关于书写邮件的若干注意事项_邮件书写的注意事项

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知识库·邮件常识

关于书写邮件的若干注意事项

一、如何区分写邮件时的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你邮件的主要接收人，也就是和事件直接关联的人，收件人不一

定就是领导。越高级别的领导越少出现在收件人序列，除非你投诉其他人员。

2.“抄送人”指的是你邮件的另外接收人，是和事件有一定关系的人。抄送人可以认

真、也可以大致浏览邮件，对邮件本身不承担责任。

3.“密送人”指的是你邮件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特

别是给客户写邮件时，公司内的项目无关的人员（无论是普通员工还是各级领导）禁止出现在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能够看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每个“密送人”之间也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你发邮件时，对一些特殊的收件人的地址进行保密，不让“收件人”和“抄送人”知道你还给哪些人发了邮件。

三、指定邮件接收人的注意事项

1.收件人

(1)给客户发送邮件时，收件人一般是直接办事人员。

(2)内部发送邮件时，收件人一般是给你办事的人员。例如：需求专员、开发人员

等。

2.抄送人

(1)给客户发送邮件时，抄送人一般是收件人的主管或者领导，也可以是收件人的并列相关的部门的人员。例如给自营部门的邮件可能需要抄送给信息部门。

(2)内部发送邮件时，抄送人一般是事件关联、但又不是直接干系的“公开”的成员。

3.密件抄送

(1)自己的直接领导、主管领导

(2)自己的团队的其他成员

四、撰写信件内容的注意事项

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1.“标题”要明确且具描述性

电子邮件一定要注明标题，因为大部分邮件接收人是按照邮件标题分类来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

2.书写格式应清晰、易读

邮件的正文是有一定格式的，就像写信一样。禁止一气呵成，搞成连衣裙。收件人很难阅读这种邮件，如果写邮件的人再搞一点错别字，就更难于阅读和辨别。以一般的中文信件撰写而言，一行最好维持不要超过50个汉字，并以Enter键结束每一行文字。

3.注意邮件正文的质量

时代发展了，纸质的信件越来越少，取而代之的是电子邮件。因此电子邮件是比较正式的办公、交往的文字载体。由于电子邮件的特点，它既可以被转发，在网上传播，又可以被打印，作为档案被永久保存下来。因此，在撰写邮件正文时应字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、书写邮件的常见错误或者现象

1.电子邮件应当认真撰写

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不

尊重对方，也不尊重自己的。

2.邮件没有主题或主题不明确

一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

3.邮件正文中有错别字

一封邮件本身的内容就要简洁、明了，尽量不要用生僻字、异体字。如果出现错别字不但会造成收件人的误解而且还会闹不必要的笑话。

4.使用的字体不一致

邮件字体格式统一设置为新宋体、10号字，但是如果内容是从其它地方复制

过来的，字体就会不一致，因此在发邮件的过程中，需要仔细检查。

5.各类收件人使用不当

各类收件人的区分在前面已有介绍，如果使用不当，会造成不知道谁才是正确的接收人，应当避免这种情况发生。

6.邮件内容不简洁

网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

7.邮件内容不整齐

撰写邮件时要注意不要一行内容写到头，应当正确使用“Enter”键，这样可

以避免看邮件时费力。

8.正文语言不流畅

电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。引用资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

9.签名不正确

不同的发件人要设置不同的邮件签名，签名就好象名片，可以让收件人对你有一个大致的了解，应该避免没有签名或是签名不正确的邮件发出。

10.要确认邮件有没有发送成功

邮件并不是点了发送就算完成了，有时候网络故障或是服务器故障，会造成邮件存在发件箱而未发出去的现象，因此要在已发送里面确认邮件有没有发送成功。或者可以暗送一份给自己看能否收到。

11.要设置邮件回执

设置邮件回执，就可以确认邮件发出去之后对方有没有收到。

12.要避免滥用电子邮件

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。因此，不要轻易向他人乱发电

子邮件。

六、客户服务中心员工最常见的10种邮件种类的收件人、抄送人、密送人的书写实例

1.投诉信

收件人：一般是你要投诉对象的直接领导或上级领导

抄送人：可以抄送给你要投诉对象的上级领导或公司领导

密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司

2.感谢信

收件人：一般是你要感谢对象的直接领导或上级领导

抄送人：可以抄送给你要感谢对象的上级领导或公司领导

密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司

3.通知

通知一般以部门名义或公司名义发出，但也有以个人名义发出，具有公开性

收件人：一般是部门或公司全体员工

抄送人：一般是其它部门领导或公司领导

密送人：既然通知具有公开性，密送人就不需要填写

4.项目会议纪要

收件人：一般是指定的项目专员

抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的领导

禁止抄送给与项目无直接关系的部门领导、公司领导

密送人：根据情况，可以暗送给组内的同事、直接领导或关注该项目的有关领导

5.晨会纪要

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员

抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的全体人员

密送人：根据情况，一般不需要填写

6.周报

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员

抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导

密送人：根据情况，一般不需要填写

7.培训计划

收件人：一般是发送给需要培训的所有人员

抄送人：可以抄送给需要培训人员所在部门的领导或公司领导

密送人：根据情况，一般不需要填写

8.日常维护申请

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员

抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导

密送人：根据情况，一般不需要填写

9.邀请信

收件人：一般是发送给需要邀请的一个或多个人的邮箱

抄送人：可以抄送给自己所在的部门或小组的领导

密送人：根据情况，特殊情况下可以使用

10.建议书

收件人：一般是发送给需要提建议的某人或某部门的邮箱

抄送人：可以抄送给自己所在部门或小组的领导

密送人：根据情况，特殊情况下可以使用

《全文完》