秘书会议前站_秘书部例会会议记录

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会议组织与管理 会议管理命题思路 三级技能复习指导重点 1 拟订会议筹备方案 2 督查会务的筹备情况 3 审核会议文件 4 与上司沟通会议的有关事宜 5 拟订会议的应急方案 6提示会议按计划进行 7监督会议经费的使用 8处理会中突发事件 9对会议进行总结 10评估会议工作 第一讲 会议前站 会议的要素 基本要素 1 会议名称 2 会议时间 3 会议地点 4 会议人员 5 会议方式 6 会议议题 7 会议经费 会议筹备方案 1安排会议议题 安排议题的方法 2安排会议议程和日程 知识点 实战演练会议议程错误 会议议程正确 3安排会议日程 编制日程表的注意事项知识点 二建立会议组织机构 三确定会议场所的程序 会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单确定会议场地

确认会议地点 签订书面合同 三会议选址 选择会址的要求 1交通便利方便上司和与会者前往 2会场的大小与会议内容规模主题相符 3尽量避开闹市区保证不受干扰 4应考虑有无停车场 5场地租借的成本必须合理 会议室空间的要求 1会议室宁肯略小而勿失于大小型会议室一般30平米中型会议室以60平米大型会议室要求空间开阔一般净高不低于4米 2会议室的空间密度在空间布局上伸展自如能够根据需要迅速随意组合 3个人应有2平方至3平方左右的活动空间 会议室的设备要求 1通风空调设备 2采光设施 3多媒体演示系统音响设备同声传译 4其它餐饮客房娱乐设施 对会议地点的确认 1检查会议室或场地 2随意抽查一个房间检查房内设施 3检查会议登记部门会议管理部门和后勤 4检查膳食供应 5检查报务项目营业时间 6了解停车设施 五 会场布置的要求 五 会场布置和座次安排 五会场布置和座次安排 五 主席台布置和座次安排 五 会场布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台座次的要求 主席台座次安排 会场其他人的座次安排 会场布置和座次划分 会议台形选择 会议台形选择－较大型会场 会议台形选择 主席台座次安排 依职务高低和选举结果 会议主持人的位次前排的边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上每个位置的左侧放姓名台签． 知识延伸会议宴请 知识延伸会议宴请 四制作会议证件 会议证件类型 代表证与会者不仅能参加会议且有表决权选举权 列席证能够到会旁听但无表决权 工作证大会的工作人员在会议期间出入行走有一定的限制 记者证负责大会采访报道的新闻媒体人员 来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾 会议证件的作用 证明身份 保证会议安全控制人员出入 统计到会人数 维持会议程序 六准备会议文件材料会议用品 会议用品所需设备 会议用品和设备的类型必备用品特殊用品 1必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 2特殊用品是指一些特殊类型的会议如谈判会议庆典会议展览会所需的特殊用品和设备 会议所需用品和设备的准备方法事先要制定周密的准备方案尽量列出用品和设备的名称数量和价格 会议用品的准备

会前用品准备的具体步骤 1检查空调做好开机准备一般在会议前两小时开机预热或预冷 2检查好灯光扩音设备 3检查黑板白板安放图架足够的纸张 4摆放好姓名牌 5每个座位前摆放纸笔 6电脑投影仪屏幕录音设备 7投票箱订数投备奖品 8 茶水饮料 9电视电话会议要检查线路等 分发文件 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查的形式 八如何拟定会议应急方案 八如何拟定会议应急方案 会后落实 会议决定事项传达催办登记表 会后落实 会后评估P48 会后评估P48 思考 会议文件准备好后该如何分发给与会人员呢以学院团学换届选举大会为例说明其方法 方法 1提前将文件发给与会者特别是需研究的计划方案审议法规性文件 2在与会人员进入会场时秘书人员在入口久发给每位与会者 3在会场上发放有些文件秘书人员在会场上按坐位顺序依次发给与会者 4在座位上摆放一般性文件可以在与会人员进入会场之前将文件摆入在与会人员座位上供与会者收阅 思考 检查会议筹备情况时主要检查什么内容 答案 1会议准备是否充分会期规模与会人员名额 2会议期间能否排除各种干扰手机 3环境条件与用品准备 