实用文秘英语会务管理_加强规范会务管理
实用文秘英语会务管理由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“加强规范会务管理”。
第三节 会务管理
一、谈论会议准备情况
1.常用词句
The room is ready for the meeting and here is the final agenda.灰常已布置好了，这是会议的正式议程。
I have given the committee members informal notice of the meeting, either by telephone or by memo.我已通过电话或便函将此会议非正式地通知了每位委员。
Mi Chen, Are you getting everything ready for the meeting? 陈小姐，有关开会的事情都准备好了吗？
Mr.Kent, would you like to exchange some ideas with Mr.Brent before next week’s meeting? 肯特先生，在下周开会前，你是否想与布伦特先生交换一下意见？
2.范例
实例
K: Mi Chen, the meeting is scheduled from 2:00 this afternoon.Have you made the neceary arrangement?
S: Yes, Mr.Kent.We’ll use the conference room for the meeting.K: That’s fine.The meeting is very important.Where shall the guests be received before the meeting begins.S: In the dining room.It’s spacious there.K: OK, How would you seat our guests, Mi Chen?
S: We’ve prepared name cards to be put on the conference table for guests to sit by.What time would you like refreshments served, Mr.Kent?
K: Well, after my report there’ll be an interval for rest and refreshments.S: All right.I see.译文：
K: 陈小姐，会议计划在今天下午20:00开始。你作好安排了吗？
S: 是的，肯特先生。我们使用会议室开会。
K: 那很好。这个会议很重要。开会前在哪里接待来宾？
S: 在餐厅，那里比较宽敞。
K: 好的。你怎么安排来宾就座呢，陈小姐？
S: 我们已经准备了姓名卡片放在会议桌上，让来宾按此就座。您希望什么时候供应点心，肯特先生？
K: 哦，在我报告后休息时间供应点心。
S: 好吧。我明白了。
二、安排会务活动
1.常用词句
Please put the minute book, draft of the resolutions, agenda of the meeting, paper and pencil on the desks of all the board members.请将会议记录本、决议草案、会议议程、纸盒铅笔放在每位代表的桌子上。
We’ve prepared name cards to be put on the conference table for guests to sit by.我们已经准备好了姓名卡片放在会议桌上，让来宾按此就座。
Please serve tea and biscuits for the members.请为会议提供茶水和点心。
Please take notes of the meeting and summarize the discuions.请做好会议记录，并写出会议讨论总结。
2.范例 实例
K: Mi Chen, the monthly executive committee meeting is planned for the next week.Were the members notified?
S: Yes, sir.I have given the committee members informal notice of meeting, either by telephone or by memo.K: Have you prepared the agenda, Mi Chen? S: Yes, Sir.Here is a copy.K: Have you prepared the minutes book, a copy of the by-laws and the charter, and the drafts of the resolutions?
S: Yes, sir.I have provided all the neceary material.I have also prepared a meeting memo.K: Excellent.After the meeting has been adjourned, please inform the interested parties of any action taken.Write up the official notice in duplicate.译文：
K: 陈小姐，每月一次的执行委员会会议定于下星期召开，所有的委员你都通知到了吗？ S: 都通知到了，先生。我已经打电话或些便函就此会议非正式地通知了每个委员。K: 陈小姐，会议的议程准备好了吗？ S: 准备好了，先生。这是一份复印本。
K: 会议记录本、公司的内部章程、凭照以及决议草案都准备好了吗？ S: 是的，先生。我已经通过了所有的必须材料，我还准备了会议备忘录。
K: 好极了。休会后，请你把所有安排事宜告知各有关方面。写出正式通知一式两份。
三、会议通知
1.常用词句
The meeting will be held at the Grand International Hotel.这次会议将在国际大饭店举行。You are expected to attend the conference.希望您能词句这次会议。
All the non-executive directors will be present at the meeting.所有的非执行董事都要参加这次会议。
We will hold a meeting to decide the long-term plan of this company.我们将举行一次会议，确定公司的长期计划。
The auditors will meet at 3 p.m.on Friday, December 21, in the Lincoln Room.审计师们将于12月21日星期五下午3:00在林肯会议室举行一次会议。
The purpose of this meeting is to make the following decisions.这次会议的目的是要对一下事项作出决定。
The meeting has been rescheduled for June 3.这次会议已改在6月3日召开。
2.范例 实例
会议通知
Date: December 15, 2010
