秘书三级考证号之信息发布会工作流程_董事会秘书工作流程

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新产品信息发布会

信息发布会是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息，解释组织重大事件而举办的活动。

新产品信息发布会工作的一般程序

1．制定信息发布会会务工作计划

1)会前

为了使会议能有条不紊地进行，秘书必须要对会议做全盘的规划和控制，从时间上来说，按照会前、会中和会后做好预案；从职责上来说，要有明确的分工分组；从内容上来说，主要可分为文稿制作、反馈落实和总体控制3方面。

(1)文稿制作。

① 整理制作信息发布系列产品文字介绍。本公司图文简介内容、产品介绍及已取得的良好社会效果文字介绍。

② 拟写会议宣传海报。在撰写海报时，要主要能体现海报的要求：图文并茂，文字力求简洁、条目清楚明了。根据内容需要，加上美术图案，色彩和构图要醒目、简洁、明快，具有时代气息和装饰美。尽量使海报的设计有创意，让人感觉耳目一新，以扩大宣传效果。

③ 拟写会议方案。根据所收集到的材料拟订会议议程和日程，并写出完整、详细的会议方案。

④ 拟写领导发言稿和现场演示人员解说词。

⑤ 现场演示活动宣传资料。准备一份简明的说明书，制作电影、录像片。

(2)服务接待。

① 会前事项的联系沟通工作要点。根据公司领导的要求和会议的性质确定时间、地点、规模、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务组的组成人员与分工。

② 与各家媒体和相关部门进行沟通，制作并寄发请柬。培训现场演示解说人员。设立接待服务处，准备礼品或纪念品。

③ 会场布置工作要点。秘书要事先按照出席人员的名单安排好座位顺序，并准备好座位卡，放置在会议桌上，以便各人对号入座。座位安排原则是客方坐于主方的右侧，秘书与随行人员各以身份高低坐于主方或主宾旁边。按座位放置参会人员用品，如文具、饮料、水果、餐巾纸、茶杯等必须用品。调试好会议的音响等设备，做好会场的气氛渲染。如果本次会议的气氛是轻松、愉快的，那么在装饰品的选择和条幅及旗帜的选择上都要突出这一气氛。精心做好展示准备工作，如场景的布置、系统仪器的陈列、文字的说明、解说人员的配备等。尽量做到系统功能介绍明确，又不使技术机密外泄。

2)会中

(1)宣传方面。

① 接待各方媒体记者。

② 做好各种会议记录。

(2)服务方面。

① 会议期间的食宿、交通工作。

② 突发事件的处理协调工作。

3)会后

(1)宣传方面。

① 整理会议期间产生的各类记录、发言稿等原始材料，并立卷、归档。

② 正式印发的文件及时印发。

(2)服务方面。

① 做好与会人员的财务结账工作。

② 做好驻地、会场的善后工作。

2．一般信息发布会会务工作流程

1)会前准备

(1)确定信息发布会的主题。信息发布会的主题大致有两类。

① 说明性主题。如企业推出新产品、企业经营方针发生改变等，此时，信息发布会主要是对外宣布决定。

② 解释性主题。如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等，此时，信息发布会主要是对所发生的事件进行解释。

(2)选定信息发布会举行的时机。时机选择是否理想对信息发布会的效果有着重要影响。适于举办信息发布会的时机有：公司及产品(服务)已成为公众关注问题的一部分；公司或其成员已成为众矢之的；新产品上市；开始聘用某大腕明星做自己的广告模特或代言人；公司人员重大调整；公司扩大生产规模；公司取得最新纪录的销售业绩，等等。

选定时机时要注意避开节日与假日，避免与重大社会活动相冲突，防止与新闻界的宣传报道重点相冲突。

(3)确定信息发布会举行的地点。可考虑以下地点：本单位所在地；事件发生地；当地著名的宾馆、会议厅等；发布会现场还应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，照明设备是否完好、齐备，座位是否够用等。

(4)确定邀请的对象。应根据信息发布会的主题确定邀请对象。

新闻记者是信息发布会的主宾之一，邀请哪些记者参加应根据信息发布会的性质而定。如果是为了扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地多邀请记者；如果只是进行宣传解释，则邀请面可小些。此外，广告公司、客户、同行等也是受邀请的对象。要拟订详细的邀请名单，提前7～10天发出邀请，临近开会时还应打电话联系落实。(5)选择信息发布会的主持人和发言人。

信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。

信息发布会的发言人通常由本单位的领导者担任，因领导者对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，所以由他们回答记者的提问更具权威性。

(6)准备会议材料。信息发布会应准备4方面的材料。

① 发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。

② 回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案。

③ 报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。

④ 其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光盘等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。

