员工档案建立管理标准_员工档案建立与管理

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员工档案管理规定

一、解释说明

本档案指研究院为方便对员工基本情况了解和记录而建立的员工基本情况汇总，并非员工个人人事档案。

本档案由研究院人力部门负责建立、维护和保管。并作为员工基本情况的真实反映，员工需如实认真填写，保证内容真实、准确、详细，并为虚假提报行为负责。

档案所有权和处置权归研究院所有，属单位秘密，其保管和使用必须严格遵循本规定要求。

二、建档要求

1.档案分类：

i.按照存储媒质划分：档案分电子档案和纸质档案两种。

ii.按照员工状态划分：档案分为在职档案和离职档案两种。

2.电子档案：包括以下内容

i.身份证、毕业证、学位证以及相关资格证书（计算机、英语、职称等）的扫描图像，图像类

型为jpeg文件，文件大小不得小于100KB。

ii.，包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、文化程度、联系电话、户口所在地行政区划、居住地行政区划名称、家庭详细地址（具体到门牌号）以及其他内容。iii.，包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、政治面貌、婚姻状况、毕业院校、所学专业、文化程度、所获证书、职称情况、工作经历、家庭成员（关系、姓名、工作单位、职位）、家庭地址、本人电话、家庭电话、到单位时间、毕业证书编号、学历证书编号，起息日期，档案编号等。

3.纸质档案：包括以下内容

i.，贴近期一寸免冠彩色照片，员工本人手填。

ii.身份证复印件（正反面）一份。

iii.劳动用工合同和保密协议一份。

iv.相关资格证书复印件。

v.员工入职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等见证性资料。

4.整理装订：

i.纸质档案按员工单独建档封装，并进行编号，避免重名并方便后期维护与查询。

ii.编号原则：年份+序列号，如20120049，即2012年入职，为研究院第49名入职员工。iii.档案按照年份封装，每一年份档案统一张贴，标明年度、姓名、编号。

5.时间要求：员工入职后，观察期内完成档案资料的筹备工作，观察期结束后，即可正式入员工档

案库，统一保存。

三、维护保管

1.维护更新

i.人力部门对员工自入职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等情况进行全程

跟踪，并对相应过程或结果进行编辑存档，及时更新维护。

ii.对员工个人取得的职称、证书，进行登记存档。

iii.档案的更新须有记录，每次更新需经人力部门负责人签批。

2.查阅保管

i.档案为单位秘密，管理人员不得私自随意将档案信息外漏或借阅，必须征得研究院领导同意

后，方可查阅。

ii.档案需在安全的密闭空间保管存放，必须采取一定的安全措施。

iii.档案需由人力部门专人负责看管。

四、离职处理

1.2.五、1.2.3.员工办理完离职手续后，单位有继续保留员工档案的权利。员工离职一年后，可返回单位取走员工档案。到时未领取的，单位可予以销毁。附件