ERP 系统中会计信息系统的地位和作用_erp和会计信息系统

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ERP 系统中会计信息系统的地位和作用

李志强

(甘肃省地矿局第二地质矿产勘查院, 甘肃兰州730020)摘 要: ERP作为一种管理软件, 无论其绩效如何, 都必须通过财务管理方面来体现。目前, ERP在我国实施时间不

长, ERP系统的完善也需要不断积累经验, 同时需要成功企业提供好的做法, 把ERP实施工程中存在的不足予以克 服和改进, 为ERP系统在企业财务管理中的应用开辟更加美好的前景。关键词: ERP系统;会计信息;A IS 中图分类号: F232 1 ERP 系统与会计信息系统(AIS)1.1 会计信息系统发展回顾

会计信息系统的发展初期是以传统的账户结构 为基础构建的。在20 世纪60年代末到70年代初

期, 为了支持生产流程出现了物料需求计划系统, 它 后来发展成包含了物流和资金流制造资源计划系 统。80年代末、90年代初出现了建立在价值链基础 上的ERP(企业资源规划)系统。它的目标是采集 关于所有关键事件的信息, 其核心是在线业务处理 系统, 能实时处理和记录所有业务。分销资源规划 系统则演变为供应链管理系统。

1.2 ERP 系统与会计信息系统(AIS)的内涵

ERP(Enterprise Resource Plann ing)企业资源计 划系统, 是指建立在信息基数基础上, 以系统化的管 理思想为企业决策层和员工提供决策运行手段的管 理平台, 它集信息技术与先进的管理思想于一身。会计信息系统是以计算机为主要工具, 利用现代信 息和通信技术, 对各种会计数据进行收集、处理、存 储和分析, 并为用户提供所需的各种会计核算和财 务管理信息的计算机信息系统。ERP 系统与会计信息系统的关系

2.1 ERP 系统与AIS 系统的联系

2.1.1 会计信息系统是ERP系统的一个子系统 会计信息系统在ERP系统中属于财务管理、会

计核算、会计控制模块, 负责提供企业内部所需的成 本会计、管理会计、责任会计等多维的的会计信息, 以及企业外部主管机关所需的会计报表、资金管理 等信息。ERP中的会计信息系统不仅能完成独立的会计信息系统所提供的总账系统、报表系统、工资 系统、成本系统、固定资产系统的功能, 且更侧重于 管理会计。

2.1.2 ERP系统是集成的会计信息系统 ERP系统运用工作流程技术, 以流程为主轴整

合了企业内部各个功能的作业, 结合最佳实践实现 作业流程优化设计, 使企业的业务流和价值流同步 进行相互联动, 业务处理联动生成会计信息, 使会计 与业务融为一体, 高度集成, 通过业务链触发价值 链, 通过价值链控制业务链, 所以ERP系统又是会 计信息系统的放大与延伸。

2.2 ERP 系统与AIS 系统的区别

ERP系统是集成了业务和财务系统的广义管

理信息系统, 使企业实现了物流、资金流和信息流的 统一, 与会计信息系统相比, 两者的区别主要有以下 几个方面。

2.2.1 集成化程度不同

ERP信息系统采用集成管理技术, 远远超出了

会计信息系统的范围, 它针对企业整个价值链管理, 以资产的全生命周期管理和生产经营的全过程控制 为中心, 而会计信息系统只是其中的一个子系统, 各 子系统一般围绕自身业务设计, 相互间通过访问有 关数据库实现信息共享, 缺乏全局化的系统设计思 想。

2.2.2 信息采集方式不同

ERP系统的信息采集功能分散到各个业务流

程中完成, 企业所有与财务活动相关的部门成为会 计信息的采集部门, 并通过系统各业务流程的端口 进入系统数据库, 并自动完成信息的加工和输出, 财 务信息的信息源与业务系统完全一致, 其唯一性确 保了财务信息的真实、实时和完整。2.2.3 控制模式与侧重点不同

传统会计信息系统是一个信息孤岛, 信息孤岛 之下使其只能简单的运用财务会计等业务处理层的 理论而无法深入运用财务会计之外的其它的分析决 策层的理论。但在ERP环境下是先计划后执行, 控 制是根据业务流程在系统中固化的, 而这些流程又 是按照企业管理制度设计的, 通过系统进行自动控 制, 极大地减少了人为因素, 使会计信息系统能够从 容地做到事前计划, 事中处理, 事后分析, 提高了企 业控制的严肃性和有效性。