(7)预算会议所需费用。根据信息发布会的规格和规模做出可行的经费预算。费用项目一般有：场地、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材、邮费、电话费、交通费等。需要用餐时还应加上餐费。

(8)其他准备工作。如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作以及与会人员的仪态举止训练等。

2)会中工作

(1)签到。

(2)分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中有信息发布稿、技术性说明(必要时发放)、主持人的传略材料和照片以及会上要展示的产品或模型的照片。

(3)宣布会议开始。会议开始时，主持人应简要说明召集会议的目的、所要发布的信息或事件发生的背景和经过等。

(4)发言人讲话。

(5)回答客户、记者等与会者的提问。

(6)接受重点采访。

3)会后工作

发布会结束后，应在一定时间内对其进行一次认真的评估。

3．重要的信息发布会会务工作流程

1)宣传资料的撰写

如产品成功案例介绍。

2)主持人相关事宜

(1)主持人人选。

会议主持人是会议进行中的一个核心角色，他应该能够有效地控制会议的进度和会场上的气氛，并得到大多数与会者的认可。一个合适的优秀的会议主持人可以挽救一场濒临崩溃的会议，同样，一个错位的会议主持人则可能会断送一场原本可以取得高效的会议。所以在选择会议主持人时必须相当谨慎小心。

(2)主持人的职责。

会议主持人是作为会议主体的代表对会议活动的整个过程担任主要指导责任，进行全面组织和对会议进程实施有效控制的人，会议主持人的职责就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员、完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。

(3)会议主持的方法。

会议主持的方法是指会议主持人在主持会议的过程中，为使会议尽快地达到预期的目的、更迅速地取得成果而使用的一些特定的技巧，其中包括如何优化会议时间和会议议题的技巧；如何合理控制会议节奏的技巧；如何使与会者充分发表意见的技巧；如何激发与会者创造性思维的技巧；如何改变会议沉默现象的技巧；如何向与会者提问的技巧等。会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，使会议的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在规定的有限的时间内取得最有成效的成果。

(4)有效控制会议的进程。

① 控制会议进程的要点。在会议进行过程中，作为会议主持人，要合理地控制会议节奏，提高会议效率，就要对以下3个方面给予特别的关注：为会议规定节奏，为会议创造节奏，灵活、合理地调整会议节奏。

② 控制会议进程的技巧。会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况灵活地采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，就需要会议主持人掌握一定的控制技巧。下面就针对会议主持人的控制技巧做详细的探讨。

(5)主持人的语言艺术。

主持会议的语言表达作为一种语言表达活动，除与其他语言场合表达活动有相同之处外，又有独立的形式及自身的特点。

1．新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。

2．新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。编辑推荐：

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3．新闻发布会十分强调礼仪规范，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组织机构相关的信息。

4．新闻发布会的程序

宣布开始→发布新闻或消息→答记者问→宣布结束→提示会后安排

5、准备工作如下：（1）确定被邀请记者的范周该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及到专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志记者，还要有电台和电视台的记者；不仅要有文字记者，还应有摄影记者。

（2）确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，如全国人民代表大会会议期间、奥运会期间、新闻界和公众的注意力集中于它们，作为一个一般的社会组织相比之下居次要地位，不易被公众广泛接受。记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定，如果是一般情况，可以在本组织单位的会议室、接待室举行或租用宾馆、招待所、或赴外地举行；如果是希望造成全国性影响的，则可以赴首都或大都市租用场地举行。

（3）确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻甚至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措词讲究典雅面有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力答的特殊会议。

（4）准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的秘书部门一定要准备好必要的资料。资料应包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。

会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，避免出现混乱和不愉

快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。（5）制作经费预算

费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

（6）组织会议

秘书部门的负责人如担任主持人，其职责是把握会议的主题，别使大家离题太远，发言人讲完后，主持人要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者们提问的兴趣和勇气；遇到记者竞相提问时，应控制提问时间，避免提重复的问题，以提高会议效率。记者招待会的时间一般控制在二小时之内。

（7）参观活动安排 如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。

（8）小型宴请安排

如果必要，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。

（9）收集有关新闻报道

记者招待会举行后的一段日子里，秘书要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者，也应礼貌地询问原因，便于日后改进工作。新闻发布会流程

一、确定新闻发布会日期、地点、新闻点等。

注意事项：与希望发布事件日期相配合，促进自身对外宣传，挖掘新闻点、制造新闻效应、注意避免与重大新闻事件撞车。该步骤应在正式新闻发布会前２０天完成，最迟１５天，并在邀请函发布前预定会场，否则会影响下一步工作。

二、确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等，与新闻发布会承办者协调规模与价格，签定合同，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布会现场布置方案等。

