国外大学图书馆总分馆制的优势及启示_国外大学图书馆服务
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国外大学图书馆总分馆制的优势及启示
李晓辉/孙坦
2012-9-27 11:47:22 来源：《图书馆建设》(哈尔滨)2010年8期
【英文标题】Advantages of Central-branch Library System in Foreign University Libraries and Its Enlightenment
【作者简介】李晓辉女，1971年生，中国科学院国家科学图书馆图书馆学专业2009级博士研究生，现工作于哈尔滨师范大学图书馆，副研究馆员，已发表论文10余篇，参编专著1部。中国科学院国家科学图书馆中国科学院研究生院北京100190
孙坦男，1970年生，中国科学院国家科学图书馆副馆长，研究馆员，博士研究生导师，已发表论文80多篇。中国科学院国家科学图书馆北京100190
【内容提要】图书馆总分馆制源于西方国家。大学图书馆分馆的产生源于大学的发展、信息资源的增长、提升服务内涵的需求与学科发展的需要。国外大学图书馆总分馆制具有管理优势、信息资源共享优势、服务共享优势、设施共享优势及经济优势。这为我国总分馆制建设提供了启示：坚持图书馆总分馆制建设、加强数字分馆建设、确立集中与分散相结合的双层管理模式、确立全系统技术保障与标准规范。
The central-branch library system is originated in the western country.The generation of university branch libraries is accompanied by the development of the universities, the increasing of information resources, the requirement of improving library services and the discipline development.The central-branch system of foreign university library has many advantages in management, information resources sharing, services sharing, facilities sharing and economies.It brings the enlightenment for Chinese central-branch library system construction, including insisting on the development model of central-branch library system, strengthening the construction of digital branch libraries, establishing the centralized and discrete double layer management model, and building the technology and standard criteria on the whole system.【关 键 词】大学图书馆/总分馆制/加州大学图书馆/哈佛大学图书馆University library/Central-branch library system/California University Library/Harvard University Library
100多年的实践证明，实行图书馆总分馆制可以有效利用资源、提高服务效益，通过一体化和专业化管理，实现系统内各图书馆之间资源、设施和服务等多方面共享，使图书馆的管理和运行更加高效。总分馆制在国外有着较长的历史，近几年来也备受国内图书馆界的关注。美国加州大学伯克利校区图书馆副馆长周欣平指出，图书馆组织结构的变更尤其是分馆的综合发展是当前图书馆应对挑战的途径之一[1]。本文试图从图书馆总分馆制的演化过程寻找数字网络环境下总分馆制在图书馆建设与服务方面存在的优势，以期对我国图书馆总分馆制建设有所启示。
1、大学图书馆总分馆制的产生
