声像和实物档案管理办法_声像档案管理办法

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声像档案、照片档案、实物档案管理办法

根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与

保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。

一、声像档案(磁性载体档案)

(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。

2．以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。

3．反映各处室主要职能活动的声像材料。

4．本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。

5．以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。

6．反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。

7．其它有保存价值的声像材料。

(三)不归档范围

1．为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。

2．本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。

3．单位互赠的无参考利用价值的声像材料。

(四)归档要求

1．由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。

2．一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。

3．归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

4．归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。

5．归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。

(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文

件的完整性和准确性等。

(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

(五)归档方法

1．按年度——问题法分类项。

2．归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。

(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。

(七)管理与保护

1．为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。

2．遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。

3．归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。

4．保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

5．做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。

6．放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。

7．为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。

(八)利用

1．声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。

2．借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。

二、照片档案

(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。

2．反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。

3．本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4．本厅召开的各种重要会议的照片档案。

5．反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。

6．本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。

7．反映本厅厅容和厅貌的照片档案。

8．厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。

9．与其他载体有密切联系的照片档案。

10．其他有保存价值的照片。

(三)归档时间

1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。

2．厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。

(四)收集、归档要求

1．对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。

2．底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。

(五)归档的方法

1．按照片反映的年度——问题立项分类。

2．照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。

2．1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2．2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。

2．3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。

(六)整理与管理

1．根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。

2．根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。

3．抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

3．1 照片号：案卷内照片的顺序号。

3．2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。

3．3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。

3．4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。

4．档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

5．保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

6．照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

三、实物档案

(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。

(二)归档范围

1．上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。

2．党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。

3．重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。

4．平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。

5．其他有保存价值的实物

(三)不归档范围

凡与上述无关的实物不需归档

(四)归档要求

1．收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。

2．实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。

3．移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。

(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。

四、声像档案、照片档案、实物档案的借阅、销毁按照云南广播电视厅《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》规定办理。