交通银行会计档案管理办法_银行会计档案管理办法

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湖北省农村信用社会计档案管理办法

第一条 为加强湖北省农村信用社会计档案的管理，保障会计档案的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》和财政部《会计档案管理办法》，结合交通银行实际，制定本办法。

第二条 会计档案是指各行、社在经济业务活动中形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等具有史料价值和查考利用价值的文字、图表、电子等材料的总称，具有原始凭证和参考依据作用。

第三条 各行、社必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条 会计档案归档范围和保管期限

（一）凡是本行、社管理和直接经办的会计凭证、账簿和报表编制业务所形成的业务资料，均属于会计档案归档范围。会计档案分为“会计凭证、会计账簿、财务报告、其他”共四个类目。

（二）会计档案的保管期限，分为永久、定期两种。定期保管期限又分成3年、5年、15年等三类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如有必要可以延长，但不能缩短。

（三）归档范围和保管期限表（见附件）。

第六条 各行、社每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

（一）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，向本行档案机构移交和统一保管；

（二）未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

（三）会计档案的收集、整理和立卷归档工作，应指定专人负责。

第七条 已经使用非纸介质存储保管的会计档案数据，可根据规定不再保存纸质会计档案。但原始凭证、票据、合同等具有法律效力及属于永久保管的资料，必须保存纸质档案。

预算、计划、结算等制度的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第八条 属于国家秘密和商业秘密的文件，档案整理人员应在卷内文件目录“备注”栏内注明密级和保密期限，以免造成泄密、失密现象。

第九条 会计档案的编目编号规则

档案管理部门对业务部门移交的会计档案，应进行统一的分类、排列与编目。编目编号规则为：会计类（KJ）→期限：永久（Y）、定期（D）→日期（8位数字）→机构代号（6位数字）→柜员号（7位）→类目编码（2位）→件号（3位）。

格式为：全宗号—会计档案代号—保管期限—日期—机构代号-柜员号—档案类型—件号。

第十条 “核心账务系统”产生的纸质会计档案的处理。

（一）日常形成的会计凭证类档案，应由事后监督中心指定人员定期将档案交与会计档案库房保管。

（二）其它类纸质会计档案仍需原单位按要求立卷成册，分为按日、按期（月、季、年）装订二类，原则上不得更改装订期限。按期装订的各类会计账簿、会计报表等装订前应检查账户顺序、页数及有关名章等，定期交与会计档案库房保管。

第十一条 会计档案的移交

（一）当年形成的会计档案，可暂由临时会计档案库保存一年，期满后，应移交会计档案库房。会计档案移交档案部门时应编制移交清册，一式两份，档案部门和移交部门各存一份。

（二）已装订或装袋的会计档案，根据介质特点、数据保存要求，定期移交会计档案管理部门，入库保管。交接会计档案应编制移交清册，办理交接手续，由双方负责人监交并签章确认。

（三）移交本行、社档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

（四）会计档案库房对送交的档案清点验收后，应按保管期限、档案种类和网点（部门）登记“已用凭证、账表登记簿”，分别保管，做到存放有序、查找方便。

第十二条 会计档案的保管

（一）各级行、社应设置专用的会计档案库房，实行双人管库。严格执行安全和保密制度，未经批准的其他人员不得随意进入库房。

（二）会计档案库应具备防盗、防火、防潮、防尘、防日光、防有害生物等条件，防止档案被火烧、水浸、虫蛀、鼠咬、霉烂、化学腐蚀、偷盗等，保证其完整无缺。对于电子数据会计档案，还应注意防磁、隔热；应具备必要的加密或保护措施，以防止被篡改、虚构或删除。以磁介质、光盘和缩微胶片保存的会计档案，必须备份并异地存放。其中原件应入钢箱实行双人保管，防止磁干扰破坏。

（三）会计档案库房管理人员要定期进行会计档案的检查，做到登记簿与档案相符，对破损、变质会计档案及时进行复制、修复或其他技术处理，积极采取补救措施。

（四）所有归档的电子账表原则上应在事后监督及电子档案系统硬盘内存储一年。如因数据量大而影响系统正常运行的，必须经会计部门和技术部门对已存储内容进行确认，无误后方能进行导出或清除。但归档的电子档案在系统硬盘的存储期不得少于半年。

（五）经过事后监督归档处理后电子会计档案以及导入的各类电子账表，会计档案管理员定期启动光盘刻录程序进行刻录。储存会计档案的光盘应选用“只读型光盘”，不得使用“读写型光盘”。

（六）已刻录电子账表内容的光盘，其存储期应以该光盘内所存储档案保存期最长的期限为光盘的保存期。

（七）已刻录的档案光盘必须在盘片上或盘片盒上标明光盘内存储电子档案的网点名称、时间、内容、编号、光盘数及分光盘数及刻录人员姓名等要素。

（八）光盘内存储电子档案的时间是指电子账表生成的会计日期；光盘内存储的电子账表的内容是指存储的业务系统账表名称。光盘编号是指每张光盘应按电子账表生成的会计日期连续编号；光盘数目是指每个会计日存储电子账表的光盘数量；分光盘数目是指每个会计日存储电子账表超过一张光盘时，按账表存储顺序的编号。

（九）所有的光盘应按存储电子账表的时间顺序即光盘编号顺序存放；一个会计日存储电子账表超过一张光盘时，该会计日内的光盘应按分光盘数的顺序连续存放。

（十）光盘的刻录、入库存放、调阅等必须严格按照纸质会计档案的管理要求处理。

第十三条 会计档案的销毁

（一）会计档案保管期满，可以进行销毁。由会计部门会同审计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。行、社分管领导在会计档案销毁清册上签署意见。

