办公室复习资料_办公室管理复习资料
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办公室含义：处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。是提供工作办公的场所，不同类型的企业，办公场所有所不同，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成，在办公室适合放些对人和工作氛围有帮助的东西，如花，画等。办公室，还可以指一种机构，如区委办公室、区政府办公室、党校办公室等，是一个单位对外的窗口，对内协助领导工作的机关。办公室事务管理特征：服务性，分散性，专业性，主动性，繁杂性。办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。
办公室实务指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又称为文秘工作或文秘人员工作。
我国文秘工作主要包括：文书撰写，文书制作，文书处理，档案管理，会议组织，调查研究，信息资料，信访工作，接待工作，协调工作，督察工作，日程安排，日常事务，办公室管理，其他临时交办的事项。
国际文秘人员工作主要包括：以速记记下上司交待的事
项，执行上司留在录音机中的吩咐，档案管理，阅读并分类信件，以电话往来维持和外界的良好公共关系，替上司定约会并做好记录，按上司的口头或书面指示完成信函，在权限内按自己的意思发出信函，按待来访宾客，替上司接洽外界人士，自动处理例行的事务，为上司安排旅行或考察，替公司宾客订饭店的房间，订机位，发电报，打电话等，准备好公司要公开的资料，替上司收集演讲或报告的资料，协助上司准备书面的财务报告，研究报告等，整理并组织好粗略的资料，替上司保管私人的，财务的或其他的记录，协助上司申报所得税及退税，督导一般职员或速记员，安排会议事务，并做会议记录或纲要，复印资料。
我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理，通讯事务，电话，信函和邮件处理，执行上司交办事项，照料上司身边的琐事，接待宾客和员工的来访，记录上司指令及会谈，文员的工作方法a请示方法与报告方法b计划方法和总结方法c受意方法d传达方法e进言方法f变通方法和挡驾方法g分工方法与合作方法 请示方法与报告方法-请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予批示或授权 B请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，上司书面批复，以示慎重，也可以备日后查证，一般的事，事务性的工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示，紧急的事，文员可先作口头靖示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。报告内容，一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导二是，工作中发生的重大的问题让上司及时作出处里，三是合理化建义，供上司改进工作时参考四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地适地进行，以免干扰上司的工作报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议各方案，供上司选参与计划方法和总结方法：1要有科学的明确的工作计划，工作目标、内容步骤、方法、标准完成的时间。2分清轻重缓争，决定工作次序，有条有理地去进行，受制约的工作应置于前，自己支配的工作置于后，重大的工作优先考虑，集中精力去做，日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定的余地。总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训，从时间、规律上进行受意方法指文员接受和领会上司意图。两种受意：一种直接受意指领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。另一种间接受意指上司在平时随便交谈情况下或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。受意会议内容，打印文稿及表格，收集及整理各种信息，保管办公室设备及用品，外出办事，如银行，邮局，税务所等。
办公室环境布置的目的：1创造舒适而又工作效率高的环境
2、塑造组织形象3建立挡驾制度4有利于保密工作
办公室布置的内容与要求1办公室的配置a小办公到-上司的办公室应该是靠里面，文员的办公室应该紧靠上司办公室，打字复印间应离上司的办公室现远一些，以免噪音干扰，接待室会客室则应靠近楼梯口，客人进出比方便b大办公室-中间或窗边留出走廊，大部分空间隔成3-4米的个人工作区，每个人的工作区有自己的桌椅、橱和配套设备用品。隔板高约1.5米,使办公室人员坐着相互看不见,免得干扰,站起来可以相互招呼,上司的办公室应置于办公室最里边,用玻璃隔开,上司可以监督员工工作状况,但不受干扰C公寓室办公室-一般将进门客厅作为接待室或文员办公室,里间的卧室作为上司的办公室或会客室2-照明一般来说要尽可能采用自然光照明,注意光线不能太强,必要时可以用百叶窗窗帘来调节采光3色彩搭配颜色对人心理及生时上都有影响,因而色彩是决定环境的重要因素之一,色彩的搭配是以颜色的效果造成舒服和愉快的气氛,应适当地利用颜色交果,壁如室顶墙壁地板家具的色彩自然柔和的搭配,暖色或冷色或中间色,基调统一,反差不要太大一般天花板用白色,墙壁用淡色,这样就可保持心情愉快,减轻工作疲劳,减少眼眼疲劳提高工作效率4隔音-5空气调节6盆挂画等-植物能消除疲劳也能增加注意力持续力办公室最好放置一些花卉盆景,但早晚要注意透风.格调高的挂画也能调节情绪
