员工档案管理规定_员工档案管理制度
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员工档案管理规定
第一章总则
第一条 为加强和规范员工档案的管理，根据《档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案工作条例》及《江苏省国信集团档案管理办法》等有关规定，特制定本规定。
第二条 档案材料形成部门和员工档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。
第二章档案管理人员职责
第三条 坚持四项基本原则，认真学习邓小平理论、“三个代表”重要思想和党的各项方针政策，努力提高政治思想水平。
第四条 热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好员工档案。
第五条 钻研业务知识，熟悉收集、鉴别档案材料及整理档案的有关规定，积极主动做好员工档案材料的收集、鉴别、整理工作，及时登记员工职务、工资变动情况。
第六条 坚持原则，严格执行员工档案整理工作的有关规章制度，认真做好员工档案的查阅、借阅和转递工作。
第七条 做好员工档案的安全、保密、保护工作，不得泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案材料。
第八条 调查研究员工档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好员工档案的业务建设和业务指导。
第九条 熟悉计算机基本知识，熟练掌握计算机操作技术，能根据人事工作的需要，建成员工档案管理信息数据库，并能定期进行分析、预测，为人事工作和领导决策提供优质服务。
第十条 工作调动时，必须做好档案、档案材料和业务文件等移交工作。
第三章员工档案材料的收集与补充
第十一条 明确收集范围，做好档案材料的收集与补充工作，为组织人事部门考察了解员工和正确选拔使用人才提供依据。
第十二条 员工档案材料的收集与补充工作，要本着实事求是的原则，及时收集反映员工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作业绩等材料补充归档。
第十三条 建立档案材料收集网络组织，由员工档案管理人员牵头，组织网络成员共同收集档案材料，并及时补充员工人事档案的内容。
第十四条 形成员工档案材料的部门，应主动配合，积极支持，按要求将材料送交员工档案管理部门归档。
第十五条 员工档案管理部门发现有关部门送交归档材料不符合归档要求，应及时通知形成材料的部门补送材料或补办手续，有关部门应按规定认真办理。
第四章员工档案材料的送交归档
第十六条 主动送交员工档案材料归档是档案材料形成部门的职责和义务，任何个人都不得擅自保存档案材料，更不得据为己有。
第十七条 建立送交档案材料网络体系。各有关部门确定一名兼职的员工档案材料收集工作人员，及时收集、提供员工归档信息材料，保证送交文件工作的顺利进行。
第十八条 组织人事部门形成的档案材料，在形成后10天内送交档案管理部门；其他部门在材料形成后20天内送交归档。
第十九条 处级干部的材料送交一式两份，以备副本使用；其他员工的档案材料送交一份。第二十条 有关部门的兼职员工档案员，按照员工档案归档范围，填写《收集员工档案材料登记表》一式两份，一并送交档案管理部门。档案管理部门应按照《收集员工档案材料登记
表》的项目，认真核对，检查无误后，签字盖章，一份留存备查，一份返回送交部门。
第五章员工档案材料的鉴别归档
第二十一条 对收集的员工档案材料，要认真鉴别，严格审核。对内容不实、字迹不清，不能真正反映甚至歪曲员工历史面貌、德才情况和现实的材料，不能归档；对重复、多余的材料，应清理出来；发现伪造、篡改的材料，要坚决清除，并对当事人严肃处理。
第二十二条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整齐全（主件、附件齐全，请示、批复齐全）、真实、文字清楚、对象明确。对残缺不全、头尾不清等不符合要求的材料，不能归入员工档案；对来源、时间和对象不明的材料要进行核实、补办手续后再行归档。
第二十三条 归档材料手续必须完备。凡规定由组织审查盖章的，须由组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字；对干部任免呈报表、录用、聘用审批表，必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。
第二十四条 归档材料的载体一般应统一使用16K规格用纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写或用复写纸复写。
