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XX县烟草专卖局(分公司)档案工作规范化管理晋升省特级情况汇报
各位领导、各位专家：
今年年初，在 “省一级”基础上，我局（分公司）继续坚持把档案管理工作纳入重要议事日程，做到常议常抓，提出了“全面提高档案工作管理水平，确保局档案管理晋升省特级”的工作目标。为此，我们对全局档案管理工作进行了认真的摸底自查，邀请市、县档案局专家现场指导，针对薄弱环节，一次又一次地进行整改，努力把档案工作推上一个新台阶。经过一年来的努力，我局的省特级达标准备工作已基本就序，现将有关情况汇报如下：
一、基本情况
自成立以来，我局领导高度重视档案管理工作，配备了专、兼职档案管理人员，落实了档案管理专项经费，逐步规范档案管理工作，1995年被评为省一级。近几年来，我们进一步加强档案管理的基础建设、组织建设和制度建设，档案管理工作实行了制度化、规范化、标准化，机关档案在管理水平和利用效率上得到了大幅度提升。2010年4月，我们顺利通过了档案规范管理省一级复查验收。今年以来，为实现邵阳市烟草系统“所有县级局档案管理工作晋升省特级”的工作目标，我们在上级主管部门和市县档案部门的大力支持下，又抽调精干力量组织工作专班对机关各门类档案按机构进行
重新分类整理并录入计算机，实现档案管理、查询、利用微机化、自动化。目前，我局共存储各门类档案、资料5271卷（盒、册、张、件）。其中：文书档案共有248卷（盒），（永久保管1984—2000年的52卷，2001—2010年的34盒。长期保管1984—2000年的47卷，2001—2010年48盒。短期保管1984—2000年的16卷，2001—2010年51盒）；会计档案2258卷册；业务档案2387卷，基建档案22卷；声像档案143张（盒）；人事档案70盒；图书资料153册；共录入微机8000余条，做到了组卷合理，保管期限划分准确，卷内文件排列有序，目录清晰，案卷标题明确，装订规范整齐，为促进XX烟草“卷烟上水平”起到了积极作用。
二、主要做法
（一）创新机制，团队聚力
为切实加强对档案工作的领导，我局（分公司）党组坚持把档案工作列入重要议事日程，作为规范化、精细化、痕迹化管理的一项主要基础性工作来抓。成立了以单位一把手为组长的档案管理工作领导小组，分管领导任副组长，各部门负责人为成员；同时各部门明确一名兼职档案员，从而形成了以机关档案室为中心，各部门兼职档案员分工负责的管理网络，营造了一个上下贯通、前后互融、左右相连、纵向到底、横向到边的档案工作新格局，为有效开展档案工作提供了可靠的组织保障，有力地推动了档案工作的全面落实。
针对过去旧机制中仅档案部门“单兵团作战”，其他部门“壁上旁观”，导致档案资料收集不及时、整理不齐全的状况，我局（分公司）有效灌输团队理念，建设档案管理团队体系，培育团队精神，变“单兵团作战”为整体推进，把档案管理工作按人事档案、会计档案、专卖档案、销售档案、文书档案等进行分类，各业务部门均设立一名兼职档案员，负责对口档案的整理，逐月分类，按季复整，半年上缴，全年归档。此举极大地提高了各类档案的收集、整理、立卷工作效率。
（二）规范运作，精细管理
档案工作是一项程序烦琐、内容系统、操作严谨的工作，因此，我局（分公司）从五方面着手力促档案规范运作、精细管理。
一是加大投入，改善设施。在硬件建设上，我们实现了办公室、查阅室、档案室三分开，配备了防盗门窗、空调、除湿机、温控仪、防磁柜、消毒柜、保密柜、装订机等设备，购臵了计算机档案管理软件，实现了微机、复印、扫描、刻录、打印一体化。值得一提的是，我局原三楼档案室总面积仅40平方米，为实现省特级升级目标，党组班子果断决定，诚邀市县档案局专业人员对档案室进行设计指导，将该档案室搬迁至六楼，并扩建装修成100平方米的综合档案库房1间、30平方米的陈列室1间。
二是加大培训，提升素质。为提高档案工作人员的业务水平，我局（分公司）坚持“请进来，走出去”的方针，一方面专门聘请地方档案部门的专家为技术顾问，进行业务指导，并集中进行了相关业务培训；另一方面组织有关人员赴
