夯实档案基础管理_档案管理基础

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夯实档案基础管理 促进人事工作规范

——人事工作汇报

多年人事工作实践，使我们认识到，人事档案的完整、准确、有序，是确保人事工作规范、无误的重要前提，也是人事工作对干部职工个人负责、对全局的历史和将来负责的基础。几年来，局领导高度重视，科长亲自抓，从档案管理基础抓起，制定档案管理工作方案，建立健全档案管理工作制度，完善、配套相关设施，认真细致地全面清理、整理、补充、完善档案资料，分门别类建立干部考察、信访、工资、人事文书档案，整理、规范、健全干部职工个人档案，逐一规范档案管理的基础工作。通过几年的努力，我市系统人事档案管理工作逐步走向科学化、制度化、规范化和现代化，有力促进了系统人事工作的严谨、规范和有效。

一、清理个人档案，确保干部人事信息真实全面。

干部人事档案是干部成长经历的真实反映，是做好干部工作的重要基础和依据。针对以前我市系统干部档案管理不规范，资料进档不及时，部分档案资料缺失严重的问题，2005年，我们确定对全市系统干部档案进行全面清理、整理，并提出了高标准、严要求，制定了档案清理的工作计划，拔出专项经费，添置档案管理设备，合理安排时间，分步、分县全面开展档案清理工作。为达到准确、真实、齐全的要求，在清理过程中，确定专门人员严把质量关，对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别；从2004年来，缺少年度考核、调资、任免审批表等要件材料，对照履历表，认真查找补充；对干部履历表、年度考核表、任免审批表、工资审批表、学历材料、党团组织、公务员登记表等材料，集中时间进行收集；对政审、违纪处分、表彰奖励等特殊性材料，采取本人提供、单位查找、方法进行收集，确保材料收集的完整性。经过大家加班加点、夜以继日的工作，共收集有关信息材料12500余份，整理干部、职工及离退休人员档案2079卷，达到“完整、真实、精练、实用”的要求。全部档案已经分门别类上架归档，所有资料齐全、完整、准确地纳入规范化管理程序，分类编号、排列上架、科学合理，便于随时使用、查询。在此基础上，我们按照中组部《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》，进一步加强了干部人事档案的规范化：一是，建立健全了人事档案转递、缺失材料补充、查阅干部人事档案审签等多项工作制度。二是，按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高了档案管理的规范化水平。以高质量、高标准的干部人事档案为基础资料，健全了人事档案信息管理系统，将我局人员基本信息全部录入系统，进行电子信息化管理，提高了干部档案工作管理效率，推进了干部档案信息化进程，确保了干部人事信息的真实全面。

二、建立干部考察档案，确保干部选拔任用公开透明。

为确保干部选拔任用工作的公开透明，提高干部考察工作成果，详实记录干部提拔使用过程，我们建立了干部考察档案。确定考察资料“谁考察、谁负责、谁收集、谁归档”的原则，对每名干部的选拔任用和班子的考察全部原始资料归档成卷。我们的干部考察文书档案中主要收集了：①干部考察工作的实施情况；②谈话记录；③民主推荐表、民主测评表；④考察报告；⑤考察中重要问题的调查情况及结论；⑥其他能够反映干部考察情况的有关材料；⑦干部个人述职报告。干部考察档案的建立，进一步规范了干部考察程序，约束了干部考察人员的工作行为，为干部考察责任追究制和干部提拔使用提供了详实的依据，从源头上防止和堵塞了用人失察等不正之风，增强了干部选拔任用的透明度。

三、健全的工资档案，确保干部工资待遇准确无误。

工资档案的建立，是关系到我局广大干部、职工及离退休人员的切身利益的大事。我们自2005年9月实行工资财政统发以来，就一直注意收集历年来的工资异动资料。如：统发工资首次启动、每月统发工资的报表、2006年7月工资制度改革、滚动晋级、正常晋档、转正晋级、职务晋升、办理离退休等等工资异动资料，我们按照文书档案装订的要求，按年度均进行了收纳整理，专门建立了所有人员的工资档案。使工资异动做到了“看有理、查有据”，促进了人事工作的公正公开，确保了全市系统干部职工工资待遇的准确无误。

四、建立信访档案，确保干部队伍稳定工作细致有效。

信访工作是确保队伍稳定的基础，针对我市系统历史遗留问题多，上访现象多，屡次上访、无理取闹的问题，我们对信访件进行梳理排查、对本单位内部不稳定因素主动排查、对监管对象进行走访排查，做到对信访情况早知道、早介入、早解决。并把排查出的矛盾进行了归纳，整理，建立了专门的信访档案。信访存档内容中包括了：信访文件、信访人员登记册、信访人员的上访资料、信访接待情况总结、调查总结、信访情况处理结果及每次的回复资料等附件。对立卷归档的资料，力求准确、细致、全面。对重要信访个案资料归档时，将个案原始材料和信访基本情况、承办单位、反馈结果等有关资料收集完整，并在卷首页注明个案名称和归档时间。通过信访档案的建立，保证了信访工作流程规范，办理群众来信、来访、来电均严格按照规定的登记、批办、转递、承办、催办、反馈和归档的程序进行操作，保证了信访处理工作有条不紊、及时高效地进行，为领导决策提供参考依据，消除了大量不稳定因素。

五、规范文书档案，确保干部人事工作资料记录完整。

人事文书档案是记载人事工作的重要依据，是人事工作规范的重要环节。在文书档案管理上，一是实行严格的文书收发管理制度。凡上级发给局的文件，一律先交内勤登记处理交科长签署意见，并及时送局领导阅处，局领导批示需办理的文件，经办人在办公室办理借阅手续，阅后退还人事科。凡是以局名义起草的文件、材料，拟稿人先交办公室统一核稿，办公室从内容、格式、文字、政策法规等方面进行审核后，送局领导审批签发，印后一式二份及原稿一并交局办公室和科里存档。拟稿人负责校稿、装订、分发工作。上级的文件和局内文件在次年的三月底做好装订归档、立卷工作；二是严格文书的立卷归档制度。近年来我们先后整理出体制改革文书资料档案、机构改革文书资料档案、公务员登记资料档案、工人补充定岗资料档案、分年度人事部门文书资料档案、分年度人事报表资料档案等。科长还亲自收集整理了历年来人事工作文件、制度和资料，编撰了《干部管理简明手册》、《组织人事干部简明工作手则》、《常用政策汇总》、《怀化市工商局组织人事政策汇编》等几部工具书，极大地方便了工作，提高了人事工作效率。

档案管理工作的规范，使我们在为干部、职工工作调动、身份确定、工资调整、提拔使用、转正定级、入党以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等手续提供了重要依据；为领导决策、科研和管理等工作服务提供了基础资料，更为我们的实际工作服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。