订货会执行要点_订货会执行流程

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订货会执行要点：

现场布置：订货会现场要布置妥当，酒店正面应有大幅横幅、悬升气球条幅、彩旗等渲染会议气氛；

酒店正门口要有会议立幅、会议指示牌；

酒店前台要有厂家人员接待来客；

会场门口要有产品标准陈列展示、产品说明展板、公司简介展板；

会场大厅要用海报、串旗、立牌、横幅全面布置。

必须按照代理商统计数量发放DM，并对发放情况进行登记核查，把好告知这一关。

然后再悬挂大幅标语，张贴产品POP，制作大版面的活动奖励办法展板，奖品展示，活动工作人员身着促销服装。活动组织者要认真记录批发参与户数、提货数量及奖品发放等情况，并通过会后的活动总结，盘点奖品，防止流失。

订单猫腻：制定订货会方案时，要充分考虑代理商的提货能力，及提货极限，要能够让代理商踊跃提货，而又不造成压货。因为订货会时间一般为1~3天（根据批发提货及经销商新品出货情况而变），如已达到批发提货及出清库存目的，可宣告结束。

订单数量并非越高越好，叮嘱业代核对各经销商订单数量，并查对该经销商历史销量，计算月度平均销量，看订单数量是否与之相符，若订单量高出平均销量数倍，则可能出现虚假订单。在批发提货中，要防止个别客户囤积居奇，多次提货或一次性大量提货，以免造成后期市场出现砸价。

会务有序：会议主持人一般为销售经理/企划经理或产品经理，主席台就坐公司主要领导。经销商要有会议手册，内容为本次订货会的日程安排、会议议程、组委会负责人（包括就餐事项负责人、住宿事项负责人、订票接送事项负责人）、接待电话、酒店房间安排等。

虽然已经初步确定参会经销商人数，但仍会有人缺席，有人不请自来。所以订房要预先和酒店谈好可能会临时退房或增订，防止出现房间不够或空置。并且，进行同级别酒店会务费的询价对比，核对使用数量，如房间入住天数，菜单菜品、酒水数量，展板制作费，气球、展台等物品的租金。如差异较大，追究相关人员责任。

订货会常见问题：

1.虚假订单。部分经销商在会议现场订货与会后实际提货数量不符，甚至出现只订货不提货的情况。

解决方案：

订货会后，业代随即将经销商订货量与日常平均销量进行比较，发现差异较大订单，剔出进行二次订货追踪，并在提货限定时间允许其修订订货量，保证每张订单不夸张，不落空。

2.奖品流失。订货会中会有现场评选订货状元等奖励活动，会中将准备一定数量较为贵重的礼品，由于会场人员流动性大，工作人员忙乱或本身有贪污行为，都有可能造成奖品流失。解决方案：

a.委派专人集中管理会议礼品，可在酒店设立会务组单独房间，存取礼品。

b.建立会议纪要，内容包括评奖活动详细结果及赠品发放数量、中奖人等情况，并盘点礼品库存，杜绝礼品流失。

3.会费流失。会务费用支出项目较多，且数目较大，易于形成发票虚开、吃拿回扣等。解决方案：

反复审核会务计划的项目安排及各项费用明细预算，建立物品、服务询价机制，对房间数量、使用天数、用餐及其他项目等细节进行逐一记录，并盘点库存剩余品，形成严格管理态势，减少费用流失。