会议室管理办法()_会议及会议室管理办法

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四川工商职业技术学院会议室管理办法

学院会议室（含学术报告厅、演讲厅）是学院召开重要会议的专用场所。为提高学院行政管理水平，保障会议室的合理正常使用，发挥会议室的功能和作用，确保学院主要工作的顺利进行，特制定本管理办法。

一、各会议室的功能区分

1．行政楼四楼会议室，是学院召开党委会、院长办公会以及院领导召集有关专题会议和接待重要客人的场所。

2．行政楼一楼会议室，是学院及各部门召开相关大型工作会议的场所。

3.行政楼二楼会议室，是学院及各部门召开小型会议的场所。

4.学术报告厅、演讲厅，是学院召开大型会议或举行学术讲座的场所。

二、使用管理规定

1．各部门如使用会议室须提前向学院办公室提出申请，由学院办公室根据申请部门的参会人数、会议内容和各会议室功能进行安排。

2．若各部门预定的会议室与学院临时性重要会议所用发生冲突，全校性会议优先使用。若各部门之间预定的会议室使用发生冲突，原则上由率先提出申请的部门优先使用。

3．除会议外，各部门的其它活动不得安排在行政楼各会议室。以学生为主要参加对象召开的各类会议，一般不使用行政楼各会议室。

4．会议需使用音响设备的，由使用部门向宣传部提出申请，安排专业人员负责操作，非专业人员不得进行设备操作。

5．爱护会议室公用设施，小心使用，不得带出，不得随意改动室内设施的布局，不得擅自改变、损害会议室墙面、地面和顶棚，不得在室内随意张贴、乱写乱画。如设施受损，须照价赔偿，并负 1

责修复。

6．会议室一经借出，会务工作一般由使用部门派人负责，会议用水果、仪器等由使用部门负责准备；茶水、杯子、果盘、鲜花等由学院办公室负责提供。

7．要注意保持会议室内的卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。会议结束后及时撤除横幅、会标和粘贴物。

8．注意安全，节约用电。会议结束后，会议召集部门负责关闭会议室所有电器（包括灯、空调、饮水机、音响设备等）和窗户，锁好会议室大门，并把钥匙及时送回学院办公室，通知办公室管理人员，予以验收。

三、日常管理与维护

1．办公楼会议室、演讲厅、学术报告厅的日常管理与维护由学院办公室负责。

2．保洁人员每天上午上班前要对会议室进行清扫，保持室内干净整洁。

3．会议室内的家具摆放要整齐有序，布置要规范。

4．随时检查会议室内的家具、设备，发现问题及时处理。

5．会议室、演讲厅、学术报告厅音响设备的操作、维护由宣传部负责。

6.会前十分钟要开门、开窗、通风，遇到炎热天气要提前开空调。

7．负责会议室使用后的验收工作，记录异常问题，通报使用部门负责人，并报学院办公室统一协调解决。

二○一二年五月十七日