黑龙江医药卫生职业学校公共课教研室函、会议纪要_学校卫生工作会议纪要

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第五单元 应用文写作

函、会议纪要

【复习提问】

消息与简报的区别和联系

1、消息和简报反映情况都要求实，但消息一般仅限于客观报道，而简报允许对事实予以评论；

2、消息和简报编发都要求快，但消息比简报要求更快；

3、消息和简报内容都要求新，但消息侧重于新闻性，而简报则侧重于经验性；

4、消息和简报篇幅都要求短，但简报的篇幅相对来说要长于消息，简报的核实实际即是一则消息或几则相关的消息；

5、消息和简报的作用都是沟通信息，但消息对外，是对当前社会出现的具有一定影响力的事实所做的简要报道；而简报对内，是对企业事业单位内部出现的情况做简要的报道；

6、消息具有公开性，而简报在一定程度上具有保密性。【新课导入】

应用文的写作讲究的不是文采，讲究的是规范，代表的是威严和信誉。学好应用文的写作，对于走入社会的我们来说是非常重要的。今天，我们就一同来学习另一种公文——函。

【职业综合能力培养目标】

1.知识目标：了解国家行政机关公文中函的适用范围、特点、作用、和写作方法以及撰写注意事项。

2.能力目标：具备通用公文中函和会议纪要两种文书的写作能力。3.情感、态度及价值观目标：培养理论联系实际的工作态度。【新课讲解】

函

一、函的概念

函是不相隶属的机关单位之间商洽协议、询问、答复问题、请求批示、答复审批事项的公文，是用来处理公务的信件。

二、函的分类

（一）按性质分 可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常生活事务性工作的处理。便函不属于正式公文，03

没有公文格式的要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分 可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函；复函则是为回复对方所发出的函。

（三）按内容和用途分 可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复函、转办函、催办函、报送材料函等等。

三、函的特点

1.沟通性 函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

2.灵活性 表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制：二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以不编发文字号，甚至可以不拟标题。

3.单一性 函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

四、函的写作格式

1.标题：（1）由发文机关、事由、文种三部分组成（2）由事由、文种构成 2.主送机关：函的主送机关，复函的主送机关 3.正文：（1）开头 交代发函的缘由

（2）主体 说明发函事项

（3）结语 写明结语和请求 4.落款：发函机关名称以及发函的时间

五、函的写作要求

1.行文简洁、内容集中 函的行文不能转弯抹角，行文要简洁，开门见山。内容单一集中，一函一事，避免一函多事，便于对方单位的及时处理。

2.语气诚恳、谦和 函代表单位对外行文，一定要尊重对方。用语措辞要恰当，对上级机关要尊重、谦虚，但也不必恭维和迎奉。对级别低的机关不能冷淡和粗暴，更不能用命令的口气。对平行机关要以诚相待，积极友好。

【例文一】 事宜商洽函

九州通医药公司关于全面建设协作关系的函

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某某医科大学：

近年来，我公司与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、一起设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、公司之间学术讨论与学术交流（略）

二、根据公司、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据公司、校各自人员配备情况，校方在设定那个的条件下，对公司方生产以及科研人员的培训予以帮助（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在适当的条件下，予双方提供利用（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

湖北省九州通医药公司（盖章）

二00九年某月某日

主题词：XX XX XX 函 【例文二】 请求批准函

某某总公司武汉分公司配置轿车一辆请求批准函

某某公司鄂函【2010】5号 某某总公司：

我公司销售部门从去年十月至今，销售业绩不断攀升，业务日益增多，经常有许多业务需要外出洽谈，为便于工作，我们拟给本部门配置一辆轿车，请予批准。

可否，请批准。

某某公司武汉分公司（盖章）

二00九年一月十日

主题词：XX XX XX 批复 答复函

某某总公司关于批准销售部门配备轿车复函

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某某公司函【某某】40号

某某公司武汉分公司：

你公司【某某总公司武汉分公司配置轿车一辆请求批准函】收函。现复函如下：

你公司销售部门的情况总公司已经悉数了解，对于你们的请求，总公司通过董事会决定，为保证你公司销售部门的业务发展，对你们的请求予以批复。同意本年三月份为你们销售部门配备一辆轿车。

此复

某某总公司（盖章）二00九年一月十七日

主题词：XX XX XX 批复 【例文三】 征求意见函

中国食品药品监督管理局

【XXX药品的生产、经销的方法（草案）】意见函

国药监局函【某某】某某号

各省、市食品药品监督管理局：

现将我们草拟的关于【某某某药品的生产、经销的方法（草案）】送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

国家食品药品监督管理局（盖章）

二00九年某月某年

【例文四】 催办函 某某包装厂：

贵厂在2010年10月为我公司生产的利巴韦林的包装盒，距离11月15号的交货时期已经超期了一个月吗，为此我公司曾多次去函催贵厂尽快给予发货，但贵厂一直未明确答复。由于缺少包装，我公司生产的利巴韦林一直无法正常出厂，经济上已造成了很大的损失。为此特在次函请贵厂尽快将我厂的包装盒发往我厂。

