培训资料业务员须知_培训资料业务员须知

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业务员须知

一、业务员询价须知：

A：整柜：

1、港口名称：提供港口英文名称和国家名称，2、货品、重量：特别是重货的重量，各个船公司对于重货的限重标准不同，附加费不同，预留舱位不同，都会影响运费；

3、柜型、柜量：给出具体资料，便于运价部提供最优势运价，不同船司在不同柜型上价格优劣不同；对于柜量大的业务，船公司会在舱位能否供应的前提下考虑运费的审批。

4、了解客户对船公司的服务有无特殊要求：是否指定船公司，对船期有无要求（便于运价人员选择合适的船公司，可以提高效率）。

5、了解客户对单证有无特殊要求：是否要求签发船公司提单，贸易结算方式是否是信用证，对于提单内容有无特殊条款要求，如有，请客户订舱前先行提供文件样本由运价部或者操作部确认。

6、预计装货日期：便于运价人员选择合适的船公司，可以提高效率；如果发生与实际时间不符的情况，提前反馈给客户，便于客户能够提前调整。

备注：

1、对于美加线请提供品名，2、是否重货请询价时事先说明。

B：散货

1、港口名称

2、预计送货日期：考虑截关和报关所需的工作时间，避免不必要的延误。

3、对于到港时间的要求：一般而言散货的运输时间要多于整柜时间，如果是对于样板一类对于时间有特殊要求的业务，业务员需要提醒客户，避免给客户带来损失，影响今后的合作。

对于到散货到门的要求：参照下面格式询价：

C．空运

1、提供货物的重量或体积（空运是按照重量分段收费、有最低收费标准）

2、对于不常见点、偏点提供门点邮编

D.公路运输：

1、集装箱公路运输：需要了解客户的服务需求，具体服务方式有以下几种： 出口、进口

普通运输、监管运输

轻货运输、重货运输、特种运输（冷冻货、险货、恒温货）

询价要求：详细的装货地点、货重（车型有限重）、20’单拖还是双拖，单拖是否要靠

1后，冷冻货的温度要求；如需要转关问清楚工厂的主管海关。

2、零担公路运输：

出口、进口

普通、监管运输

特种运输（冷冻货、险货、恒温货）

询价要求：详细的装货地点、时间，货重（包括体积），是否转关，仓库的下班时间。E.内贸集装箱运输：

内贸集装箱沿海运输

询价要求：客户对运输时间的要求、货重。

F.仓储服务：

客户需要仓库的类型：普通仓、监管仓、保税仓

客户需要的服务项目：装、卸货，储存，分拣，分唛、唰唛，包装。

客户需要的储存时间：仓租标准对于储存时间是有影响的，决定了我们向客户推荐的仓库的位置

二、业务务员报价须知：

1、书面格式：版面简洁大方，便于阅读；

2、内容要求：语言简练得体，结构完整。

3、服务要求：除非客户指定船公司，一般至少给客户两个以上的服务选择；对于各个操作环节可能出现的异常情况和费用要有提示，避免不必要的纠纷。

4、报价禁忌：在报价中避免出现与永业公司有合约的船公司的名称，避免同行通过客户拿到我们的报价从而向船公司投诉的事件发生，如有违反公司会严肃处理。

5、编号管理：按照公司要求编写文件名，归档管理。

6、特殊情况的处理办法：客户有时为了做合同，需要我们提供未来一个月甚至更长时间的报价，由于运价的变动比较频繁，我们无法预知未来准确的变化，处理办法是以现在的价格为基础，未来月份的变化要了解到一是船公司的涨价计划，或者往年同期的运价水平，结合当前的经济形势和舱位状况，给客户一个参考价格。

三、业务员订舱须知：

鉴于公司业务类型多样化对于公司总体服务水平有一个较高的要求，而业务部门同事的工作质量又直接关系到后续服务能否顺畅进行，现就业务部门的工作内容规定如下：

1． 《报价单》的管理：

《报价单》是业务人员与客户进行业务交流的凭据，应予妥善保管；

2． 《托运单》的管理：

《托运单》是公司与客户的服务合同，也是操作部跟单操作和及时缮制提单的依据。业务人员要指导客户按照《托运单》要求的相关内容详细填写，并且根据《托运单》的内容填写《操作记录》，原则上《托运单》上要有托运人的盖章或签字，对于无法达到要求的情况，可以分为以下几种情况处理：

A.如果客户因为不可克服的困难无法提供书面《托运单》，要由业务人员本人代替客

户填写后传真给客户确认，如果得不到客户的书面确认，则由业务员本人替客户代签，如无上述手续，操作部可以不予受理；

B.对于客户以邮件或传真形式发来的订舱指令，业务人员要根据客户的具体指示或约

定替客户填制《托运单》，以便操作部门配合，同时要妥善保管客户的原始指令，业务结束时一同归档到《操作记录》；

对于有固定业务而又无法得到客户书面委托的情况，业务员要事先与客户签署相关的操作协议，将固定、规范性的内容以书面合同的形式确定下来，并且交由操作部归档，编号管理，在具体操作过程中，由相关业务员代替客户确认，并承担相应的责任。

