会议组织技能训练_组织工作会议方案

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会议组织技能训练

一、目的二、训练内容安排

1．确认哪些因素使会议有效或无效。（填写表格）

2．讲授有关有效组织会议的行为类型和观念。

（1）致使会议无效的原因。

（2）使会议成为有效的因素。

（3）使会议变得有效的注意事项。

3．掌握如何使会议更有效的技能。

（1）如何组织会议工作。

（2）如何参加会议。

4．会议改善计划

5．案例分析

会议组织技能训练

一、目的1．确认影响会议的有效因素。

2．认识有效组织会议的行为类型和观念。

3．掌握如何使会议更有效的技能。

二、训练内容安排

1．请你回忆你或其他人是如何组织会议的，并把结果记录在下面两个项目下：

（1）你是如何组织会议的？

（2）其他人是如何组织会议的？

2．讲授有关有效组织会议的行为类型和观念。

（1）什么原因致使会议无效？

a)没有搞清会议的真正目的；

b)使简单的问题复杂化；

c)持续时间太长；

d)发言过于健谈；

e)拖延决定和行动。

（2）使会议成为有效的因素

a)预先清楚会议的目的；

b)与会者做好会议准备；

c)问题、议程和时间不因情景而变；

d)限制集思广益的范围是必要的；

e)根据要讨论的问题限制出席的人数；

f)手头要掌握全部有关信息；

g)掌握会议的精髓；

h)决策的制定和行动方案的制定要恰如其分。

（3）要使会议变得有效，应注意：

a)群体的沟通；

b)提高讨论的质量；

c)为讨论提供一个结构性的清单；

d)建立团队意识。

3．掌握如何使会议更有效的技能。

（1）如何组织会议工作。

掌握下面这些要点会帮助你使你主持的会议更为有效。

a)确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更

有效地获得解决？

b)确定会议的目的。你试图达到什么样的结果？会议准备作出什么

样的决定？准备形成什么行动方案？

c)准备会议日程。列出与会议目的有关的项目，依重要程度进行项

目排序，把有关项目归为一组，限定每个项目的商议时间。d)收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要

点摘录出来。

e)会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。f)根据要讨论的问题限定与会人员。

g)在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告

诉大家。

a)叙述会议的目的。

b)核对并记录与会者。

c)根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会

者的意见。

d)给每一个人表述自己意见的机会。

e)控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

f)如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理

解将各种观点加以概括。

g)坚持预定的时间，不要拖延。

h)在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

i)在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。

j)确定下次会议的议题和时间。

a)在与会和未与会人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中

所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

b)根据会议，对执行情况进行监督和检查。

（2）如何参加会议。

掌握下面这些要点能帮助你更有效地参加他人主持的会议。

a)阅读议事日程和有关材料，确切掌握会议的目的，确认所列项目

与自己有关。

b)根据确认的项目考虑自己应持什么观点、态度以及如何表达。c)携带所有有关材料参加会议。

a)注意倾听，保持安静。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时

候，进行简明的发言。不要随意参加与自己无关项目的讨论。b)对涉及你工作的决策、行动计划做记录。

a)阅读备忘录或会议记录，注意那些与你有关的决策和行动计划。b)记下与你有关的决策和行动计划的具体细节，包括时间和标准，并对自己的执行加以控制。

4．会议改善计划

A．你自己能通过什么方法改善参与（或组织）会议的方式？

B．如何使别人改善参与会议的方式？

5．案例分析

为了制定明年的工作目标，几位领导忙得不可开交，直到前天方案才基本确定下来。今天下午的工作安排与任务布置的会几乎成了吵架会，几个部的部长对这个计划都有持有一定的看法，结果会议不欢而散。方案没有获得通过是件令人恼火的事，但是这里总有点东西不对头，你能否告诉我哪里有问题？应如何解决这个问题？