注意事项：该步骤主要由主办者提出要求，承办者具体负责。

三、按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，以便下一步安排。

注意事项：该步骤一定要计划周密，有专人负责，适当放大邀请名单，对重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案，确保新闻发布会参与人的数量和质量。

四、购买礼品，选聘主持人、礼仪人员和接待人员，并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响和放映设备、领导的发言稿、新闻通稿、现场的音乐选择、会议间隙时间的余兴安排等。

五、正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。

六、按计划开始发布会。发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。

七、监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报道资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。

八、评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验。

如何策划新闻发布会

选择举办时机

作为企业与新闻界建立和保持联系的一种比较正式的形式，与向新闻界提供新闻稿来比较，召开新闻发布会不仅具有更为隆重，更高规格的特点，更重要的是记者可以在会上就自己感性趣的问题和自认为最佳的角度进行采访，也可以促使双方的联系和合作更加紧密和默契。那么如何选择新闻发布会的举办时机呢？

新闻的由头

某一消息是否有新闻价值是新闻发布会召开之前必须要确认的，此新闻为什么在现在必须发布，其紧迫性应当确认，不要将无新闻价值的东西硬拉上新闻发布会。通常而言，企业新闻发布会的由头有以下几种：新产品开发、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、企业合并、企业创立周年纪念日、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。避免与社会重大活动的时间冲突 新闻发布会应选择合适的日期，避免与一些社会上重大的活动和纪念日相冲突。记者们大都是大忙人，他们没有分身术，不要使所邀请的记者因公务繁忙而无法脱身，影响发布会的效果。

作好新闻发布会在某日的具体时间安排

新闻发布会一般选在上午10点或下午3点为佳，这样有利于方便记者到会，一般的新闻发布会，正式发言时间不超过1小时，应留有时间让记者提问，发布会后，一般为记者准备工作餐，最好的形式是自助，搞自助餐的目的在于给记者提供交流和对企业领导人进行深入采访的机会。确定好具体时间后，要提前1—2周向记者发出书面邀请，让记者充分安排好时间。并非所有记者都能到会，因此，为使新闻发布会圆满成功，最好在邀请函上附一回执。

举办地点安排

在举办新闻发布会时，应考虑安排适合的地点，作好这项工作，需从以下两个方面入手：

会场选址 新闻发布会的选址与所要发布的新闻性质相融洽，同时，要考虑到交通方便、新闻发布的硬件等因素，如电话、传真、打字、照明设备等。通常企业的新闻发布会在宾馆或新闻中心等地举行，主要是考虑到上述要求。

会场布置 选定发布会会址以后，还要注意会场的环境布置，气温、灯光、噪音等等问题要考虑周全，千万要选一个富于时代感的公关设计人员来布置会场，使会场既体现企业精神，又使记者及其他来宾产生宾至如归的感觉。会场应设有记者或来宾签到处，签到处最好设在入口或入场通道处。会场座次安排要分清主次，特别是有贵宾到会的情况下。在每个记者席上准备有关资料，供记者们深入细致地了解所发消息的全部内容。

工作人员选择 确定会议的主持人和主要发言人，主持人的作用在于把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行。此外在必要时还承担着消除过分紧张的气氛，化解对立情绪、打破僵局等特殊任务；

确定材料准备人员 主要发言人要透彻地掌握本企业的总体状况及各项方针政策，面对新闻记者的各种提问，需要头脑冷静，思维清晰，反应灵敏，具有很强的语言表达能力，措辞精确，语言精练、流畅，发表的意见具有权威性，主要发言人一般由企业主要负责人或部门负责人担任。

选择发布会现场服务人员 现场服务人员要严格挑选，从外貌到自身的修养均要合格，并注意服务人员的性别比例，以便发挥“异性效益”。服务人员的主要工作有如下几点：

（1）安排与会者签到

（2）引导与会者入坐

（3）准备好必要的视听设备

（4）分发宣传材料和礼品

（5）安排好餐饮工作

（6）安排一名摄影师专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。如何委婉拒答 在发布会上，应该是有问必答。但有些问题是不便回答的，在这种情况下，主要发言人就应采取适当的方式委婉地拒绝回答。以下几点技巧可做参考：

