利、正式入职时间等）、试用期岗位职责、面试评价表、离职证明（如有）、OA入职审批打印件、入职申请表（需填写入职申请表，表格内容需人事专员、综合部经理、总经理签字同意）。

（3）员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利。打印的OA转正审批、转正申请表（需填写转正申请表，表格内容需人事专员、综合部经理、总经理签字同意）。

（4）员工调岗、调薪、奖惩记录：需人事专员及时更新《员工信息登记表》表格内容。

（6）劳动合同。

（7）其他：包括员工入职后取得的资格证书等。

二、管理制度和操作流程：

1、人事档案管理基本要点：

保密管理：人事档案为公司机密，公司人事专员负责管理，无关人员不得查阅。

动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更等。只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。

2、人事档案管理主要规定：

（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。

（2）归档制度：员工入职一周内，人事专员必须完成建档工作，且一经建档，不得擅自销毁，即使员工离职，最少得再保存两年不得销毁，有竞业避止期限的则需保存更长。

入职新员工要新建档案袋，档案袋上写明：部门、职位、员工姓名，必须填写清楚档案内所有资料名称及件数、页数。

员工在职期间的奖惩、调薪、晋升、调动信息由人事专员及时在电子表格中更新登记信息，每年1月将所有变更信息打印归档。

员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。

（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。

（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需综合部检查是否合适，再给予盖章、使用。

（5）检查制度：综合财务部经理不定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。

（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。

相应管理表格有：人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、人事档案负责人交接清单。