文员公办室的布置a文员坐在办公桌旁面对桌子伸直双臂,再双手合拢在高于桌面15cm左右画弧表,手臂所能覆盖桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品b电话一般安装在左边电脑一般放在桌子的右边或放在右边的电脑桌上c准备一些敞开的文件夹,可以存放需要翻译的资料待上司签署的文件已阅读的文件,处理完毕的文件各资料,在文件夹上贴上相应的标识d各种笔胶水剪刀回形针印盒等文具分门别类放在文具用品盒内,记住用完归回原处参考书应该放在桌子上面或伸手可能拿得到的抽屉里e办公桌抽屉里的物品摆放要注意整齐东西不要放得太满,且要经常清理,应该有几个带锁的屉用了放零用现金保密的东西和私人物品f办公室内各种类型的文件柜,要分门别类安放文件资料物品,贴上标识g如果用架子,把容易倾翻的化学液体墨水放底层，纸张较重的东西放下面的几层，较小的东西放盒中，放稍高的层面上h每天下班前，要整理好自己的办公桌把文件资料收好，要仔细检查电脑复印机空调开关是否关上，抽屉橱锁好，确保万无一失。
办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。
简要阐述文员工作的三个步骤相互关系如何？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，在事情没有开始前要先做好计划，充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，是按照计划从事工作的阶段，这个阶段检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，是通过评估，研究工作是否按照计划实施，是否达到了预期，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员管理时间的方法1.定好目标，把想做或需要做的事情写下来；2.作出选择，按重要性的程序把目标排列出来；3.计划你的时间，对每一项工作作出安排，定好最后期限，使用日历、计划表、检查表等手段。4.把工作分配给助手去做，这样你就有更多时间处理重要的事情。5.学会谢绝浪费时间、无关紧要的不速之客。6.尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做。7.提高交流效率，避免重复对话和返工。8.避免和同事浪费时间、毫无意义的闲聊或争吵。9.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务。10.第一次做一项工作时可以稍微慢些，因为重新做一遍会花更多的时间。11.把可以同时做的事情集中在一起，比如把所有要跑腿的事情放在一次做。12.开始工作之前要做好准备工作，这样就不会因为遗忘某事而致中途停顿。13.利用间隙时间计划一下将要做的事情，如不挂断电话等人时。14.根据你的体力安排工作，精力最充沛的时候做最难做的工作。15.简化工作，如用电子邮件代替打电话通知。16.利用好现有的技术等，使枯燥而费时的手工操作变得轻松简单。
文员接听电话的方法（1）电话铃响二至四声就应接听（2）接到电话首先应传必要信息（3）如果上司不在办公室，文秘询问来电者详细资料，并告知他要找的人不在（4）即便收到通话方极大责难，也要保持耐心和礼貌（5）通话结束要流露态度友好、谢谢。
文员打出电话的方法（1）自报家门（2）替上司拨通电话，让要找的人先接着电话，然后找上司听（3）应迅速回电，并监督上司当天回复（4）如果回电不通，切记再联系（5）督促上司准时打电话给上级（6）除非万不得已、不要打给行车中人（7）通话时要听清楚对方说话内容（8）与忙人开始长谈前，应问对方是否方便（9）不要在工作时间同打电话来的朋友闲聊（10）打电话给外地的人，并请求协助，因费用昂贵，应先确定他是否应该回你电话（11）通话中当需要对方等候，应说“我去查一下，请稍等”（12）替上司传达不利消息，要立即行动（13）传达上司的信息要有分寸。从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同：同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步
简要回答邮件分拣的一般标准？答：1.按照收件人的姓名分拣；2.按照邮件的重要性分拣；3.按照收件部门的名称分拣。方法要做到：a备好记录本，记录下指示要点。b意倾听用心判断指示的用意。c要时可以提问直至明了意图为止，但不要打断谈话。d有不同意见可以公开提出，但要言之理，并要注意方式，态度。e受指示后要不失时机地贯彻实施传达方法：正式传达，非正式传达传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。正式的传达由文员在正式的场合宣读文件，或口授上司的指示，非正式的传达即由文员有意识地身传达对象透露主要精神，所谓的吹吹风，重要的文件或口头指示，应不折不扣逐字句地传达，非正式的也不容许任意发挥，以上司的口气讲话，传达方法要做到：a达不走样，不可夹进自己的意见。b要时可形成文字材料，照本宣科。c果有些指示不便直说可以根据上司授意，只传达大致意思。d意保密，不可在普通电话，普通函件里传达有秘密内容的指示。e要的指示应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。
进言方法：进言是指文员主动对上司提出的意见建议批评或规劝，它不同于工作上发生疑难或处理权限问题面提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求面作出的汇报
变通方法：通常情况下，文员必须照章办事，但是在特殊情况下，文员可采用变通方法，录活从事，重大紧急的事，可以越级请示，甚至先处理再报告，来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊照顾或临时安置，对于新情况新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，上司又没有明确指示，文员可参照有关政策，作出合于是情理的处理挡驾方法：对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝，挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力有效的进行工作，便是要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则，文员没有必要把正真原因告诉对方，只需要礼貌委婉地达到阻挡拒绝的目的既可：。