图书馆总分馆制源于西方国家。美国是总分馆制实行较早的国家之一，其体制也比较完备。总分馆制首先应用于公共图书馆，然后逐步应用于大学图书馆。它伴随着现代意义上图书馆的产生而产生，它的演化过程验证了“图书馆是生长着的有机体”[2]这一理论。由最初的单体图书馆进化为图书馆群落，是图书馆为了应对外界环境的变化而在组织结构上发生的改变，图书馆功能也相应变得强大。外在条件——信息资源的无限性与内在条件——读者对信息获取便捷性的永恒追求，成为图书馆演化的两种驱动力量，成为图书馆“生长”的永恒动力。
大学图书馆分馆的产生首先源于大学的发展，分校区的建立造成地理位置上的分离，使读者利用图书馆时存在空间障碍。为满足读者便捷获取信息的需求，各大学图书馆纷纷建立了分校区图书馆。例如，加州大学现共有10个校区，各校区都有自己的图书馆。其次，信息资源的增长使单个图书馆无法完成对所有各类型资源的收藏。例如，加州大学图书馆在1868年建成时，其馆藏量仅是1 036卷，这些馆藏很容易收藏在同一个建筑主体的一个房间内[3]。但接下来的60年里，图书馆馆藏迅速增长。要把所有馆藏放在一起，图书馆将面临巨大的空间压力。从1924年起，加州大学伯克利校区开始建立学科专业图书馆，现仅伯克利校区就有24个主题图书馆、11个附属图书馆。加州大学各校区合计共有80多个分馆[4]。同样，哈佛大学图书馆共有90多个分馆，这些分馆连同总馆现已发展成为一个系统，构成了世界上最大的学术图书馆[5]。再次，建立分馆是图书馆提升服务内涵的需求与学科发展的需要。图书馆为满足各专业学科建设和科研的需求成立了相应的学科主题图书馆，在此基础上还有更加专深的附属图书馆，如加州大学伯克利校区建有11个附属图书馆，它们连接到特定部门（如专业学院、研究机构或组织），独立于图书馆系统并且彼此独立，这些图书馆往往有独特的、难以找到的与科研单位、学术部门相关的收藏，其首要任务是满足各组织的教学和研究需求。
这些分散在各校区的图书馆及其下属专业图书馆和附属图书馆共同承担整个大学的信息资源服务工作，满足不同层次读者的不同需求，并在信息技术的支持下不断创新发展，形成了目前美国大学图书馆总分馆制建设、管理及服务模式。
2、大学图书馆总分馆制的优势
2.1管理优势
2.1.1集中与分散相结合的管理模式
在全系统总的发展战略指导下，各大学图书馆采用集中与分散相结合的管理模式。跨校区的协作使图书馆的管理更高效，充分体现了重大问题集中管理与决策、局部问题权力下放的灵活的管理方式。图书馆总分馆的管理在两个层次上进行：“总馆”层次和“分馆”层次。“总馆”管理是指对全系统范围内的事务进行管理，有的图书馆有实体总馆，由总馆馆长及各种专业委员会共同进行管理，如斯坦福大学图书馆(Stanford University Library)；也有的图书馆没有实体总馆，没有总馆馆长，这时则由各分馆馆长和全系统范围内委员会组成的联盟来共同管理，并由负责图书馆事务的副校长负责决策，如哈佛大学图书馆(Harvard University Library)和加州大学图书馆(California University Library)。“分馆”管理是指对各校区分馆范围内的事务进行管理。无论有无实体总馆，分馆业务均由各校区分馆馆长与分馆内务委员会共同进行管理。
2.1.2全系统范围内集中管理
无论哪种形式的集中管理，都会尽量保持全局的统筹，保证馆藏、设施、人员、技术的共享。负责图书馆事务的校长通过与总馆馆长和各专业委员会（各校区图书馆馆长及各种委员会）协商全系统范围内图书馆的经费管理、资源建设与服务方面的事宜，由全系统范围内各委员会向校长提供参考建议。例如，加州大学由副校长负责全系统图书馆事务，全系统内的图书馆事务均由各校区图书馆馆长组成的馆长组与全系统委员会协商，并向主管的副校长提出建议和意见，最终由校长决策，由全系统特别任务小组来执行相关决定（见图1）。而且这些全系统范围内的委员会有不同的分工，分别就自己负责的事务制订策略、计划和业务流程，向馆长或校长提供咨询意见，并组成相关小组监督任务执行情况。
图1加州大学图书馆全系统范围内管理决策组织结构图
2.1.3分馆管理
行政权力向各分馆下放，各校区图书馆馆长拥有各分馆的领导权和战略规划权，直接指导各分馆业务运作，并与馆内的各委员会共同进行管理。例如，加州大学伯克利校区图书馆馆长通过与其管理团队和各小组协商，负责图书馆的政策制定和规划发展。图书馆的管理团队是由图书馆内阁(Cabinet)和管理组(Administrative Team)、图书馆圆桌会议(Library Round Table)组成，由重点学科委员会、特定功能委员会和图书馆工作人员组成永久委员会[6]。在附属图书馆内，行政权力继续下放，如加州大学伯克利分校附属图书馆的管理由附属图书馆馆长担任。
2.2信息资源共享优势