4文件材料准备 5会场布置情况 6会议安保工作设备线路消防防盗设施入场人员身份等 7其他 见会议检查表EXCEL 会议检查表 思考 用什么方法才能快速便捷地进行会场检查 听取会议筹备人员的汇报 会前现场检查 思考 会议检查的形式有哪些 第一书面形式 第二口头形式 第三协调会形式 1会议应急方案的内容包括 1 会议举行过程中可能出现的问题人员场地设备资料安保行为 2 出现问题时负责解决的会议工作人员 2会议应急方案的作用 1 会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备未雨绸缪 2 应急方案可以有效的地缓解危机提高会议管理的效率比如关键人员不能到会如何处理住宿的预订不够如何解决网络系统出现故障如何等 3 使会议工作人员能够统一步调当问题出现时能够有回旋余地 3会议应急方案特点 1有的放矢2预防为主3留有余地 4会议应急方案实施的原则 1思想上充分重视2在人财物方面要措施到位3在实施的过程中要坚持定期检查 5处理会议突发事件的方法 1处理人员问题2处理场地问题3处理设备问题4处理资料问题5处理健康与安全问题6处理行为问题 会后需落实哪些事项 1会议文件资料的收集整理立卷归档 2会议纪要的整理印发 3会议经费的结算 4会议决议事项的检查催办 会议催办方式发文催办电话催办派员催办 主席台有谁坐 主办方负责人贵宾主席团成员 如何坐 请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排 关于会议主席台座次的安排 1主席台必须排座次放名签以便领导同志对号入座避免上台之后互相谦让 2主席台座次排列领导为单数时主要领导居中 2 号领导在 1 号领导左手位置 3 号领导在 1 号领导右手位置领导为偶数时 1 2 号领导同时居中 2 号领导依然在 1 号领导左手位置 3 号领导依然在 1 号领导右手位置 1职务最高者居中然后按先左后右由前至后的顺序依次排列正式代表居中居前列席代表居后居侧 2会议主持人有时需在前排的边座就座但有时可按职务顺序就座 3主席台座次应编成表贴于贵宾室休息室或主席台入口处也可在出席证签到证等证件上标明 4主席台每个座位左侧放置姓名台签 1小型会场内一般情况远门面门的位置为上座 2中大型会议的座次安排 1横排法按参会人员姓氏笔画为序从左至右排列而坐正式代表居前列席代表居后 2竖排法按既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次正式代表居前职务高者居前列席成员职位低者居后 3左后排列法 在大中型会议中为了提高会议效率便于与会者顺利找到自己座位可对会场分片划区 1根据会场整体布局分出ABCD等区域 2按照场内座位排号分区每个单位各占几排 3正式代表居前列席代表居后 4会议中受表彰领奖的人员标出专门区域 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 会议台形的布置－中小形会议座次 根据会议的类型安排选择会议的台形 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 胡锦涛江泽民吴邦国温家宝贾庆林曾庆红吴官正李长春罗干等出席开幕会 思考 秘书理论研讨会需要制发哪些会议证件 会议正式证件 旁听证 会议工作证件 代表证 出席证 列席证 来宾证 工作证 记者证 出入证 会议证件 方法要求 制发会议证件的方法和要求 1内容上会议名称与会者姓名称呼身份职务职称组织者名称 2重要的大型会议要大证件上贴本人相片并加盖印章 3在会议的接待区向与会人员发放并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片 思考 以秘书理论研讨会为例思考一下会前需要准备哪些用品 会议信息的分类 会议信息的分类 1与会者信息与会者基本情况与会者背景与会者抵返时间 2会议指导宣传性信息方针政策法规会议纪要公报简报配合会议宣传的广告宣传片招贴画等 3会议议题性信息需要列入会议议程进行讨论研究并解决的问题 4会议主题内容信息会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息开幕词闭幕词讲话稿专题报告等 5记录性结果性文件信息会议记录决议决定公报合同备忘录声明宣言等 4会议信息的传递 会议信息的分类 6会议的程序性文件信息规范会议成员的行为保障会议顺利进行而形成的文件议事规则会议时间安排表选举程序等 7会议交流性文件信息主要表成于总结性交流性研讨性会议事迹报告学术论文经验介绍 