邮件的拆封要注意几点：（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。（2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，这样才能保证寄信人及时收到回信。（4）信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分。如发现名称或数量不附，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系，争取事情的妥善解决。信件里的证件、现金等要专项登记和保管。（5）有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致，记住没有订购的东西不能签收，不能够接受的东西也不能签收，以防止有欺诈性或破坏性邮包。如果物品有质量等问题时，要及时与对方联系。在移交物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。（6）有些单位，如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可以用手工方式填写，表明收到时的年、月、日、时或分。（7）文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给上司，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等，而一般的公务性信函可以经文秘人员处理后呈送。（8）文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题（如在信纸边上注明“参阅某卷宗”、“可与前信印证”等），也可以将信中的要点摘录下来以供参考。文秘人员还有责任提供上司回信时的参考资料。（9）收到的广告等邮件，不必交给上司，一般可以作为废纸处理，但有关行业、产品的资料应保存好，或交给有关部门。（10）有些邮件可能误投到文秘人员手里。如果文秘人员不知道转递地址，应该把错误的地址划去，在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。如果误拆了非本公司的信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好并退回去。
上司不在时邮件的处理：1.把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人已收到，告诉对方何事得到答复.2.上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理，应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间.3.上司授权处理一些应由他处理的邮件，应在全面掌握情况的基础上慎重办理，在回信上签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目.4.如果邮件很多，还可以制作邮件摘要表.5.如果上司习惯于每天给办公室打电话，应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下随时向上司汇报.6.如果上司在临走时留下通讯地址和电话，在处理邮件时遇到棘手的事情，应几时请示.7.把寄给上司邮包连续编号.8.可以把积压的信件分别标示，放入纸袋，如标上“需要签字的信件”需要处理的信件等
简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则？答：收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。分送的基本原则：1.属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；2.属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；3.分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；4.便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；5.在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表？答：日程安排计划表的种类：（1）年预定表（2）月预定表（3）周预定表（4）日预定表
1.年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。2.月预定表、3.周预定表、4.日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活
印章的种类：单位印章 套印章 钢印 领导人签名章 其他印章（会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、封条章）
印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？答：印章的使用的主要形式为： 1.落款章；2.更正章；3.证见章；4.骑缝章；5.骑边章；6.密封章；7.封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：1.落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。2.骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。3.更
正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。内宾接待程序：接受任务—了解来宾—制订计划—预订食宿—迎接来宾商议日程—安排会谈—陪同参观-送别客人-接待小结
外宾接待程序：接受任务—了解来宾—制订计划—预订食宿—欢迎来宾--商议日程—礼节性拜访—宴请—正式会谈—签订协议书—陪同参观游览—互赠礼品--欢送客人-接待小结