信息资源共享是图书馆的永恒追求。与学术出版数量的持续增长相比，图书馆的经费永远是不够的。信息资源的无限性使图书馆的收藏面临巨大压力，资源共享是图书馆选择的主要解决方式。在总分馆制模式下，图书馆可以通过共享印刷馆藏、数字馆藏、特许馆藏等多种途径实现资源共享。
2.2.1共享印刷馆藏
1894年罗威尔启动了加州第一个馆际互借服务，当时美国有40多个图书馆接受了该计划[7]。在总分馆制下，图书馆首先通过共同购买减少复本量，以节约经济成本；通过馆际互借方便读者。加州大学图书馆近20年来由全系统范围内特定主题领域目录学家组来协调各校区的馆藏行为，组织共同购买活动，以减少校区间不必要的复本。如此一来，使加州大学图书馆资源共享非常成功，10年期间增加了1倍馆际互借请求，而且最大的馆际互借请求增长发生在引进“请求服务”（图书馆管理系统Melvyl的一项功能）之后，该功能允许用户绕过图书馆的校园馆际互借办公室，直接使用Melvyl目录向另一个校区请求借阅[8]。
2.2.2共享数字馆藏
数字资源共享是数字网络环境下资源共享的主要形式。这里所说的通过网络实现共享的数字资源可以是印刷本和其他类型馆藏转化成的数字形式，也可以是图书馆联合购买的数字资源。加州大学的加州数字图书馆（California Digital Library，简称CDL）可以同时为10个校区师生提供服务，领导着加州大学数字资源建设。加州大学图书馆的师生通过CDL可以共享10000种期刊、250个数据库、240000幅图片，获得7000多次检索帮助(findingaids)[9]。这些共享资源是任何一个独立的分馆都无法实现的，所有资源都能不计地理位置、不计时间地被师生平等获取[9]。
2.2.3共享特许馆藏①(licensed collections)
加州大学图书馆作为一个单独的实体而共享被特许的数字馆藏，大大减少了许可费用和管理费用。共享特许馆藏能使其长久地保持获取电子期刊和拥有数据库的资格，并减少已有电子版的印刷本订购[10]。
2.3服务共享优势
美国总分馆制下的图书馆服务共享经历了3个阶段：第一阶段是单个图书馆独立服务阶段，该阶段一直持续到20世纪70年代中期；第二阶段是各校区分馆合作服务阶段，各分馆通过使用新兴技术共享网上图书联合目录、共享物理基础设施、支持区域和全系统的服务、平衡图书馆的各种资源分布、提高效率和服务水平、控制成本；第三阶段是合作开发共享数字资源服务阶段，该阶段从20世纪末开始，如加州大学的CDL、哈佛大学图书馆的“图书馆数字倡议”（Library Digital Initiative，简称LDI）。
2.3.1印刷资源服务共享
对于印刷型馆藏的共享，最主要的服务形式是通过共享网上图书目录来实现馆际互借。目录作为全系统资料的接入点，把图书馆馆藏信息集成在一起，可以使师生对全部校区图书馆的馆藏进行检索，并在线进行馆际互借。例如，加州大学图书馆开创性共享Melvyl目录，Melvyl的其他服务（如借阅请求）简化了馆际互借的环节；哈佛大学图书馆的读者可以通过HOLLIS书目检索系统对各分馆的馆藏进行检索并实现馆际互借。
2.3.2数字资源服务共享
各图书馆通过建立数字图书馆提供数字资源共享与服务。例如，CDL在后台为各校区分馆服务，而对最终用户推广资源和提供服务是由各校区来做的。CDL维护软件和各校区图书馆配置本地服务主要依托各校区的管理层来运行，CDL基本不做前台一线的工作，但需在各个项目启动之前与各校区管理层沟通[11]。
2.4设施共享优势
图书馆的基础设施包括全系统范围和各校区分馆支持、创建、管理、运作、收藏、服务所必需的空间和物质材料。共享设施在提高成本效益和进一步平衡可供资源等创新服务方面扮演了关键角色。它具有如下优势：①使各校区图书馆能更好地服务于本地科研、教学需要；②有效地利用校园空间；③提供安全、可靠和具有成本效益的环境来储存和检索有经济价值和历史价值的纸质资源；④进行标准化存贮和服务；⑤节约经费、谨慎开支并达到最大化效益。为达到上述目标，各大学图书馆都建立了“共享物理设施”，为各分馆提供空间共同存储资源。例如，加州大学图书馆设在里士满(Richmond)的“北部地区图书馆设施”（Northern Regional Library Facility，简称NRLF）和洛杉矶分校（UC Los Angeles，简称UCLA）的“南部地区图书馆设施”（Southern Regional Library Facility，简称SRLF）共有馆藏量约1000万册[10]。通过共用设备，各分馆能够经济地收藏利用率低的印刷型资源，从而把本地空间分给新的、当前的、高利用率的资源，并且为各校区读者提供借阅服务。哈佛大学是通过哈佛存贮(The Harvard Depository)来达到上述目标的。