8会议参考性信息围绕会议议题和议程所收集的背景资料调查报告可行性分析报告统计报表技术图纸典型材料等 9会议管理性信息对会议活动进行有效管理的文件信息会议通知会议须知出席证作息安排保密规定票证签到簿 项 目 内 容 会议用品 桌椅黑板荧屏暗幕电子布告板麦克风扩音器等 视听机器 录音机录像机放映机幻灯片投影机电脑及配套设备等 文具及其他用品 粉笔彩色笔订书机纸纸夹文件夹透明胶带图钉笔记用具录音带电脑软盘指示棒姓名牌烟灰缸等投票箱仪仗队鲜花 主讲符海玲 复习列举会议无效的原因 选择要素 1 会议目的 2 会议机构 5 会议文件材料 6 会议设备工具 7 会议的组织者 8 会议日程 1会议筹备方案的主要内容框架 1确定会议的主题与议题 2确定会议的名称 3确定会议和议程 4确定会议的时间性和地点 5确定会议所需设备和工具要满足会议的需要 6确定会议文件的范围并做好文件的印制或复制工作7确定会议与会代表的组成8确定会议经费预算9确定会议住宿和餐饮安排10确定会议的筹备机构大型会议需要确定筹备机构与人员分工 2会议筹备方案的作用 1确保会议的周密组织2确保会议服务质量和沟通协调到位3确保会议领导的意图得以贯彻执行 1会议议题就是会议讨论的问题它反映的是会议的目的主题任务以及为了完成任务而采取的措施 2安排会议议题的原则 必要性原则可行性原则明确性原则适量性原则 3会议议题的作用 A体现会议目标为会议目标服务 B引导和制约会议的发言 注意 事项 1为了确保会议的高效秘书人员务必在会议召开前知会参会人员以准备意见 2党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别 3临时提出的一般议题不宜仓促安排以保证质量 4可准备些后备议题以便在会议进展顺利时间充裕的情况下提供会议讨论 5秘书不能擅自确定议题必须事先报请领导审批 知识点 1领导确定议题临时性会议必须先有议题再开会定期会议可按原订计划进行如有增设的议题须经知会领导 2会议秘书人员事前收集议题向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题然后加以安排并报请领导确定 3按照规定经过必要的程序性步骤由会议确定 4会议需研究的问题很多秘书应根据具体情况分轻重缓急将收集到的议题进行筛选加以修 改讨论报请领导审查后按周月或季度统筹安排 会议议程是对已确定的议题列出先后顺序也就是对会议所要通过的文件所要解决的问题的概略安排并冠以序号清晰地表达出来会议主持人要根据议程主持会议 1按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2宣布议程 3说明一些此次会议事务性的内容点名报告缺席情况宣读或修正上次会议记录 4尽量将同类性质的问题排列在一起 5保密性较强的议题一般放在后面 1会议议程的编制应在前议程一旦确定就不能变更 2议程表制出后必须经主管领导审核才实施 3提前分发会议议题以便与会者及时准备 注 意 事 项 议程表设计注意事项 海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行 1销售二部经理的人选 2东部地区销售活动的总结 3上次会议记录 4销售一部关于内部沟通问题的发言 5下季度销售目标 6公司销售人员的招聘和重组 1请找出以上议程表的错误所在 2重新设计这次的会议议程表 海天公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点 在公司总部第一会议室举行 1宣布议程 2说明有关人员的缺席情况 3宣读并通过上次会议的记录 4东部地区销售活动的总结 5销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6公司销售人员的招聘和重组 7销售二部的经理人选 8下季度销售目标 会议日程根据议程逐日做出的具体安排是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据 会议日程表一般采用简短文字或表格形式将会议时间分别固定在每天上午下午晚上三个单元里将会议的议题具体化 日程表一般包括以下6项 时间会议内容活动方式地点主持人参加人 1会议日程在时间地点人员等问题上如遇到变化可适当调整 2日程表的内容必须与议程表吻合 3同议程表一样日程表制出后必须经主管领导审核批准后才实施 日程表编制注意事项 一般来说较大规模的会议应建立会议组织机构具有法定程序的重要会议在会议正式开始之前建立会议筹备组我们亦称之为会议秘书处会议组织机构一般设以下子机构 1资