2.2.4 系统信息的严密程度不同

传统的会计信息系统, 允许对系统内的未结账 的会计信息进行修改, 甚至可以对已结账的信息进 行修改重新结账, 后期查询只能查到修改后的信息。而ERP系统无法删除或修改已存入系统的信息, 系 统对每个人的每一次操作都留有痕迹, 对数据的管 理高度严密。

2.2.5 信息提供的灵活性不同

传统会计系统只能提供资产负债表、利润表、现 金流量表及其附注。由于精力有限, 过程复杂, 很难 再提供其它信息。在ERP中, 这种局面得到了明显 的改善, 企业决策时, 管理人员不必单凭主观臆断, 会计人员可以提供穿透报表, 以此得出分析结论。ERP 下会计信息系统的地位

3.1 ERP 系统下会计信息系统的建立

3.1.1 构建基于企业价值创造的AIS的多层次目 标体系

会计信息系统的目标是指会计信息处理活动所 要达到的境地或结果。它决定了会计信息系统的性 质、职能、任务和结构。会计信息系统目标的设计需 要回答这些问题: 会计信息的使用者是谁, 会计信息 使用者需要什么信息, 会计信息系统如何提供这些 信息, 所有这些全都依赖于企业价值创造能力, 而企 业价值则是衡量这些活动最全面的标准。由此, 企业外部利益相关者除了关注企业整体 价值外还需要了解各业务单位当前和未来的获利能 力, 企业内部经营管理者也需要掌握所有业务单位 的价值创造情况, 进而优化组织结构, 促使有限的资 源创造的价值最大化。另外, 企业价值还取决于企 业战略决策、公司管理和理财等一系列价值活动。因此, 将反映各业务单位价值、分析各业务单位价值 创造能力、为企业战略提供决策信息作为构建会计 信息系统的第二层目标。

3.1.2 重组会计业务处理流程

流程一般被认为是/ 一系列活动0的集合。会

计的业务处理流程是指为实现会计目标所进行的一 系列对会计数据进行收集、存储、处理、传输和输出 活动, 它涉及这些活动的路径、规则、角色。路径即 信息流动的起点、方向与目的地;规则是对会计对象 处理所进行的一系列活动的定义;角色是对工作岗 位及会计人员作用的安排。传统会计信息系统是建 立在会计恒等式和会计循环基础上, 采用分类技术 方法进行会计确认、计量, 在账簿中记载经济事项价 值的增减变动, 最后输出财务报告。在ERP 环境 下, 这一过程基本上被数据库技术与计算机处理程 序所取代。因此, 构建ERP环境下会计信息系统必 须结合信息技术的特征和优势, 对传统的会计业务 处理流程进行重组, 即围绕着会计信息系统的目标 体系, 以信息技术为重要手段, 从会计信息处理的路 径、规则、角色等方面进行规划, 从而形成一种支持 企业持续改进的机制。

3.1.3 制定先进技术实现策略

构建ERP环境下的会计信息系统必然要打破 对传统的会计业务处理技术架构, 采用先进的计算 机技术来构造会计信息系统的信息处理逻辑结构, 从而建立起计算机化的业务处理流程。从会计数据 处理和会计信息生成的过程考虑, 先进的技术主要 体现在数据库技术与会计信息处理方法类的集合体 的构建上。

3.2 会计信息系统在ERP 系统中的地位

会计信息系统负责收集、加工、存贮、输送和利 用会计信息, 对经济活动进行控制和监督。会计信 息系统是ERP管理信息系统中最重要的子系统, 处 于核心地位, 这是由会计信息系统的以下特征所决 定的。

3.2.1 会计信息系统的完整性

会计信息系统反映了日常业务和管理的全过

程。一个完整的会计信息系统一般包括财务会计和 管理会计两个子系统。财务会计系统一般包括帐务 处理、报表管理、工资核算、材料核算、固定资产核 算、成本核算等模块。管理会计子系统可包括预测、分析和辅助决策等模块。在ERP管理信息系统中 没有哪个子系统的管理信息象会计信息那样自始至 终地贯穿整个管理活动之中, 与其他管理信息系统 各子系统交换数据最频繁、结合最紧密的是会计信 息子系统。

3.2.2 会计信息系统的复杂性

会计管理信息子系统是为管理层提供决策依据的, 所以对会计信息的要求必须及时, 同时它与其他 第16期 李志强: ERP系统中会计信息系统的地位和作用93 子系统的数据交换最频繁。会计管理信息系统接受 各方面的信息, 加工处理后又反馈给各方。它与各 方交流越多, 功能越强, 其内部结构也越复杂。3.2.3 会计信息系统的重要性