按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义？答：类型：1.按问题特征立卷；2.按作者特征立卷；3.按文种特征立卷；4.按时间特征立卷；5.按地区特征立卷；6.按通讯者特征立卷。按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。
通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义？答：1.通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；2.通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；4.利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；6.将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7.通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。
会议记录内容与写法应注意一下问题：（1）会议记录的内容有：会议名称，会议记录人的姓名盖章，会议的经过情形及结论，相关资料，下次会议预定的日期;（2）会议记录的写法，应该注意事项:①以决定事项的重点，逐项列出较易明了;②要主要的是，需写设呢议题，以怎样的顺序提出，这些议题是什么人发言，有什么答复，表决结果有没有定案，这些都要简要地写上;③需写正确，写清楚，简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合？口头语言的基本特征是：（1）语音所过就立即消失，但语言让人明白了（2）有重音，一句话强调的重点不一样，这些强调的成分，在口语中都是通过重音表达的（3）有歧义，则需对方确定（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。敬语应用的一般针对场合：（1）年长或比自己辈分高者（2）具有较高职务，职称或社会地位高者（3）给自己恩惠者（4）有求于对方，或希望得到对方帮助或好感者。文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报。进言具有的意义和作用：1.参谋作用。2.补缺作用。3.增进关系作用。进言方法:a适事，b适时，c适地，d适度。
来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？答：受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单要注意会议内容有无疏漏之处，客观地记录内容，不可写记录者的主管感觉，用客观意识去影响记录内容。
文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：会议记录包括事项如下：a、会议名称；b、会议记录人的姓名、盖章；c、时间（开始时间、结束时间）；d、会议地点；e、议题；f、主持人、主席；g、出席者名单；h、会议的经过情形及结论；i、相关的资料；j、下次会议预定日期。提高会议效率可以有哪些做法？答：要提高公议效率注意以下几点：（1）遵循法律法规；（2）全理确定会议目标；（3）确定必要的与会者；（4）减少会议数量；（5）缩小会议规模；（6）简化会议程序；（7）缩短会议时间；（8）控制会议经费；（9）分析会议成本
电视会议是一项新兴图像通信业务，虽然双方远在天边，却可以面对面地交谈共享文件，图表，录像等资料，交互式电话会议是一种方便、省时、搞笑的会议形式，单位或个人任意一部话机上组织多方的国际。国内或本市的电话会议，两者与一般会议，区别并非现场，不需要准备场地，大量的会议工作的准备
交互式电话会议是电信部门开办的一种召开电话会议的新形式。设备所在地的客户可以利用它随时随地召开某个电话会议，参加会议人员可以是本市、本省、国内或国际的任何一个公用通信网上的用户。该用户既可用普通音频电话机也可以用移动手机，只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码，即能参加会议，且可以同时发言，自由交谈。交互式电话会议业务适用于管理总结会、紧急讨论会、项目研讨会、培训咨询会、信息交流会、定期例会、突发事件现场会、家族聚会等各式各样的会议。
卫星通信是地球上的无线电通信站间利用卫星作为中继而进行的通信。卫星通信系统由卫星和地球站两部分组成。卫星通信的特点是：通信范围大；只要在卫星发射的电波所覆盖的范围内，从任何两点之间都可进行通信；不易受陆地灾害的影响；只要设置地球站电路即可开通；同时可在多处接收，能经济地实现广播、多址通信；电路设置非常灵活，可随时分散过于集中的话务量；同一信道可用于不同方向或不同区间。了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方：答：1.基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2.两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3.各自的优劣：电视会议——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。交互式电话会议——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高
应这样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访：应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生唔会并诚恳地看着对方的眼睛致歉。（1）上司正在开会时：让您旧等了，抱歉：他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？（2）上司繁忙时：真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事，您看这样好不好，改日在与你联系，实在麻烦抱歉”。（3）上司即将外出：对不起，某某（上司）已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面，我们上司说让您白跑一趟，真不好意思，能不能由我转达留言，我叫XX是他的文员，然后讲留言记录下来。（4）远道来访或有重要事情的来访：先告诉来访者，他（上司）即将外出（理由）...再去通报上司，若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉、让您久等”某某急着外出，但他请代理人与您见面，请往这边走...使对方能充分了解情况
