社会保险档案管理的调查与思考_浅谈社会保险档案管理

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社会保险档案管理的调查与思考

社会保险是指国家或政府通过立法形式，采取强制手段对全体公民或劳动者因年老、疾病、生育、伤残、失业和死亡等社会特定风险而暂时或永久失去劳动能力，失去生活来源或中断劳动收入时的基本生活需要提供经济保障的一种制度。它包括养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险和工伤保险，是现代经济社会发展的“助推器”，也是现代经济社会稳定和谐的一种重要的“稳定器”和“减震器”。社会保险档案管理工作,是社会保险工作的一个重要内容，是社会保险管理最基础的工作之一，对社会保险事业发展法制化、规范化有着极其重要的作用。因此，探索社会保险档案工作的特征和规律，建立科学规范的社会保险档案管理机制，以方便社会保险档案的保管和利用,更好地发挥社会保险档案在构建和谐社会中的作用。

一、社会保险档案的含义及特点

社会保险档案是各级社会保险经办机构在办理养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险和工伤保险等业务工作中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和。它真实地记录了各级社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程,主要包括养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案、生育和工伤保险档案。养老保险档案是机关保险处、社保局、农村养老保险处在办理养老保险业务工作中形成的；医疗保险档案是医保中心在办理医保业务工作中形成的；失业保险档案是就业局在办理失业保险业务工作中形成的；生育和工伤保险档案是社保局在办理生育和工伤保险业务工作中形成的。其主要特点是：

1.广泛性。社会保险是以全体国民为对象,其覆盖面是全社会。现在我国的养老、医疗等社会保险措施主要针对城市居民。但伴随着我国社会保险体制的改革,我国参与社会保险的人口将逐渐扩大到农村,最终目标是惠及社会所有成员,每个人在办理社会保险时都会形成社会保险档案。社会保险对象的广泛决定了社会保险档案的广泛性。

2.动态性。每个人在其参与社会保险后,社会保险档案会随着人员的流动而发生关系转移,各项社会保险的缴费情况也会依据人员收入的增减而相应变化,有些社会保险项目（如医疗保险）还会经常发生支用、给付等情况,这些变化情况都要在其社会保险档案中形成相应的记录。社会保险工作的这种动态变化决定了社会保险档案的动态性。

3.权益性。个体的人是社会保险档案的最基本的形成单位,在参与社会保险后,每个人都会形成相应的档案,社会保险档案是个人参与社会保险原始凭证,也是维护个人权益的重要证据。这些档案记录一直要保存到当事人亡故之后。记录一生,服务一生。

4.规范性。社会保险档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在:一是办理活动的规范,即各类社会社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准;二是形成材料的规范,即各类社会保险都有规定有规范的记录卡,登记清册及报表,不论是哪个单位的职工,其形成的相关材料具有一致性。

5.共存性。社会保险工作开始主要以手工管理为主。各社会保险经办机构为

了提高工作效率，方便对参保对象帐户的管理，各自根据本单位业务工作开展的实际，分别建立了参保对象帐户和基金管理的数据库。各社会保险经办机构的工作人员通过社保数据库随时掌握参保对象的情况及资金的来源和发放情况，完成各类报告生成和管理。于是，社会保险工作不仅产生了纸质文件，同时也产生了相应的电子文件，从而形成了社会保险档案在产生时就是纸质、电子共存的事实，而且互为补充。

二、社会保险档案的基本情况

1.社会保险档案的载体形式。

社会保险档案以纸质的载体形式为主，部分档案以电子文档的载体形式存在。

2.社会保险档案的来源。

社会保险档案以自己形成为主，部分档案为劳动人事部门抄送件和企业移交来的职工个人档案（企业改制和企业职工退休、退职后移交到社会保险局的）。

3.社会保险档案的管理体制及方式。

社会保险档案工作的管理体制实行的是统一领导，分级管理，即劳动和社会保障局负责全区社会保险档案工作的指导和监督，各社会保险经办机构具体管理本机构的社会保险档案。各社会保险经办机构在社会保险档案管理方式上以分散管理为主，即办公室管理文书档案，其他股（室）管理各自形成的相关业务档案；电子档案以数据备份的形式保存在电脑中，部分电子档案形成了纸质档案，实行了“双轨”制管理。