会计信息是直接为管理服务的最重要信息。会 计信息系统是整个管理信息系统的核心子系统, 会 计电算化的发展将有力地促进整个管理工作实现现 代化, 会计管理信息系统在管理信息系统中处于无 可替代的核心地位, 它与整个管理信息各子系统既 相互联系又各有侧重。会计信息系统在ERP 系统中的作用

4.1 会计信息系统是管理信息系统的基础 会计电算化是实行电算化管理的基础, 会计信

息系统只有不断完善, 不断向深层次发展, 管理信息 系统才具备开发的良好基础。

4.1.1 电算化会计系统在管理信息系统中发挥着 桥梁作用 会计信息在管理信息系统中的核心地位决定了 电算化会计信息系统的发展直接体现管理信息系统 的水平, 会计信息系统与其他子系统的联系又对管 理信息系统充分发挥其管理功能有直接影响。4.1.2 电算化会计信息系统是开发管理信息系统 的基础

由于会计处理过程规范, 处理方法相对简单, 而

且工作量大, 重复性强, 要求处理准确及时, 因此现 代化管理工作一般都从会计电算化开始, 并不断完 善, 扩大应用范围, 最终形成管理信息系统。4.1.3 会计电算化向深层次发展是建立管理信息 系统的前提

电算化会计信息系统作为管理信息系统的一个

子系统, 只有不断向管理信息系统接收或传递数据, 才能丰富会计电算化的理论, 更好地为管理层提供 准确、及时的财务信息和管理信息, 更快、更高效地 完成预测、分析和辅助决策等各项管理会计的工作, 充分发挥电算化会计信息系统的重要作用, 提高管 理水平。

4.2 会计信息系统的作用

4.2.1 通过会计电算化, 大大加强和改善了会计的 职能

由于受到手工操作技术的制约, 难以提高会计 核算的效率, 原始凭证的许多信息没有办法开发利 用, 使得会计人员只能在事后被动地反映能够用货 币计价的资金运动。实现电算化后, 随原始凭证数 据库的建立和财务管理电算化的应用, 完全能够实 现会计对过程控制和观念总结的会计职能。4.2.2 有利于提高经济效益

会计管理信息系统在管理中的应用, 可堵塞在 财务管理中手工记账无法控制的有形漏洞、无形漏 洞和人情漏洞, 增加了经济效益, 提高了全面管理水 平。

4.2.3 有利于提高管理水平

通过管理信息系统, 可以随时查询, 掌握财务、材料等方面的信息数据, 便于随时采取措施和为决 策提供准确可靠的依据, 为现代化管理发挥重要作 用。业务信息和财务信息是管理极其重要的方面, 能否充分发挥财务部门的管理职能, 很大程度上有 赖于会计核算的深度、广度和时效性。4.3 财务信息系统在ERP 中作用的转变 ERP系统中的财务管理模块的作用已经从事

后财会信息的反映, 实现了到财务管理信息处理, 再 到多层次、全球化财务管理支持的转变, 这些转变具 体体现在如下几个方面。

(1)改善了企业会计核算和财务管理的业务流

程, 如支持凭证的集中式审核, 加快了期末记帐的速 度, 使得财务管理的效率得到提高。

(2)财务系统不仅在内部的各模块充分集成, 与供应链和生产制造等系统也达到了无缝集成, 使 得企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到 反馈, 从而加强了资金流的全局管理和控制。(3)强调面向业务流程的财务信息的收集、分

析和控制, 使财务系统能支持重组后的业务流程, 并 做到对业务活动的成本控制。

(4)更全面地提供财务管理信息, 为包括战略 决策和业务操作等各层次的管理需要服务。ERP作为一种管理软件, 无论其绩效如何, 都

是必须通过财务管理方面来体现。财务管理就象人 的毛细血管, / 渗透0到ERP身体的每一个地方。所 以财务管理工作在ERP软件中是不可缺少的、最重 要的一部分。如果一个ERP软件中没有财务这方 面的管理模块, 那么这个软件就不是真正意义上的 ERP软件。目前, ERP 在我国实施时间不长, ERP 系统的完善也需要不断积累经验, 同时需要成功企 业提供好的做法, 把ERP实施工程中存在的不足予 以克服和改进, ERP系统在企业财务管理中的应用 开辟更加广阔的前景。__