客户服务部委托采购程序1007_采购程序及准购权限
客户服务部委托采购程序1007由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“采购程序及准购权限”。
客户服务部委托采购程序目的规范客户服务部委托采购工作范围
适用于深圳市联合利丰供应链管理有限公司客户服务部的委托采购工作。权责
客户服务部：
客户服务部经理/主管：工作流程
4.1 客户服务人员接收委托客户发出的采购委托书后，对照《项目操作手册》，审核采购委托书的内
容和相关资料，检查点如下：
4.1.1 采购委托书的内容是否清晰、完整，供应商名称是否为全称，委托采购货物是否有品牌、型号、功能、规格、参数、配置的详细描述，是否加盖公章或授权章，如不清晰或不完整，客户服务人员应与委托客户进行确认，并重新发出采购委托书。
4.1.2 供应商的全称是否在《项目操作手册》和已签协议的指定供应商范围内；委托采购货物是
否在《项目操作手册》和已签协议的指定采购货物范围内；采购交易条款（价格、交货期限和方式、付款方式、开票条款等）是否在《项目操作手册》和已签协议的指定范围内；是否有超过《项目操作手册》和已签协议范围的其它条款。如有超出范围的要求，客户服务人员应与委托客户进行确认后，联系风险管理部和业务人员，按风险管理部所发审批通知进行下一步的操作。
4.1.3 委托采购金额是否在可用采购额度内，如超出可用采购额度，客户服务人员应与委托客户
进行确认后，联系风险管理部和业务人员，按风险管理部所发审批通知进行下一步的操作。
4.1.4 供应商证照资料、开票、开户资料是否齐全，如未齐全，客户服务人员应联系供应商提供，并检查所提供资料的表面有效性，检查点为经营范围、有效期、最新年审时间和是否加盖公章或其它有效印章等。
4.2 如果协议约定委托客户应支付采购保证金，客户服务人员应在收到采购委托书后联系委托客户
按时支付采购保证金，跟进查款或认领和分配合同。如果委托客户未按协议约定支付采购保证金，客户服务人员应联系风险管理部和业务人员，按风险管理部所发审批通知进行下一步的操作。
客户服务人员按照经审核的采购委托书条款和有效的《采购合同》模板，缮制《采购合同》，在经其上级审核和签署后，申请盖公章或合同章，以传真方式或扫描后邮件方式发送给供应商，跟进供应商签署和回传。回传的《采购合同》不得不涂改，并加盖公章、合同章或其它有效授权的印章。如果供应商在收到《采购合同》后不进行回传，客户服务人员应停止下一步操作，并通知委托客户进行协调。
客户服务人员根据已签署的《采购合同》的付款条款，按照填制《付款申请审批表》、《开证申请书》，与供应商确认收款账户、《开证申请书》内容，跟进付款审批流程。款项电汇或划转、银行承兑汇票开立或信用证开出后，客户服务人员应在二个小时内且不晚于当天下班前将付款情况或开证情况以邮件方式通知供应商和委托客户，或者联系供应商银行承兑汇票的交付或寄4.3 4.4
送事宜，进行重要凭证登记。如果款项未能按照《采购合同》的付款条款或采购委托书的要求支付，客户服务人员应按照《客户服务部工作程序》的异常运作和反馈的要求处理。
4.5 客户服务人员根据已签署的《采购合同》的交货期限和方式，与供应商确认交货明细和时间，跟进采购货物的交付。如果采购货物交货地点在公司仓库，客户服务人员应填制《收货清单》，以邮件方式通知仓库人员准备接收货物。如果采购货物的交货地点不在公司仓库，但需要安排提取货物到公司仓库，客户服务人员应填制《收货清单》和《订车计划》（名称待定），以邮件方式通知物流人员安排提货和仓库人员准备接收货物。如果采购货物不经过公司仓库，客户服务人员应填制《收货清单》，收集供应商交货的送货单和签收单，在交货后三个工作日内将以上单据以邮件方式发给仓库人员，国内交货发给深圳仓库，境外交货发给香港仓库。如果供应商款不按照《采购合同》交货，客户服务人员应通知委托客户，并按照《客户服务部工作程序》的异常运作和反馈的要求处理。
客户服务人员根据已签署的《采购合同》的开票时间或在供应商交货后当月内，填制《开票清单》，发给供应商，跟进已收货物的发票开具和寄收。收到供应商发票后，客户服务人员应核对发票是否与《开票清单》相符，如果相符，签收供应商的发票回执并回复供应商；如果不符，需判断是否可以接收，可以接收，签收供应商的发票回执并回复供应商，如果不符且不可以接收，应在收到发票后二个工作内将发票寄返供应商，跟进新发票的开具和寄收。客户服务人员应在接收发票当天下班前登记《发票流通登记表》，按照《发票管理规定》（待财务部颁发）规定将发票移交给财务部。如果供应商款不按照《采购合同》开票，客户服务人员应通知委托客户，并按照《客户服务部工作程序》的异常运作和反馈的要求处理。发票的检查点如下：
4.6.1 发票类型是否符合《采购合同》的开票条款，如果不符，发票不可接收；
4.6.2 发票的开票人是否为《采购合同》的卖方，如果不是《采购合同》的卖方，发票不可接收；
4.6.3 发票的抬头人是否为《采购合同》的买方，抬头人收票资料是否正确，如果不是《采购合同》的买方或资料不正确，发票不可接收；
4.6.4 发票填开日期是否在《采购合同》约定的开票时间内，如果超过约定开票时间，按照《客
户服务部工作程序》的异常运作和反馈的要求处理。（需与财务确认发票提前于交货日期开具是否可接收）；
4.6.5 发票的填开日期与收到日期相隔天数是否超过五天，并且收到日期在发票抵扣期限内，如
果超过五天，应要求供应商今后及时寄出发票，如果超过抵扣期限，发票不可接收；
4.6.6 发票的商品名称、型号、单价、金额以及随附的开票清单（名称待与财务确认）是否与《开
票清单》相符，如果单价、金额不符，发票不可接收，商品名称、型号以及随附的开票清单不符，经财务部确认不符点影响税务处理，发票不可接收；
4.6.7 发票应正确加盖开票人的发票专用章（名称待与财务确认），印章清晰、完整，有开票人、复核人签字，不符合前述条件的发票不可接收；
4.6.8 涂改或破损严重的发票不可接收。
4.7 《采购合同》执行完毕后一个工作日内，客户服务人员应将采购委托书、《采购合同》、付款凭
证、《收货清单》、供应商交货的送货单和签收单、《开票清单》及相关资料等按《客户服务部运作资料归档指引》进行存档。4.6供应商绩效考核
5.1 客户服务人员按照《客户服务部工作程序》的异常运作和反馈的要求对供应商的异常运作情况
进行登记和处理。
5.2 客户服务部按月进行供应商异常情况汇总，将《供应商异常情况汇总表》发给业务发展中心和
风险管理部。
客户服务部协助业务发展中心和风险管理部，督促供应商进行改善，并向业务发展中心和风险管理部反馈改善情况。5.3相关文件和表单
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9 《项目导入流程》 《客户服务部工作程序》 《采购合同》模板 《关于业务类付款申请审核流程的操作指引》 《收货清单》模板 《订车计划》模板 《开票清单》模板 《发票流通登记表》 《发票管理规定》（待财务部颁发）
6.10 《供应商异常情况汇总表》
