酒店采购系统_酒店采购部
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酒店采购系统的构成狭义：酒店采购部门
广义：已采购部门为中心，由参与采购活动的各申购部门、收货部门、库房、成本控制部门、财务应付款部门等组成的一个大的系统。我们论述的采购系统指广义的采购系统。采购是采购部门与供货商之间发生的货品和服务的购买活动，因此供货商也成为酒店采购系统的重要成员。
经理：领导控制采购总过程,分配和审批采购单据，对人员进行管理。
助理：协助经理完成各项采购管理工作，完成经理分配的采购工作
秘书：采购单据打印，登记，送批，存档，管理领用现金库
主管:分管采购工作
采购：
报关：进口报关工作，外出采购工作
重要物资：
一般重要物资：
一般物资：
划分
采购：货品
食品 鲜货物，干货物，酒水饮料
物品 日常用品，酒杯，瓷器皿
服务
采购方法：
采购数量：大量采购和零星采购
采购时间：正常采购和紧急采购
采购地点：本地采购和进口采购
采购管理
１.询价程序：
２.订购程序：
订货：
跟踪：按到货时间跟踪，对未按时到货的，收货部，库房，申购部门会提交踪单，直到到货
到货：按订货要求收货，订购程序结束
一、部门中所存在的资产管理问题
1、制度方面的问题
①没有标准的收餐操作流程，物品堆放杂乱，导致工作中有较多的器皿破损。
②员工赔偿和客人赔偿的价格体系不完善（具体赔偿的品种无参照表）。
③部门“物品借用”制度不完善。
④盘点制度不健全，盘点表不科学，缺少必要项目。
2、管理与环境方面的问题
①贵重物品管理方法不健全。
②备餐间没有良好的操作环境。
③各岗位餐具配备数量不科学。
④客房部与餐饮部送餐交接手续不完善，导致送餐部餐具回收困难，造成部分餐具流失，管理失控。
⑤洗衣房与餐饮部无完善的布草送洗交接记录。
布草房的发、送程序混乱，布草没有做到以尺寸、颜色及餐厅来分类，导致整个餐饮部布草领用混乱，管理人员关系紧张。
⑥财务部监盘力度薄弱。
3、其它问题
①部分餐具价格过高且容易丢失。（如；咖啡厅的咖啡勺等）
②部分餐具存在质量因素（如：果汁杯过洗碗机时易开裂）。
③营运部门厨房和职工厨房物品混淆，影响正常经营。
④部门大量餐具样式相同，不便管理，员工之间易产生矛盾。
⑤个别员工操作不当造成的破损。
二、部门拟解决方法
1、各种制度的健全
①制定科学合理的收餐流程，降低工作中的破损率。
②建立完善的破损制度，制作破损表并注明破损原因（正常破损和人为破损）。
③建立每月破损餐具的处理方案，及时补充更新餐具，保证餐厅正常经营。
④建立送餐部完善的送、收登记制度（请客房部配合）。
⑤建立完善的布草管理方案。
⑥建立完善的贵重物品管理方法。
⑦建立合理科学的餐具配比制度。
⑧健全员工出门检查/验包制度（请安全部配合协助）。
2、降低餐具破损和丢失的方法
①增加备餐间的标准设置（需工程部协助，部分设备需申购）。
②制定收餐流程，先收贵重、易丢失物品（如金器、咖啡勺等），餐具必须分类摆放，避免碰撞。
③易丢失餐具可以考虑购买一部分质良价廉物品使用（咖啡厅的咖啡勺及水果叉）。④补充充足的餐具数量，避免人为因素造成的餐具破损。
⑤各点增加破损箱，防止由于破损漏登而造成的丢失。
⑥建议客用厨具和与职厨的餐具分开使用，便于管理（建议职厨申购国产餐具服务）。⑦请洗衣房配合《餐饮部布草管理制度》，按布草送洗记录本上的颜色、尺寸、数量进行清点，签收和发放。