为了确保有效地管理共用设施，图书馆特建立专门机构，如加州大学的图书馆共享设施委员会（Shared Library Facilities Board，简称SLFB）该委员会负责制订政策、战略、计划和一般业务程序，协调使用北部和南部地区图书馆设施以及任何其他可转换或直接被全系统图书馆使用的设施[12]。
2.5经济优势
共享资源、服务、设备不仅实现了资源的充分利用、方便读者需求，也为图书馆节约大量维持相同水平服务所需的经费。加州大学图书馆通过共享、集成全系统的印刷和数字馆藏，使图书馆节约了经费。《大学图书馆的战略合作取得的成绩》报告显示：如果各校区图书馆独立谈判、获得许可并进行编目的话，加州大学图书馆不得不每年额外花费3400万美元，用于全系统图书馆的8000种期刊和250个数据库的购买和建设[13]。例如，图书馆通过共享印刷期刊，可避免高达310万美元的印刷版期刊订阅费，这还不包括各校区分馆额外容纳这些期刊货架空间费用[13]。通过将资料存入“共享物理设施”，各校区每年将节省资金达1100百万美元[13]。此外，加州大学图书馆采用“电子全文（10所分馆总的馆藏）+纸型期刊（10所分馆共用1份）”的模式，不仅每年为图书馆节省300余万美元的经费，而且为各分校图书馆停订期刊（当电子版存在的前提下）解除了后顾之忧[14]。
3、对我国大学图书馆总分馆制建设的启示
与西方发展较完善的图书馆总分馆制相比，我国图书馆总分馆制建设刚刚起步不久，伴随着大学的合并、扩展、建立分校，建设了一批分校图书馆。其出现原因与国外大学图书馆分馆的情况类似，不同的是，国外大学图书馆分馆的产生历时较长，有100多年的历史，而我国大学图书馆分馆大部分是在一个特定历史时期内批量产生的。现在我国很多大学图书馆都建有分馆，并且还在建设新的分馆，在这过程中如何吸收西方100多年大学图书馆总分馆制发展历程的经验？可通过对加州大学图书馆发展历程和总分馆制优势的分析得到如下几点启示。
3.1坚持图书馆总分馆制建设
国外图书馆总分馆制发展的历史证明，总分馆制的产生是图书馆自身进化、外界选择的必然结果，总分馆制建设是图书馆发展的必然趋势。图书馆总分馆制是一种“投入最小、效益最大”的图书馆制度，是一种充分实现资源共享的制度。我国图书馆建设发展到了这一历史阶段，无论公共图书馆还是大学图书馆，规模都在不断扩大，也都在进行总分馆制建设，这并不是人为地照搬西方图书馆的发展模式，而是图书馆自身发展的必然。图书馆是一个生长着的有机体，为了满足读者需求和自身发展需要，它在适应外界信息环境变化与满足读者需求的过程中演化，由最初的单体图书馆演化为图书馆群落。总分馆制有着自己的诸多优势，是信息资源发展、信息技术进步和人们信息需求变化共同作用下的产物，是图书馆发展的必然选择。因此，在我国图书馆建设过程中充分利用西方100多年总分馆制发展的经验和成果，并与我国图书馆发展实际情况相结合，确立总分馆制，这是图书馆发展的必然思路。
3.2明确图书馆总分馆制发展方向
大学图书馆总分馆制建设并不完全等于多建分馆。在我国现阶段总分馆制建设过程中，应坚持控制实体分馆数量，加强数字分馆建设。
首先，数字资源共享是未来资源共享的趋势。总分馆制最大的优势就是资源共享，这个过程经历了由印刷型资源共享（如联机编目、联合目录、公共检索、馆际互借和文献传递服务）向数字资源共享发展的阶段。目前，各大学图书馆都在合作建设自己的数字图书馆，以期更加便捷地实现资源共享。从加州大学图书馆网站提供的功能来看，电子资源集团采购和以Web方式进行的馆际互借与文献传递服务正成为现代总分馆服务的主流，它实现了系统内各分馆馆藏和借阅信息的无缝链接，使各校区分馆的合作进入了新阶段。我国总分馆制建设主要始于网络化、数字化时代，在印刷型馆藏共享与服务建设依赖现代技术同时，更应侧重数字分馆的建设。
其次，总分馆制建设需要强大的资金支持。虽然总分馆制建设可以更加经济地提供相同规模下的服务，但实体分馆建设毕竟是需要大量的人力、财力、物力的。在资金不足的情况下，关闭实体分馆不失为一种方法。例如，加州大学图书馆关闭了拥有艺术、建筑、设计、电影、电视戏剧领域27万件图书和作品的艺术图书馆，但“这并不表示我们将停止服务于艺术团体，我们只是换一个地方而已。目前的财政状况无法支持分散的图书馆”[15]。在我国总分馆制建设过程中，实体分馆的建设要根据物理距离、学科发展、经济等因素综合考虑，避免盲目建设众多的分馆、浪费资源。
3.3确立双层总分馆制管理模式
3.3.1以总馆为中心的双层管理模式