李代桃僵

古代典故，指用桃李共患难来比喻兄弟相爱、相助，后被人引申为互相顶替的意思，当对方提的问题不便回答时，就可以采用此法。

避正答偏

故意避开正题，而将话题引向一些细节，让对方自己去揣摩话中的含义。

诱导否定

在记者提出问题后，不马上回答，先讲一点理由，提出一些条件或反问一个问题，诱使对方自我否定，自动放弃原来提出的问题。

回以自解

有些时候，对方的提问是明知故问，想借你的口来证明一点什么，这时可以用回以自解的方法来回答，将皮球踢回对方，不受以柄。

幽默诙谐

这是指在对方提出问题后，机智地以诙谐幽默的话题作为遮掩，避开对实质性问题的回答，幽默诙谐既能巧妙地避开难题，又不至于伤害提问者的感情。

如果你作到了以上几点，那么，你的新闻发布会必将会得到预期的满意效果。

网上公关

公共关系是企业开展营销活动的重要内容。网络是一种大众媒体，自然也存在着公共关系。网络公共关系主要涉及两个方面，一是对公司信息的主动传播，二是对网络舆论的分析和监控。

网络新闻公告

网络新闻公告在拓展公共关系方面可以发挥重要作用。企业在网上发布新闻公告时，应该注意以下几点：

1．新闻的即时性

网络媒体比较传统媒体的一大优势就是网络媒体的即时性。如果企业希望以尽快的速度传播某一事件，最好的方式就是将新闻公告不仅在Web上发布，还要投递到新闻界去，这样才能达到应有的效果。

2．传统媒体和网络媒体相配合如果人们能同时在传统媒体和网络媒体上都看到同一条新闻，将会大大加深企业在公众中的印象。所以，公司站点上的新闻公告应该易于搜索。比如，企业可在站点上设置一个明显的链接，然后把新闻公告发布到相应的网页。

3．建立广泛的网络媒体联络

当公司有新产品或新服务出台时，最好能及时发送一些消息给那些希望发布此信息的网络媒体。企业可建立用户邮件列表，或通过网站邮件列表收集对本企业产品感兴趣的用户的邮件地址，并及时向其发布企业的最新动态。

4．加入其他公司的链接

企业的网上新闻公告中应该包括商业伙伴、客户等信息，还可在公告中加入指向他们的链接。虽然这可能会转移一部分浏览者的注意力，但它也会从一定程度上提升企业形象。

网络舆论

现代社会生活中，舆论具有很重要的地位。企业公关工作的一个基本方面就是分析舆论，有目的地推行自己的公关关系计划，去创造良好的社会舆论氛围，使企业在公众中树立良好的形象。

----网络舆论也是企业拓展公共关系时不可忽视的重要方面。网络为舆论的传播提供了便利的途径。借助网络，舆论可以突破时间和空间上的障碍，使得各方面的意见及时、广泛、深入地进行交换。

对于网络舆论的威力，大名鼎鼎的Intel公司深有体会。1994年冬，某个大学的使用者在尝试用奔腾计算机进行一些浮点数学运算时，发现总会出现一些错误。他通过 Usenet新闻组请别人重复他的测试过程，结果相同。这个实验肯定了错误的产生是由于奔腾芯片在设计上存在缺陷。于是，用户们向Intel提出了质疑。Intel起初并没有介意这回事，只是在问题逐渐严重，用户的反应越来越激烈之后，他们才慢慢认识到了问题的严重性以及这一事件对公司整体形象的影响。最后，Intel 不得不回收并替换所有已售出的奔腾芯片。此事不仅令Intel公司蒙受巨额损失，就连一向为公众津津乐道的企业形象也严重受损。

因此，忽视新闻组上的公众舆论会给您带来危险，特别是当这种舆论意见具有现实意义时。比如在上述事件中，当有人在新闻组上发表对奔腾错误的见解时，Intel却未及时发表任何公开声明。几天内，这种意见就在其他新闻组上传播开来。此后，尽管时任Intel公司总裁Andrew Grove连续几周在网上撰文，承认出现了一些问题，但已于事无补。

这次事件也让Intel公司对网络舆论不敢再有丝毫马虎。1997年，当网上出现关于奔腾二代和奔腾Pro信息处理器上的病毒的报道时，Intel的代表立即在新闻组上做出了反应，从而避免了重蹈覆辙。

目前，国内的新闻组虽然应用范围有限，但在各种形式的讨论组和BBS中，用户参与程度都是较高的。在那里，各种各样的信息总是被迅速传播。比如对有关讨论微软 “维纳斯计划”的文章，笔者最早就是从网上看到的。

因此，为有效地通过讨论组回应用户关心的问题和发布企业信息，企业应时刻关注网络舆论的走向，避免一些负面效果，同时也可以从中及时了解客户关心的问题。

互联网作为一种大众媒体，带来了新的信息传播方式。关注网上信息的传播和舆论导向，是网络时代企业公关工作面临的新课题。

幽默诙谐

这是指在对方提出问题后，机智地以诙谐幽默的话题作为遮掩，避开对实质性问题的回答，幽默诙谐既能巧妙地避开难题，又不至于伤害提问者的感情。

如果你作到了以上几点，那么，你的新闻发布会必将会得到预期的满意效果。