某某某公司（盖章）2010年12月15 日

【例文五】

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邀请函

关于出席思力华（噻托溴铵吸入剂）药品临床研讨会的邀请函 某某某教授：

我公司新推出治疗慢性阻塞性肺炎的药品——思力华（噻托溴铵吸入剂）兹定于12月下旬在武汉市召开药品的临床效果研讨会。现将有关事项函告知如下：

一、会议报到时间：2009年12月21 日

二、会议地址：武汉市新世界广场（中心店）6楼会议厅

三、联系人及电话（略）特邀请您届时出席。

德国某某公司（盖章）二00九年十二月二十一日

会议纪要

一、会议纪要的作用

会议纪要是记载和传达会议情况与议定事项的一种行政公文。在会议过程中，由专门记录人员把会议情况和会议内容如是笔录，形成的一种具有法定行政效力的书面材料。是本单位、本地区、本系统开展工作的依据，会议纪要的精神也可以供其他单位、其他系统参考。

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、会议记录、会议活动情况等会议有关材料综合整理出来的公文。不能随意更改会议的基本精神，擅自删减或者增加，或者更换与会者议定的事项；不能对会议达成的共识进行修改，也不需要对会议或者会议的某项内容进行分析和评论。

二、会议纪要的写作格式

1.标题：（1）由发文机关、会议名称、文种三部分组成（2）正标题（会议内容）副标题（文种）2.正文：（1）前言 概述会议的基本情况

（2）主体 讲述会议的主要内容

（3）结语 会议的自然结尾或不写结尾 3.落款：包括署名和成文时间

三、会议纪要的特点

1.纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、会议记录、会议活动情况

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等有关材料综合整理出来的公文。在会议纪要中不能随便篡改会议的基本精神，不能擅自增加或删减会议的内容，不能随便更动与会者议定的事项，不能对会议达成的共识进行修改，也不需要对会议或会议的某项内容进行分析、评论。它要求如实地记载会议的基本情况，对会议存在的分歧意见和问题，也要真实、概括地予以反映。由于会议纪要具有纪实性特点，因而具有历史凭证的作用和查考利用的价值。

2.概括性 会议纪要不同于会议记录。会议记录是由专人把会议的基本情况如实记录下来的书面材料，会议纪要是根据会议的中心议题、指导思想和议定事项，在会议记录所提供材料的基础上，经过概括、整理、提炼才能形成公文，所以，与会议记录相比，会议纪要能够更集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。

3.指导性 会议纪要有两项功能，一项是“记载”，一项是“传达”，并且通过“记载”去“传达”。它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织领导者的共同意志的体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性。

四、会议纪要的写作要求

1.忠实会议实际，全面反映会议精神 会议纪要具有纪实性的特点，一定要忠实于会议内容，不能够脱离会议实际搞再创作和人为的杜撰。内容不但要真实而且要全面并如实反应会议的精神，不能以偏概全。

2.抓住关键问题、突出重点 会议纪要除了要反映会议全貌之外，还要注意抓住重点问题。在写作中，文字要简练，分轻主次，条理要清楚，就算没有参加会议的人看了都能一目了然。

3.做好问题的概括和总结 会议纪要从总体上是反映与会者的集体意志。表达集体意志时常以“会议”成为做表述的主体。

4.成文及时 要按照会议要求的时间写好初稿，及时送有关领导审核，便于征求与会者的意见，及时修订和发送。

五、会议纪要的写作方法

1.前言的写作方法 第一种就是在会议纪要导语中采用平列式的写法，也就是将会议的时间、地点、参加人员和主持人罗列出来的写法；第二种是概述会议的基本情况；会议、开会时间、开会地点、出席人员、会议议程。这些要素的介绍让人看了一目了然。

2.主体的写法 第一种，在办公会议纪要、工作会议纪要中采用把会议中

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一定的事项分条记录的方法；第二种，有些会议比较重要，规模比较大，讨论问题比较多，需要把会议讨论的许多问题和意见，按内在逻辑顺序，归纳为几个方面或者几个问题比较完整系统地写出来，以突出会议的中心和主旨，这种纪要方法多用于比较大型的会议；第三种，在一些重要的座谈会、学术研讨会纪要中，多采取摘记式的写法，着种写法能比较客观地反映与会人员对有关问题的观点和主张，能比较准确地反映他们对问题的认识和理解，有助于读者理解个人对问题的不同看法。在写作的时候要出啊猪重点和关键。

六、会议纪要与会议记录的区别

1.性质不同 会议记录是讨论发言的实录，属于事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。

2.功能不同 会议记录一般不公开，无须传达。只做资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达，要求贯彻执行。

3.内容繁简不同 会议纪要的内容是对会议记录进行整理提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨；会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。