我国总分馆制建设的起步时间不长，其管理尚在探索阶段，西方大学图书馆成功的管理模式和经验值得我们借鉴。我国总分馆制建设都是由总馆领导的，总馆存在的时间、规模要远远高于各分馆，所以目前已形成的总分馆制管理模式都是总馆进行分馆建设与管理，是一种直接的上下级领导关系，尚未形式联盟管理模式。遵循我国总分馆制发展的历史，我国总分馆制管理模式应建设一种总馆领导下的总分馆制管理模式，既要明确总馆的管理职责，赋予分馆以相应的权力，又要把分馆事务的管理权下放，使总馆管理部门从琐碎的事务中解放出来，集中精力做全局的统筹规划，领导对全系统图书馆都有影响的事务。联盟管理模式是图书馆总分馆制管理的高级阶段，是我国图书馆总分馆制发展的目标。
3.3.2建立各种专业委员会
目前，我国图书馆没有具有实际功能的各种管理委员会参与管理，但可以考虑引入西方大学图书馆的成功模式，成立具有权威的全系统组织协调机构，为全系统范围内事务的组织提供保障，对全系统事务进行规划、设计，就全系统图书馆的政策和战略重点向馆长提供建议。加州大学图书馆拥有5个常务全系统委员会，各分馆馆员都有机会参加各校区分馆的各种委员会，也有机会参加全系统图书馆委员会。有些委员会的任务组是临时性的，当工作任务完成后就解散，参与人员回到原来的工作岗位，实现了人员共享。
3.3.3经费管理的双层模式
我国图书馆的经费管理是集中式管理，各分馆的经费使用归总馆管理。而加州大学图书馆的管理方式相对更为灵活，它们将经费分为两部分：一部分用于全系统事务，一部分用于分馆事务。如果分馆参与共同购买纸本资源或电子资源，则由分馆出经费。例如，加州大学伯克利分校区图书馆目前的资源采购经费为1 230万美元，其中35%用于购买电子资源，65%用于购买纸本资源，而这35%的电子资源购置经费又被划分成25%用于参加CDL集团采购、10%用于本馆采购[11]。
可见，双层总分馆制管理模式有利于实现图书馆资源、馆藏、专业馆员和资金的共享。
3.4确立总分馆制建设的技术保障与标准规范
3.4.1技术保障与支持
总分馆制建设的战略发展方向为：致力于跨校区的协作，共享基础设施；使用共同的方法来发展、丰富和共享馆藏；重视数字资源的长期持续获取；协调技术方面的需求。这些目标的实现都需要技术的支持。数字资源共享将是未来总分馆制建设的重点，更为依赖信息技术与网络基础设施建设。所以，在我国总分馆制建设过程中，要重点考虑网络、带宽、安全、标准等问题，对实现网络基础设施共享的这些基本要素进行合理规划。
3.4.2标准规范问题
各分馆信息共享与信息标准化建设密不可分。然而，我国图书馆在馆际互借、文件传输、数据库建设以及自动化应用系统的研制、开发与维护等方面存在一些问题，如各种硬件和软件接口不标准、各馆的信息资源分类标准不
一、稳定性弱等。只有系统之间统一数据规范和标准，才能解决不同领域之间的数据共享问题。因此，分馆建设和维护过程中，标准规范问题应该是重点关注的问题，可考虑建立特定的全系统范围内委员会来规划和监督执行。加州大学图书馆为了实现全系统内的共享与互操作，成立专门委员会制订行业标准、研究相关知识，使各分馆在管理与服务过程中能够协调一致。加州大学图书馆设计了众多已成为行业标准的方法和应用，如Z39.50、UC-links、档案编码说明（Encoded Archival Descriptions，简称EAD）、数据文件倡议（Data Documentation Initiative，简称DDI）、元数据编码和传输等[10]。
4、结语
国外总分馆制建设经历了100多年的发展，在管理、信息资源共享、服务共享、设施共享、经济等方面具有一定的优势。我国现阶段的总分馆制建设可借鉴其先进发展经验，坚持图书馆总分馆制建设；明确图书馆总分馆制发展方向，控制实体分馆数量，加强数字分馆建设；确立集中与分散相结合的双层总分馆制管理模式，并建立各种专业委员会进行监督；确立总分馆制建设的技术保障与全系统标准规范，以促进我国大学图书馆总分馆制建设的发展。
注释：
①特许馆藏是某个或某几个分馆（也可是个人或资助单位）通过购买方式获得使用权和拥有权的数据资源，区别于全部分馆联合购买的形式。
【参考文献】
[1]美国伯克莱加州大学图书馆副馆长周欣平博士来馆交流[EB/OL].[2010-05-25].http://hi.baidu.com/.[11]肖珑，陈凌.美国大学图书馆及图书馆联盟考察报告[EB/OL].[2010-05-25].http://www.daodoc.com/.
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