组织会议程序_会议程序安排
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组织会议程序
会议一旦确定召开，就要进入会议前准备工作。会前准备工作头绪繁多，内容繁杂，工作量大，要求严格、周密、细致、科学，不能有丝毫疏忽。准备工作做的是否充分，直接关系到会议的成功与否。可以说，会前准备工作是会议质量的保障，是会议成功的前提。秘书人员必须以高度的责任心做好会前准备工作。会中的主持及议题的讨论结果关系到会议的成功，会后的资料组织和善后工作是会议形成决议的关键。
一、会前准备：
拟定会议计划
1、确定会议议题及名称
会议议题要科学合理、有针对性，这样才能达到开会的目的。
正式会议必须有一个恰当、确切的名称，会议的名称要求能够概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、地点、范围、区域等。
2、确定会议时间、地点及出席人员名单
3、确定会议议程及日程
会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。
4、准备会议所需设备，并调试完毕。
5、会议通知
会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
口头通知内容：会议的议题或名称、会议内容、会议召开时间、地点、出席人员、需要准备的资料、会议要求（准时参会、提前准备资料、提前调
整自己时间）等。
书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。
传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。
墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。
二、会中注意事项：
会议开始之前，应该让与会人员在“签到表”上签字，会议中应有专人负责会议纪要的起草工作，主持人在会议开始之前宣布会场纪律。
主持人宣布会议开始。
1、叙述会议的目的。
2、核对并记录与会者。
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
4、给每一个人表述自己意见的机会。
5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。
7、坚持预定的时间，不要拖延。
8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。
三、会后工作：
1、纪要人对会议进行系统整理，并整理出完整的会议纪要，提交主持人审阅。
2、主持人针对形成的会议结论向上级汇报。
3、上级通过会议结论后，主持人负责监督执行实施，并对实施过程和结果进行监督，及时向上级汇报。
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