4.形式不同 会议纪要具有一般公文的规范格式，二会议记录的形式则比较灵活自由。会议纪要通常采用总文式结构。而会议记录则采用顺时结构。

【例文一】 平列式前言

×××公司办公室会议纪要

时间：2008年11月19日 地点:公司三楼会议室

参加人员：××× ××× ××× 主持人：××× 【例文二】 概述式前言

中国医药学会第八届年会南京国际学术研讨会纪要

中国医药学会第八届年会南京国际学术研讨会于×××年×月×日至×日在南京举行，会议代表由会长王××教授，副会长×××、×××、×××等专家学者共计124名。南京市副市长×××发飙了热情洋溢的讲话，南京药科大学校长×××出席开幕式并致辞。名誉会长×××发表了书面讲话。

本次年会的主要议程式；研究中国医药的法转和开拓问题，研究高等医药

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学校教学问题；总结本届理事会常务理事会工作；选举新的理事会。

【例文三】 分条记录法

中国高教学会秘书学会会议纪要

时间：1996年6月17日 地点：中华研修大学会议室

参加人员：常务副会长范××，副会长姚×x、郝××、路××，办公室主任王××、副主任高××，活动中心主任刁×，中华研修大学管委会主任韩×等。第一副会长郭××，副会长张××，常务副秘书长郑××，副秘书长张××因事请假，会后分别通电话征求了意见。

会议内容：

一、确定了学会的办公地点。根据1999年1月18日会议决定，范××、郝××同志对学会办公地点进行了考察，经过比较，认为中华研修大学办公条件优越，适合作学会的办公地点。会议决定，从即日起中国高教秘书学会迁到中华研修大学，挂牌办公。通信地址：××市海淀区蓝靛厂路21号。联系电话：XXXXX。

二、学会与研修大学商定，由研修大学给学会提供办公室、办公桌椅、电话和必要的办公费用。利用研修大学的教学条件，双方共同组织举办秘书培训班等。

三、为便于开展工作，建议增补中华研修大学管委会主任韩x为学会副会长，负责学会的后勤保障和日常管理，先开展工作，以后提请8月份常务理事会确认。

四、研究了1999年学术会议和常务理事会安排（详见通知）。【例文四】 摘记式写法

哈尔滨市医学会心血管病学专业委员会学术会会议纪要

哈尔滨医学会文件 哈医（2008）16号

2008年8月30日，在正明锦江大酒店隆重召开了哈尔滨市医学会心血管病学专业委员会学术年会。会议首先由哈尔滨市医学会心血管病学专业委员会主任委员魏××致辞，由哈尔滨市医学会心血管病学专业委员会副主任委员×××主持、有来自省、市的心血管病学专业同道100余人参加了此次会议。

我国心血管病发生率逐年升高。据2007年 最新统计，中国高血压患者高

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达2亿人口，高血压也成为人类健康之大敌；同时，对于冠心病的防治也已成为心血管病学医生最为关心的领域之一。针对这两大心血管病学疾病，此次会议特别有幸邀请哈大一医杨××教授、着重探讨近期在高血压、冠心病治疗领域的新进展以及这些进展的临床意义。并在会上为学员提出的问题现场进行解答，会议充分体现了哈市地区共同交流、共同学习的良好学术氛围。

通过此次会议，式哈尔滨市全市心血管病学专业医护人员的专业知识和技能经验得到加强和提高，特别是在冠心病的预防上有了更进一步的认识，收到了良好的效果和强烈的反响，同时为繁荣我是心血管病学事业的发展起到重要作用。

哈尔滨市医学会 二OO八年八月三十日

【课堂小结】

自主学习方式，给同学两分钟总结时间，然后举手发言向全体同学及老师阐述本节课学到了什么。最后教师总结本节课所学的两类通用公文文书的作用及书写格式。

【巩固练习】 填一填 1.公文。

2..函通常有、、、等。3.会议纪要的前言有、两种写作方法。4.会议纪要正文分为、、三个部分。

想一想

1.撰写函需要哪些事项？ 2.函的主要特点是什么？

3.会议纪要和会议记录有什么区别？ 4.怎么写好会议纪要？ 找一找

下列事项中可以用函来处理的有（AD）函主要是在不相互隶属的单位之间、、、、、答复审批事项的03

A.我校与白云学院商洽互相参观学习。

B.天河区委拟向广州市委汇报某重大案件查处情况。C.广州市教育局向所属学校公布初中毕业生统考时间及要求。D.天河区人事局拟撰文请求天河区财政局拨给××考试办公费。【作业布置】

1.某某研究中心定于2010年3月下旬，在某某省某某市召开一次国家某某部某某科学研究院批准的，关于某某课题研究的项目该项课题的研讨会。决定邀请某某某秘书长参加，请你替××研究中心给××秘书长写一份邀请函。

2.××市卫生局收到人民医院的信函，卫生局准备派人去人民医院学习用醋离子渗透法治疗骨质增生一事，经医院决定，准备同意接收2~3人，时间安排在9~10月份。请你替××市卫生局写一封回函。

3.×××大学在2005年10月10日第一会议室召开住房建设会议。只要研究：○1选址和建设问题；○2资金问题；○3成本核算问题；○4分配问题；○5组织领导问题。请写一份会议纪要。

【小先生】

1、请示的定义与格式

2、报告的定义与格式