4.社会保险档案的主要内容及成分。

社会保险档案的内容有四个方面：一是养老保险方面，主要包括参保登记管理材料（用人单位社会保险登记、变更、注销和年检材料等），参保人员申报、审批及信息变更管理材料（参保人员花名册、情况表、缴费情况、劳动合同、调函、工资收入登记、基数确认、离退休、退职人员信息登记及养老金调整审批等材料），个人帐户和稽核管理材料（职工基本养老保险个人帐户转移情况、一次支付审批、对帐单情况反馈表、稽核情况记录、执行情况反馈单等材料）、退休、改制企业退职个人档案、养老保险基金会计资料；二是医疗保险方面，主要包括参保登记管理材料（用人单位社会保险登记、变更、合并、分立或注销材料等）、单位及人员信息变更管理材料（用人单位职工花名册、工资表、职工变动材料、医疗照顾人员认定材料等），医疗管理材料（医疗审批、定点医疗机构管理材料、费用及资格审核材料等），基金征缴管理材料（参保人员年度收入申报登记材料、参保人员缴费基数变更材料、单位职工基本医疗保险个人帐户清算材料及相关证明材料等），医疗保险基金会计资料；三是失业保险方面，主要包括参保登记管理材料（用人单位社会保险登记、变更、合并、分立或注销材料、失业保险关系转迁相关材料等），参保人员管理材料（用人单位人员名册、职工增减变动材料、职工信息材料、职工缴费信息修改或补缴相关材料等），审核认定管理材料（失业保险缴费情况材料、参保人员失业保险关系转迁相关材料、视作缴费年限的证明材料、失业保险缴费终止相关材料、申领失业保险金的相关材料），待遇支出管理（按月接受失业状态确认的证明材料、申领重病补助、生育补助、丧葬抚恤

金、职业介绍补助、职业培训补助、其他失业保险待遇的相关证明材料等），失业保险基金会计资料；四是工伤、生育保险方面，主要包括参保登记管理材料（参保单位登记材料、参保人员缴费情况、增减情况材料等），审核认定管理材料（职工工伤、生育费用支付申请材料、职工丧失劳动能力程度鉴定书、职工工伤、职业病致残程度鉴定书、工伤、职业病事故呈报表、工伤认定决定书、职工生育认定证明等、职工工伤、生育费用审核、附医疗费用清单及收据等），工伤、生育保险会计资料。

5.社会保险档案的整理情况。

各社会保险经办机构的档案都是由各业务股室根据自己的工作需要进行了初步整理，即将不同类别的社会保险档案装订成一卷或多卷，没有统一进行鉴定、编目，卷皮封面项目填写也不齐全规范，而且整理方法各异，没有系统性和科学性，管理和利用极不方便。电子文件应归档的没有整理归档，只是进行了备份管理。

6.社会保险档案的利用情况。

社会保险档案直接涉及到社会每一个人的切身利益，因此，它的凭证价值异常突出，利用率很高。现在利用社会保险档案的主要社会保险经办机构、单位职工和社会群众。其目的主要是查询相关政策，查证个人信息等，为公开、公平、公正解决群众的利益问题和顾虑起到了决定作用。

三、社会保险档案工作中存在的问题

社会保险档案在整个社保工作的具有非常重要的地位,它是实现社会保险信息交流与共享的保证,是人民群众维护其合法权益的重要凭据,也是社会保险部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。社会保险档案管理应与社保体制发展相适应,并能促进社保事业的发展。但是,从调查的情况看，我区社会保险档案管理工作中存在许多问题,这些问题将会影响了我区社保事业的健康发展。具体表现在以下几个方面:

1.社会保险档案管理工作机制不健全，职责不明晰。现在各社会保险经办机构都没有健全、职责明晰的档案工作机制。有的单位虽然设立了本单位的档案机构（如社保局、就业局），也落实了分管、主管和具体的工作人员，但是在具体的工作中履职不到位，对本单位的档案未实行统一管理，各门类档案分散保管于各个部门，形成多头管理问题。且管理方法各异,没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。

2.缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准,职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》,而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要。因此，各社会保险机构的档案管理无标准和规范可执行，只有根据自己工作的需要和经验，参照其他门类档案管理模式，对自己保管的档案进行必要的管理，造成管理方法不统一。特别是在社会保险档案整理中，该归档的没有归档，不该归档的却归档，分类、编目、排列没有科学性，随意性大，致使社会保险档案难以齐全完整和档案保管资源的浪费。

3.档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。档案管理人员素质急需提高。

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。现在各社会保险机构虽然都配备了兼职的档案工作人员，但是他们都是身兼数职，平时工作都较多，难以抽出多的时间用于档案管理工作；而且他们的档案业务知识贫乏，难以切实履行监督指导的职责。已经建立的档案室（如社保局、就业局）设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准。他们档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进社会保险档案管理方面下功夫不够。