（二）会计档案的销毁由分行统一进行，会计、审计、保卫和科技（电子会计档案的销毁）等部门共同派员现场监销，销毁情况报告行、社分管领导，同时分别报告当地档案机关和上级管理机构备案。

（三）会计档案保管期满，但尚有未结清的债权、债务关系，或账务上尚未查清，或还需经常查用，或涉及到某项未了案件的原始凭证和有关账表不得销毁，应当单独立卷或另行存储。待债权债务结清、账已查清或案件结束后，再按规定销毁。单独抽出立卷或另行存储的档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管登记簿中列明。

第十四条 营业网点撤销、解散、破产、分立、合并会计档案的处理

（一）营业网点因裁撤或其他原因而终止的，在终止和办理撤销登记手续之前形成的会计档案，应由其上级行、社代为保管。

（二）机构分立后，原机构存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；原机构解散的，会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管。

（三）营业网点合并后，原网点撤销，或一方存续、其他方撤销的，原网点的会计档案应当由合并后的网点统一保管。原机构仍网点的，其会计档案仍应由原网点保管。

第十五条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十六条 会计档案的查阅利用

（一）会计档案一律不准外借，以防止会计档案被替换、更改、毁损、散失和泄密。

（二）内部调阅会计档案和本行、社聘请的会计师事务所等中介机构查阅会计档案，需经财会负责人批准，办理登记手续后，由指定档案管理人员协同查阅。采用网络形式提供会计档案查询的，查阅人员必须经过财会负责人授权。会计档案可提供查阅、复制、下载或打印，但不得调离档案保管部门查阅。

（三）公安、司法、检察机关等法律、法规授权部门因处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有执行公务证、本人工作证及县以上主管部门的正式公文，并由专人负责陪同查阅，不得将档案交给查阅人任意翻阅。查阅人对所需的部分可以抄录、照相或复印，严禁在会计档案上涂画、拆封或将原件抽出借走。

（四）开户单位要求查阅会计档案，须凭单位预留印鉴向开户网点申请，查阅范围仅限于本单位的账务凭证。由开户单位按照规定程序，通过内部传递方式向会计档案库房查询。

（五）会计档案保管部门应建立“档案调阅记录簿”，对查阅日期、单位、人员、查阅内容、等进行记录，并由查阅人签字确认。对于电子档案查阅系统，必须按照相应的系统权限管理原则和内部控制的要求，对查询、调阅、复制、下载、打印等设置严密的准入制度，登记日志，定期检查。

（六）查阅会计档案的公函、介绍信、查阅申请单等，应专夹妥善保管，按期装订备查。

（七）各网点（部门），只能由本网点（部门）指定的档案管理员登录电子账表管理系统，查询本网点（部门）的有关账表。

（八）各网点（部门）因工作原因需要对事后监督及电子档案系统中存储的其他电子账表进行查询的，应向分行会计部门提出申请，由分行会计部门审核并作相应处理。

（九）查阅后需要打印纸质账表的，须经会计部门负责人同意后方可进行打印，打印后应记载备查。打印内容应与查询申请人提交的要求查询的证明所列内容及电子账表管理系统日志记录的打印内容相符。

第十七条 凡发现有私自涂改、撕毁、藏匿等损害会计档案行为的，依照《中华人民共和国档案法》有关规定处置。

第十八条

本办法由交通银行办公室会同会计结算部及其他有关部门解释和修改。

第十九条

本办法自印发之日起施行。

附件：会计档案归档范围和保管期限表

附件：

会计档案归档范围和保管期限表

一、属于永久性保管的会计档案：

（一）年度决算财务会计报告；

（二）资本金、股金及股权明细；

（三）开销户登记簿；

（四）客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单（卡）收据；

（五）账销案存的清单或资料；

（六）会计档案保管登记簿、销毁清册；

（七）有价单证、业务公章销毁清册；

（八）机构变动交接清册；

（九）有权机关查询、冻结及扣划书；

（十）已用凭证、账簿登记簿；

（十一）会计系统数据移植日的所有会计档案；

（十二）会计系统初始环境文本、基础数据维护修改有关记录、文件；

（十三）其他需要永久保管的档案。

二、属于十五年保管的会计档案：

（一）中期财务会计报告;

（二）各表内外科目总账、分户账、卡片账、辅助账簿等总分核算资料；

（三）会计原始、记账、汇总凭证及附件；

（四）联行、代理行往来的各类对账单、确认函及查询查复函等；

（五）各类计息清单；

（六）会计人员交接记录簿、移交清册和资料

（七）会计档案移交清册、查阅登记；

（八）重要单证和重要印章的领发、保管和缴销登记簿、清单；

（九）其他需要保管十五年的会计档案。

三、属于五年保管的会计档案：

（一）下级行上报的中期财务会计报告（月度、季度、半年度报表及附件、说明）；

（二）联行往来清单及查询查复书；

（三）密押代号表使用保管登记簿；

（四）存、贷款单位余额对账回单；

（五）固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片；

（六）客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议；

（七）其他需要保管五年的会计档案。

四、属于三年保管的会计档案：

（一）各级行、社本身及汇总全辖的日计表；

（二）会计系统运行日志；

（三）不定期报表；

（四）会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料；

（五）流水账；

（六）其他需要保管三年的会计档案。

五、各类账户开销户资料，保管期限为账户注销后十年。

六、会计系统开发和修改的文档资料，包括程序、业务需求书、测试报告和评审资料、修改记录等，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后五年。

七、本行、社接收或转发的客户在电子终端发起的电子支付指令所形成的日志文件，保管限期为该客户撤销电子支付业务后五年。

问题：

1、县级行、社是否成立档案库房。

2、事后监督中心的凭证上收问题。目前有的地方事后监督中心未收凭证。