⑧不同餐厅使用尺寸/颜色相同的布草时，请洗衣房协助增加布草标识，以便发放和管理。⑨贵重物品（如金、银器）分配到岗，责任人为部门经理。
3、内部资产管理流程的加强
①各岗位资产管理人员与各岗位部门经理做好沟通，制定餐次或每日物品交接办法。②根据核准的基数进行每日核查。
③非本岗位物资、积压物资以及多余物资必须上报管事部。
④物资数量、性状发生异常状况应立即上报管事部。
⑤管事部将不定时抽查各岗位物资状况，各岗位资产管理人员必须现场配合。
⑥固定各岗位资产管理人员：中餐—xxx；宴会—xxx、xx；咖啡厅—xxx；酒水部—xxx；中
厨房—xxx、xxx、xxx；西厨房—xxx、xxx；管事部—（注：各岗位第一负责人为各岗位部门经理及主副厨师长，餐饮总监为资产总负责人）。
⑦请财务部加强饭店资产盘点制度，并用书面形式进行通知。
⑧财务部必须保证各点都有财务人员监盘。
⑨盘点时各部门经理必须在场负责清盘并签字确认。
4、建立赔偿制度
1）破损方面的赔偿
管事部建立餐具破损实名登记制，区别破损原因（正常破损和人为破损）。
①员工人为造成破损时，必须签字，请各部门做好配合工作。
②拒绝签字者，直接下单至财务部扣除物品相应单价的款项于工资，并处以口头警告。③掩藏破损者，两倍赔偿后，处以书面警告。
④随意处置破损者，三倍价格赔偿，并处以最终警告。
⑤宾客及员工造成的破损，按《xxxxxxxx国际饭店资产管理办法》执行。
⑥其它事项参照《xxxxxxxxx国际饭店资产管理办法》。
⑦如果破损率超标，超出部分金额由各部责任人按员工造成破损的金额比例分摊，原则上不超过自己造成破损金额的1/2进行赔偿。
*所有赔偿金额必须交财务部，并开据帐单为证，月末抵充破损超标部分。盘点记录必须清晰可查。
2）丢失方面的赔偿
①根据盘点结果（盘亏数量-破损数量=丢失数量），各岗位以餐具原价进行赔偿。②丢失部分由各岗位部门经理负责赔偿。
③各岗位借出的物品必须在盘点之前结清,调拨单需发给管事部一份。
④所有手续以手工单为准。
*为增强人性化管理，各岗位可根据丢失情况冲抵部分破损金额，原则为破损未超标时使用。
3）其它处理方法
①盘盈部分物品属不正当来源，将追究各岗位部门经理管理不作为责任。
②盘盈部分由各岗位部门经理负责退回管事部。
③盘盈部分将由管事部平均分给盘亏部门。
④员工宿舍查出的物品,将按饭店相关制度处理。
5、餐具的补充方法
①各岗位在每月初将会得到管事部下发的盘点结果表。
②根据盘点结果，将差额部分填写领货单补充到各岗位使用。
③各岗位补充领货单须由餐饮总监签字后方可到管事部领取，涉及赔偿问题的岗位在问题解决后方可得到总监的签字确认。
④各岗位需在盘点结果下发后的十日内将差额部分配备齐全，保证部门的正常营运。
⑤各部门自定的配比数量审核通过后，确定的配比数量如需更改必须有餐饮总监签字认可。⑥每月盘点都将以上月实际盘存数量为基数。
⑦《易损常用资产配比对照表》未涉及的部分将以十月份盘点数量为基数，需要更改的请在《易损常用资产配比对照表》补充。
⑧厨房提供零点器皿种类数量。
三、破损率的建议
目前餐饮部的餐具破损率均按2‰计算，鉴于前期购买餐具单价较高，为配合部门“餐具赔偿制度”的实施，建议按国际惯例3‰的破损率进行操作。
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