会议筹备与接待一般工作流程_接待会议的工作流程

会议筹备与接待一般工作流程由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“接待会议的工作流程”。

会议筹备与接待一般工作流程作为专业的会展中心，承接、代理、举办各类会议会展。大致经过如下环节： 1 策划：作为专业的会议代理，我们提供会展会议企划代理，告诉本公司你的想 法或者要达到的目的。我们为你提供可能性方案，出点子，招展企划、会议回执 等等。2 咨询：在此阶段，我们将与委托方进行多方面沟通，并就委托方的关心点提出 自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选 择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。3 考察：如果您认为经过沟通，以及到本公司实地考察后，可以相信我公司的实 力。我们可以进入以下阶段

1、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。

2、双方就服务项目服务流程，计划推荐，及 服务的价格等内容进行深入细致的探讨，大致明确双方的责任与义务。

3、就代 表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。4 签定协议：这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项 流程及预案尽可能的把方案细化合理，然后以书面的形式确认双方的义务权利与 责任，并签署正式协议。5 执行协议：双方严格而又人性化的执行协议，本着高度负责的合作理念，将双 方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。一：举办会前

1、与会议主办方洽谈

2、提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的 会议预案给会议方。

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的 事宜。

4、确定方案，签订合同，预付定金。二：会议举办中

1、会议接待：专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横 幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2、3、4、5、6、会前准备：准备好会议需要的资料，会议用品，等会议相关物品。会议场地：专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。会议餐饮：用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。

7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。三：结束会议：

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对并 结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户的要求制作会议通讯录或花名册

预算——以下是大型会议的预算表，如果会议费用由某一方全部承担，那么仅 计算支出即可。收入： 会议注册费，展场租金，协办单位赞助费，现场广告，会议文件广告等等 固定成本： 会议文件印刷，主题发言人酬金，交通费用，推广费用，视听设备租金，办 公室，会务人员费用，翻译，招待会，会场租金 可变成本： 邮资，通讯费，咖啡茶歇，餐饮，开幕式，闭幕式，文件，礼物，胸卡，旅 游费用，小费等。注册费： R=（V+F+C）/D R=注册费 V=可变成本 F=固定成本 支平衡与会代表数 随行人员注册费： R=（V+F+C）/AP AP=随行人员数 C=备用金 D=收时间表 会议名称： 会议名称： 地点： 地点： 预计与会人数： 预计与会人数： 工作内容 主题确定 8周 制定预算 会址选定 日程安排 签定相关合同 会议文件审批 邀请信 预定机票 发送邀请信 文件印刷 内容演示准备 礼品和会场装饰 视听设备 贵宾，主题发言人旅行安排 与会代表确认 餐饮预定 广告印制 资料运输 3周 饭店最后确认 预定核对 2周 会务安排核对 抵达 1周 完成全部会前安排 4周 5周 6周 7周 时间： 时间： 日期： 日期： 会议类型： 会议类型： 提前时间： 提前时间：