邮件使用技巧_电子邮件使用技巧大全

邮件使用技巧由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“电子邮件使用技巧大全”。

邮件系统注意事项与技巧

1、慎用“CC”（抄送）功能

过度使用CC会造成你的邮件被忽略。请只CC需要了解邮件内容的收件人。如果你需要收件人回复，请使用 “To”。CC的职位通常是统一级别的。

2、慎重使用“全部回复”功能：除非确定所有邮件上的人都需要收到你的回复，在大多数情况下只需要回复发件人就足矣。感谢和欢迎类型的邮件，仅需要团队领导来代表全队回复表示。

3、使用恰当的回复选项

回复邮件的时候，有几个选项，最常用的是 “REPLY”, “REPLY WITH HISTORY” or “REPLY WITHOUT ATTACHMENT”.Reply: 以空白邮件作为回复的基础

.Reply with History: 回复时携带关于相关主题的所有以前的邮件和附件.Reply Without Attachment(s): 不携带附件

建议大家使用“reply without attachment(s)”选项，这将会降低系统资源的占用。我们同时建议您不要在邮件中加入图像或者截图。

4、给邮件起个恰当的标题

我们每天都接到大量的邮件，很多情况下，大家都是通过邮件标题来判断是该阅读还是直接删除某封邮件，或是将邮件转发给第三方。这就提醒我们，在点击‘发送’前，一定要确保邮件的标题能恰当简要地反映邮件内容。.不要把邮件的所有内容都写在标题里

.邮件标题一定要短小精悍，遵循KISS原则-Keep It Short & Simple5、除非必要，否则请勿在标题使用“紧急”和“重要”。

6、及时更新名单：当你回复邮件时，请删除To（收件人），CC（抄送），和BCC（秘密抄送）中不需要被告知的人

7、在转发邮件前，请精炼邮件内容：转发邮件是分享信息的好办法，但请将邮件进行编辑，不要让收件人埋没在冗长无用的内容中,而找不到重要信息。

8、不要附加多余的文件：除非是必要的信息，否则回复时请把附件删除，千万不要反复发送同一个附件，尽可能压缩要发的附件。

9、避免发送大附件。大的邮件附件将会：

.下载到本地的时候要花费很长时间（附件越大，下载时间越长）.不仅大量占用发送人的邮箱空间，也占用邮件接受人的邮箱空间。

需要发送大的邮件附件时，我们建议您使用公司的企业内容管理系统ECM(FileNet)，将附件存放在ECM(FileNet)中, 只需要将文件的链接地址粘贴在邮件中发送即可。点击http://ecm.lenovo.com 即可使用ECM(FileNet)。

10、保持言简意赅，内容清晰：请保持邮件的简洁明了。用准确的语言表达自己的意思，明确期望得到的回复。如果你有多个要求，可以考虑标注编号易于阅读。

11、保持专业的语气和态度：邮件是工作上的沟通工具，而不是我们发泄情绪的方法。记住你的邮件可以被转发，这是你想传递给所有人的印象吗？

12、避免使用多种颜色（控制在3种以内）。避免在一封邮件中使用多种颜色的文字,会增加邮件的阅读难度，请使用在当前背景下易于阅读的文字颜色。

13、保持格式简洁：避免使用复杂的格式。用准确的语言来表达你的意思，因为复杂的格式很有可能在其他的电脑上无法正确显示。

14、英文邮件选择常用字体。特殊字体可能造成收件人阅读困难，也可能无法在收件人电脑上正常显示。

15、检查拼写：有拼写错误的邮件不符合专业标准，同时会让别人觉得不够严谨和不被重视。

16、慎用缩略语 ：DYK是什么意思？不是每个人都了解你所使用的缩略语, 缩略语也并不能为你节约很多时间。

17、使用“谢谢”做结束语：如果你不知道如何为一封邮件落款，就在结尾写上 “谢谢”，一般情况下，这个结尾总是适宜的。

18、英文邮件不要使用全大写字体。整句的大写字体传递了斥责和批评的 含义。

19、简洁的邮件签名：

使用简洁的邮件签名将会方便收件人识别及引用发件人的联系信息。我们建议您：.不要在签名中使用图片（使用图片会占用资源）

.使用文本格式的签名（这将会方便收件人将发件人的信息复制到地址本中）.不要使用私人的联系方式

.保持签名的职业性—如果使用名言警句，一定要获得批准。不恰当的引用名言警句将可能使

公司陷入不必要的纠纷。如果您不确认您的签名是否使用正确，请咨询您的经理或者法务部 门进行确认。

20、发送前确认邮件附件，请先查看是否已经添加了所需附件再点击发送。