To: Roger Williams, R&D Manager From: Mary Geyrac, Chair
Re: A Speech on High Technology at the Annual Conference
This year the annual conference will take place at the Pearl Hotle from December 15 to 18.Enclosed are the agenda, the minutes of the last annual conference and details of the accommodation arrangements.Last year you gave a very interesting presentation on the subject of “High Technology.” I would be grateful if you would consider giving us an update on this.I would appreciate it if you could send me a confirmation.译文：
日期：2010年12月15日
接收人：罗杰·威廉姆斯（研究与开发部经理）发送人：玛丽·盖拉克（会议主席）
主题：在年会上作一个关于高新技术的发言
今年的年会定于12月15日至18日在明珠饭店举行。随函谨附会议议程、去年年会的记录以及食宿安排的详细情况。
去年，您作了一个题为“高新技术”的报告，非常精彩。若您能对此再作一次内容新颖的报告，我将非常感激。请回函确认。
会议更改通知
To: Members of the long-Range Planning Committee From: Xi Chen, Secretary Date: March 18, 2010
Subject: Change in May Meeting Date
The regularly scheduled February 18, 2010 meeting of the Long-Range Planning Committee is rescheduled for March 25, 2010, at 3:00 p.m.in the Third Conference Room because President must attend a marketing conference in New York.Please notify me at extension 3106 if you will be unable to attend.译文：
接收人：长期计划委员会成员 发送人：陈茜（秘书）日期：2010年3月18日
主题：5月份会议日期变更通知
原定在2010年2月18日召开的长期计划委员会会议，因总裁要去纽约参加一个非常只要的营销会议，改在3月25日下午3:00举行，会议地点是第三会议室。
如果不能参加，请拨分机号3106通知我。
四、会议议程
1.常用词句
opening call to order 宣布会议开始 roll call 点名
announcement of quorum 宣布法定人数 announcement of agenda 宣布会议议程
approval of minutes from previous meeting 通过上次会议的记录 discuion of late delivery problems 讨论不能按时交货的问题 continuation of discuion of hiring procedures 继续讨论聘用程序 report of welfare committee 宣布福利委员会报告 unfinished busine 讨论尚未完成的工作 new busine 讨论新的工作
plans for feasibility study 计划继续可行性研究 selection of next meeting date 决定下次会议时间 appointment of committee 任命工作小组 nominations and elections 提名与改选
aignment of responsibilities 安排工作职责 contact 联系人 other items 其他 adjournment 休会
2.范例 实例
Date: January 30
Time: 9:00 a.m.to 10:30 a.m.Location: The Third Meeting Room, AA Hotel
Objective: Decide Whether to Increase Production Capacity Attendees: Jud Mary(J.M.)
Healther Endlf(H.E.)Simone Martens(S.M.)Michael Kent(M.K.)Roger Williams(R.W.)Jilian Black(J.B.)
Agenda ItemPurposeTimeEstimate criteria for making decisionConsensus15 minutes Review 5-year production figuresInformation10 minutes Estimate long-and Shor-term demandsConsensus20 minutes Review cost estimateInformation15 minutes Consider use of current potential capacityDecision20 minutes
会议议程
日期：1月3日
时间：上午9:00到10:30 地点：AA久等第三会议室
目的：决定是否应该提高生产能力 与会人员：加德·玛丽（J.M.）
Presenter×R.W.S.M.M.K.H.E.希瑟·恩道夫（H.E.）西蒙·马丁斯（S.M.）迈克尔·肯特（M.K.）罗杰·威廉姆斯（R.W.）吉利安·布莱克（J.R.）
事项目的时间发言人 评估决策标准达成共识15分钟评议5年的产量通报信息10分钟R.W.评估近期和远期需求达成共识20分钟S.M.评估成本讨论对目前生产能力潜力的利用
通报信息形成决定15分钟M.K.20分钟H.E.
一． 简答题（5*6=30）（1） 请简要指出商务秘书工作的特点。答案：一具有商务性的特点；二具有融合性的特点；三具有从属性的特点；四具有繁杂性的特点；五具有辛苦性的特点；六具有机要性的特点......
文秘管理活动是因领导活动的需要而产生的，且随着领导活动需求的变化而变化的。如果文秘管理活动偏离了领导活动的需求，那么，文秘管理活动的性质则可能发生蜕变，工作绩效就会受到......
秘书的定义: 1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。 2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。3.秘书工......
1、秘书是专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。2、商务秘书是指在各类从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理......
《文秘管理与应用写作》形成性考核册参考答案 作业１一、第１页到第６页二、第１０页到第１1页三、1通知： 参考第33页到第４4页的有关内容和例文进行写作练习。2．报告： 参考第５1页到第５7页的有......