。简要阐述社交话题的选择？答：合适的话题包括：1.谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；2.一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；3.显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；4.比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；5.积极、健康的生活体验的话题；6.风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括： 1.应当忌讳的话题。如个人私生活等。2.令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。3.过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。4.自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。5.夸耀自己的话题。6.庸俗的、色情的话题。7.不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。
文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。
秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？答：秘书在日常工作中要做好企业信息的保管工作，要有档案意识，电脑要加密，不要的纸质文档要碎掉。平时与朋友交谈要有保密意识，不要畅所欲言。文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
件：行李准备识别标签。(6)安排差旅费。(7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险，如意外伤害保险等位)复信两种方式进行。
文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？答：
1、要求约会时应注意的事项：（1）要获得上司的许可；（2）对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；（3）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；（4）要正确告知对方赴约的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。（5）告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知；（6）对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。（7）尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。（8）如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。（9）对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。（10）已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对天该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。（11）约定好以后，一定要向上司汇报，并填定在日程安排计划表上。（12）上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。
2、决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。一般说来：（1）星期一早上、周未下午每个人都会很主忙碌，尽量不要安排约会；（2）即将一班之前的那段时间，分司内也会很忙碌；（3）午餐前后约会则会影响吃饭时间；（4）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（5）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（6）地点必须选择对方比较方便的地方；（7）地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：
1、文员利用提示系统提醒上司的工作，提示系统有：（1）电子提示系统；（2）人工提示系统；
2、具体的做法：（1）电子提示系统：、许多电脑软件都有提示功能。文秘人员可以指定某一于、某一时间建立“报警系统”，把这些信息输入电脑。当打开电脑时，就可知道这一天、什么时间有什么活动，还可以随时把这些安排打印出来。（2）人工提不系统：文秘人员有时会觉得用手工来提示更方便、更实用、这些方法有：a、基本办公日程表。文秘人员都有一份台历，上司为了旅行和开会的方便经常使用袖珍日历。b、固定活动日期一览表。每年在日历上要标出固定活动日期。c、使用提示性备忘录。要提醒上司注意没有事先安排，但十分确定的活动，最好的方法是在标明这次活动的文件夹中放入一份提示性备忘录。d、准备约会表。文秘人员利用电脑程序，在每天早上或前一天打印一份最近活动安排表。e、准备特殊提示卡。有些上司觉得每天晚上离开办公室的时候有一张提示卡非常有用。f、准备交往提示文件。如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，这时交往提示文件就可以派上用场。