第二十五条 对应归档的材料，要严格按照台帐制度进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别视情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，经档案鉴定领导小组鉴定，组长签字后，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁员工档案材料。
第二十六条 员工档案的整理，应认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，做到完整、真实、条理、精练、实用。
第六章员工档案的保管保密
第二十七条 为确保员工档案的安全，保管员工档案的库房应满足公司《档案管理制度》
第六章的要求。
第二十八条 员工档案是公司重要机密，员工档案库房是机要重地，非员工档案管理人员不得进入档案库房，员工档案管理人员不准违反规定向他人提供档案或泄露员工档案内容。
第二十九条 严禁使用普通电话索取或提供有关员工档案内容，严禁任何人携带员工档案进入公共场所和娱乐场所。
第三十条 严禁任何人私存其他员工的档案材料，对私自保存、拒不交出，或者利用私存的档案材料进行整人的，应视情节轻重，予以严肃处理。
第七章员工档案的查借阅
第三十一条 查阅员工档案必须严格履行登记审批手续（由组织人事部门档案员经办）。查阅公司（处）级干部的档案，需由公司党委主要负责同志签署意见，加盖公章，到组织人事部门办理手续后，方可查阅。
第三十二条 持不符合查阅员工档案的联系信函，组织人事部门不予查阅员工档案，对因出国、出境、入党需了解其亲属情况的，组织人事部门可摘要提供有关证明材料。
第三十三条 查阅员工档案时，必须严格遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、折叠、损坏员工档案材料。档案查借阅过程一般不应脱离档案管理员的视线。
第三十四条 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。确因工作需要从档案中取证的，必须经组织人事部门领导同意后，方可办理。复制的材料不得给无关人员观看，用毕自行销毁。
第三十五条 员工档案一般不外借（脱离档案管理人员视线视为外借）。特殊情况需要外借的，由借用单位写出借阅报告，经员工档案主管部门同意，报公司分管领导批准后方可借出，外借时间一般不超过三天。借阅的档案，要妥善保管，不得交无关人员翻阅，用完后应立即归还。
第三十六条 员工不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
第三十七条 查阅员工档案必须是中共党员，非中共党员领导干部因工作需要，必须了解
员工情况时，应由员工档案管理部门酌情介绍或提供所需了解的情况。
第八章员工档案的转递
第三十八条 转递员工档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通或派专人转递，不准邮寄或交员工本人自带。
第三十九条 转递员工档案必须统一使用“员工档案转递通知”，按所列项目详细登记，严密包封，加盖密封条并盖密封章。
第四十条 转出的员工档案必须完整齐全，并按规定认真整理，不得抽留材料分批转出。第四十一条 接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执返回，逾期一个月未返回执，要立即进行查询，以防丢失。
第四十二条 要防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。员工档案要随着员工解除劳动关系同时转递，凭档案转出证明办理有关劳动关系解除手续，否则组织人事部门不予办理。公司如未接到新进员工的档案，应及时向对方单位催要。
第四十三条 严格执行档案转递制度。造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等情况，应视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。
第九章员工档案的检查核对
第四十四条 在档案接收、转出、借阅及日常工作中，要坚持认真检查核对，做到名册数量与档案实际数量相符，档案编号与摆放位置相符，档案目录与档案材料相符。做好档案接收、转出、变动情况记录，防止错收、漏转和错装等现象。
第四十五条 接收档案时，应检查是否属于本公司管理员工范畴，姓名、单位、职务等是否相符，档案内容是否与档案转递单所列材料项目相符，发现差错及时查对。转出档案时，应认真清点材料，注销名册，并办理转递手续。
第四十六条 接待阅档时，要先清点材料，后提供档案，收回档案时要清点后再归档。
第四十七条 每月检查一次借出档案归还情况，逾期未还者，要及时催还。
第四十八条 每年年底进行一次档案总核对工作，必要时可半年一次，将不该管的档案及时转出，应管的档案及时索要。