对于拖车、报关业务的业务委托单格式，可以依据操作部使用的派车单和报关业务

联系单的格式请客户填写后传真公司，作为委托文件；

对于因为舱位原因，需要提前订舱的情况，操作部在拿到舱位后必须在见到完整的《操作记录》和《托运单》以及操作部主管的签字后才能继续进行后续操作。

说明：

我司所从事的家具物流服务，目前以东南亚地区为主，航程时间在二到七天之间，对于文件的核对效率、付款时间要求严格，如果前期准备工作不能及时、准确，势必给操作部正常工作带来极大的隐患，提单无法及时核对，按照船公司现行的规定，还会产生改单的费用。

对于新客户要列明结算方式，便于操作和财务部门关注，及早配合。

3． 承运人服务的选择：

由于近洋航线航程短，操作时间紧张，在选择承运人时，应该将直接向船公司订舱

作为首选；如果因为舱位和运价等特殊原因无法向船公司直接订舱的，也要将与船公司有长期、稳定合作关系的货代作为优先选择，尽量回避一些不知名、规模小的货代；针对同一港口不同船公司的服务，争取使用与公司有长期稳定合作关系的船公司服务，避免操作成本的增加和操作风险的发生。

4． 对于贸易服务项目的服务规定

为避免报关、文件工作滞后，在缮制《操作记录》时，要有详细的预装清单，提单

方面除了货品描述可以粗略，但是发货人和收货人的资料要齐备。

对于异地办事机构的《操作记录》，公司操作部接受电子文档，固定格式见附件。《托运单》根据公司要求执行，对于老客户可以事先约定单证的固定内容，每单复制后随《操作记录》发给操作部即可，但对于特殊要求要特别注明。

四、C.业务员与客户签订合同须知：

1、业务员同客户签订的服务合同，须采用公司的统一标准合同文本（详见：P盘//行政人事部//各部门职责及管理标准//财务部制度汇编//月结海运协议样本）；不能采用此文本的或在此文本基础上有修改的，要及时和相关部门沟通，对于客户的特殊要求一定要得到相关外协单位的书面承诺或协议后，才能作为附加条款写入合同，最终须由总经理亲自审核、批准后行政部方可执行签订手续。

2、业务员同客户签订合同时，行政部要核查对方公司的营业执照副本复印件或传真件、税务登记证复印件或传真件，并在相关网络上查询核实后由行政部备案；如果是以私人身份同公司签订协议的外籍人士：要求核查对方的护照复印件并在行政部备案；原则上我们不接受国内人士以私人身份和本公司签订月结协议。

五、业务员与运价部在工作配合中应注意的问题：

1、对于信息准确性的要求：在向运价部门询价时，一定遵循第四项《业务员询价须知》中的工作要求提供信息。

2、对于沟通规范的要求：避免口头询价，在公司时一定要用MSN、邮件，出差时要用短信的方式。如果不遵守规定，一旦出现问题，运价部不承担相关责任。

3、有关海运业务的《操作记录》在填写后，要先交到运价部审核，运价部会就报价、承运人、船期和预计利润进行审核，如果没有问题则转交操作部做进一步的审核。

六、业务员与操作部配合工作中应注意的问题：

1.向操作部提供的《操作记录》必须做到内容齐全、指令清晰；

2.有特殊要求的需要在操作记录明显位置标识出来；

3.对于非海运订舱业务（比如拖车、报关、商检、保险、产地证、仓储等业务）需要事

先与操作部门确认，并了解相关业务经常发生的异常情况及费用收取标准，相关业务的《操作记录》须经操作部经理审核后才能进入操作环节；

4.在与客户确定装货时间时必须留出合理的操作时间（截关前两天）给操作部进行拖车和报关作业；

5.配合操作人员向客人追要报关资料并明确提单确认方式；

6.与操作人员沟通尽量采用书面或MSN，避免口头确认。

七、业务员与财务部工作配合中应注意的问题：

业务员须知

1、未经财务部委托，业务员不得上门收款。若业务员违反此规定，由引起的经济责任及人身安全责任与公司无关。

2、提成发放时间次月结，即延后二个月结算；具体计算办法见《深圳市永业国际货运代理有限公司关于业务部的考核办法2006版》。

3、放货及款项结算原则，大体情况分为以下5种：

1）月结客户有在途货柜前提下，可以放货并以月结形式结算费用。

2）票结客户，应在货到目的港前收款放货。票结客户需垫付运费，须至少有一条由我司承运的在途货柜，方能放货。家具货值公司按照￥2.5万/TEU来计算对应运费。

3）拖车、报关、报检、产地证、代收代付货款等非海运业务应在收款后放行放单。

4）进口业务应在放行前收讫全款，公司不预以垫付。

5）业务员违背公司现行规定，要求为客户出具担保放货，则业务员应填写规定格式的保函放货，并同意以其现有提成及工资做为抵押。（最终决定权由公司酌情处理）

4、关于收款方式及开具发票具体操作请咨询财务部。

5、关于收款汇率折算具体见《关于汇率下调通知0606版》

6、退佣客户应在收讫应收款后由业务员填写退佣付款申请递交财务办理，具体见《关于佣金管理规定》。

7、差旅费用报销应就长途出差车费报销，具体咨询行政部。

8、费用结算中应收应付款项有更改，应填写费用更正件，具体操作见《关于费用更正件的管理办法》。