四、加强社会保险档案管理工作的建议

针对上述情况，作为档案行政管理部门和劳动与社会保障部门，应该根据社会保险档案的特点和社会保险工作的发展,加强监督和指导，不断改进和完善社会保险档案工作。建议采取以下措施：

1.加强宣传,加大投入。在全社会加大社会保险档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保险档案工作的重要性和相关的档案法律法规,提高每一位公民的社会保险档案意识和档案法制意识,引导社会人依法办理社会保险档案事务。积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持,加大人、财、物的投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张、保管设备简陋等实际问题,为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。

2.明确职责，完善机制。根据现在社会保险工作的特点和管理机制，社会保险档案工作必须坚持统一领导，分级管理的原则，切实建立起有人管，有人抓的集中统一管理的社会保险档案工作机制。劳动和社会保障局应该加强社会保险档案工作的领导，把所属社会保险经办机构的档案工作列入本单位工作规划和检查、考核、奖惩内容。各社会保险经办机构必须落实分管领导，把档案工作纳入本单位的工作计划和议事日程，切实解决工作中的实际问题，在人员、设施配备、经费、库房等方面给予保证；建立和健全本单位的档案工作机构，把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，严格检查和考核。

3.统一标准，规范管理。要充分发挥社会保险档案在构建和谐社会中的作用，就必须实现社会保险档案的规范化管理，努力促进社会保险档案信息资源的整合与共享。而要实现社会保险档案的规范化管理，其根本就是要统一社会保险档案的业务标准，即针对社会保险档案的收集、整理、保管和利用各工作环节制定出操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范。特别是社会保险档案的归档范围、保管期限的划分和整理要详细规定，严格统一。归档范围可以参照社会保险档案的主要内容及成分中所述归类细化。由于社会保险档案的价值特征是以凭证价值，维护个人权益为主，其保管期限宜划分为永久、长期和短期。参保登记管理方面的材料宜作为永久保管；参保人员信息管理、个人帐户管理、医疗管理、审核认定及待遇支出管理等方面的材料宜作为长期保管；个人帐户稽核、清算及相关证明等材料宜作为短期保管。由于社会保险档案具有动态性的特征，参保单位和参保人员的档案宜以一个参保单位、一个人头为保管单位进行整理。每一个保管单位的档案按归档范围将文件收集齐全，按申请审批过程中材料形成的时间先后顺序排列并编件号，填写归档文件目录和备考表，然后放在一个袋或夹(盒)内，不用装订，开口管理，以便随时补充新材料。档号依参保登记号进行排列编目。

其他性质的档案按其性质和特征分类组卷，统一编目，集中管理。社会保险电子档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，按照《四川省电子文件归档与管理暂行规定》进行归档管理。社会保险基金会计材料的整理按照《会计档案管理办法》进行整理和管理。

4.整合资源，信息共享。社会保险档案形成于各个社会保险经办机构，总体上来讲，其保管形式是分散的。但对于参保人员个体而言，其“形成”的社会保险档案应该是系统的。这就要求社会保险档案的保管必须集中统一，系统化。这不但能满足参保人员个体对社会保险档案的系统利用，而且也能完全满足社会保险经办机构和社会其他方面（如民政、商业银行、公安）对社会保险档案的系统利用。因此，在规范管理社会保险档案的基础上，全力整合社会保险档案资源，构建社会保险档案利用平台,以最大限度实现社会保险档案信息资源的共享，从而为建设统一的社会保障档案信息中心奠定良好的基础。一是建立社会保险档案目录检索中心。各社会保险经办机构将本单位所有档案的目录编制为三份，一份自己留存使用，一份交劳动和社会保障局保管并向社会提供使用，一份交档案馆保管并向社会提供使用。二是加快社会保险档案管理的信息化建设。以社会保险档案全文数据库和多媒体数据库建设为基础，加快社会保险档案数字化进程，逐步实现社会保险档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。同时，利用计算机网络,按照《档案法》中有关档案利用和公布的规定以及《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定，在网上公布有关社会保险法律法规、政策和相关信息，让社会民众和其他各方面查阅社会保险政策，了解社会保险工作状态；通过网络平台，还可以实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付,实现无纸化办公,提高工作效率;用户也可以通过社保档案信息中心的网站,输入自己的社保号就可以查询到自己的社保缴费等情况,轻松完成缴费、支付等所有的工作环节。从而，进一步推动社会保险工作的法制化管理、规范化管理、人性化管理。

（作者：广安市广安区档案局郑政）