档案工作先进单位参观取经，开阔眼界，增长见识，提高了档案管理员的综合素质和业务能力。
三是建章立制，编绘检索。为使档案工作有法可依、有章可循，我局（分公司）根据《湖南省机关档案工作规范化管理评估内容及评分细则》的要求，制定了《XX县烟草专卖局（分公司）档案目标管理申报省特级工作方案》；根据《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，先后建立健全了《档案库房管理制度》、《立卷归档制度》、《档案资料查阅利用制度》等一系列规章制度，并根据新的归档方法，重新修订了《XX县烟草专卖局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确保了档案工作的顺利开展。同时根据实际需要，建立完善了案卷目录、全引目录、全宗介绍、文号索引等检索工具，极大的提高了档案的检索效率。
四是及时归档，严格保管。我局（分公司）始终坚持高标准、严要求把好档案入库关，每一份档案资料，均由兼职档案员初次把关，而后由档案室工作人员进行验收，不符合要求的档案不准入库，退回补充、纠正，直到达到要求为止。为了保管好、维护好档案，除了采用设备进行防盗、防火、防尘、防潮外，还做到了四勤：即勤察看、勤整理、勤回收、勤修补，使档案达到了不散、不乱、不丢、不坏，有力保证了档案的完整和安全。
五是信息管理，推进“数字化”。2009年至2010年，在单位领导的重视和支持下，档案室及时配臵了符合档案软
件要求的硬件设施，安装了《紫光档案信息管理系统》软件，完成了2006年以来OA系统所有文件的数据转换，并对国家和社会有保存和利用价值的电子公文等电子信息，进行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范、安全保密。今年3月，我们在市、县档案主管部门的大力支持和指导下，从机关各部门抽调人员对历年来的档案进行重新整理、编目，并对2001年以来的的所有永久和长期（30年）档案进行扫描和挂接，录入微机条目8000余条，实现纸质档案与电子档案应用同步，逐步将档案管理工作推向了“数字化”的快车道。
（三）立档致用，促进发展
档案记载了历史，如实地反映了企业发展的轨迹，以史为镜，可以指导当前和未来的工作走在正确的轨道上，是推行痕迹化管理的重要支撑。档案如不加以应用，那么就失去了工作的实质和意义。我局（分公司）始终把“实事求是，尊重历史；立足现在，营造未来”作为档案工作的指导思想，注重以“利用”为中心，一方面积极开展档案信息资源开发利用，编纂了《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《XX烟草志》、《历届领导名录》等编研资料和拍摄了《烟叶生产专题宣传片》《优秀基层单位创建宣传片》DVD/VCD专题资料；另一方面档案管理还为企业经营决策、基础管理等提供了有力保障，在今年全市系统固定资产清查时，我局（分公司）发现2002年建成的机关大楼的房产证未予办理，机关档案室积极协助办公室抓好此事，对照国土部门办
理证件相关要求逐一查找用地审批文件、竣工图纸等原始资料，促使本单位在最短时间内补办房产证手续。
在晋级的准备过程中，我局（分公司）得到了市局（公司）和市、县档案部门的大力支持和指导，尤其是县档案局多次派出专家现场指导，并及时提出了许多宝贵意见，为档案工作的晋级指明了方向，在此，我代表县局（分公司）党组表示衷心的感谢。
通过开展档案管理升级工作，极大地提高了机关档案管理工作水平，但还存在着一定的问题。一是档案资料特别是在照片、实物资料的收集上还需要加大力度；二是档案管理自动化水平还需进一步提高。针对上述问题，我们将以这次档案升级工作为起点，进一步提高认识，强化管理，迎头赶上，做好档案管理的保管、保护和开发利用工作，发挥档案的历史借鉴和教育作用，促使XX烟草档案工作向更高目标迈进，为实现XX烟草又好又快发展做出新的贡献。
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