交际业务应该注意的问题：1消息要正确（得到婚丧喜庆的消息，要加以查证，以免发生错误，尤其是丧事，若不查证确实，可能产生严重的后遗证）2适当的时机（交际应酬要讲求时效，若时机错过，再来补救，不但无法表达诚意，反而可能破坏彼此的关系）3尊循传统（处理应酬事宜，必须按照当地的社交礼节和形式来进行，或以传统的方式呀物品来表达自己的诚意
口头语言的特征：1语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中，所以发声要清楚，尽可能说得通俗，生动、规范使人一听就明白并留下印象2有重音（一句话强调的重点的不一样）3有歧义：譬如，文秘人员接到一个电话，对方邀请上司在LIANGCHENG饭店，共进晚餐，文秘人员就得问清楚4口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，譬如在上班的时间，开会的场合，口语的就应该规范、简明些，语调尽职尽责应该认真，休息时间在餐厅就可以生动些对一般同讲话就可以通俗、明白些
说服的方法：说服的要领如下1清楚的在所说 服的事项中，最想说什么A以逻辑分析自己的意向，并对目的效果重要性关联性等抓住重点B说服进，要尽量具体客观使对方产生了解的动机C偶尔也需要收某些专家意见或用图表资料经难谈等到2要具体了解对方的立声和意向A先注意聆听对方所说的话，切勿以自己的主观的方式进行谈话，要掌握对方不能了解的地方努力加以说服B主动发支部书记，了解对方想法，对方有关信息的种类和数量及背景等等3以诚恳的态度为对方着想而发言A不要使用令对方反感的言词B让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣C不可伤害对方的自尊心
听话的方法：1认真的态度集中精神聆听，脸部应朝着说话的人2听话时同时在脑海里想到5W2H，所对方的话整理好3在适当时机适当地附和：“是，嗯，是吗，我明白，结果呢”但注意必须附和得有技巧，否则可能会打断对方的话头4在对言谈话告一段落再发问，若发问事项多，就例举，依照谈话内容发问5对方说话时，不要挑语病或抢话
拒绝的方法：1超越自己权限、能力的事情2虽然有能力办到但是时间地点无法配合3在道义在不能答应的4清楚而客气的拒绝5告知对方补方法
文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是„„。”(4)一定要简短、扼要、流畅；(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：说服是让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉。也就是说，改变对方的看法、态度、观念、行动，而与自己的想法一致。一般而言，人在面临被说服的时候，会害怕是否会因此失去自己的利益，而产生不安的感觉，以致提高警觉，但一旦觉得对自己有利，就会主动接受说服。因此，进行说服时，最好要符合对方的利益观点，向对方示意，争取主动与你合作。其实，最理想的方法是经由态度和行动去感动或影响别人，但因这种做法要花费许多时间，很不容易。所以，通常也只有运用语言和态度而产生合理的说服力去打动别人。说服的要领如下：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么a、以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。b、说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。C、偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（2）要具体了解对方的立场和意向a、先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服。b、主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）。（3）以诚恳的态度为对方着想而发言a、不要使用令对方反感的言词。b、让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）。C、不可伤害对方的自尊心。
什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“产卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。
立卷归档要求：1归档范围。凡是单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档2归档时间。办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案或档案室人员归档。特殊文件可根据具体情况适当延长时间3归档要求凡是应当归档的文件，必须分类立卷，排更有序表格齐全填写无误码，编号科学和符合要求
按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？答：按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：（1）命令；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。
公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。（1）版头；（2）发文字号。（3）印刷顺序号。（4）密级。（5）紧急程度。（6）签发人姓名。（7）公文标题。（8）主送机关。（9）正文。（10）附件。（11）发文机关。（12）成文日期。（13）机关印章。（14）注释。（15）阅读。（16）主题词。（17）抄送单位。（18）印发说明。
文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答：（1）拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。要做到“六查”。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办分厅或部门负责人签发。联合发文或内容及其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见、亲署姓名、日期。（4）编号。已经签发的文件，由秘书统一编排发文字号。发文字号的机关代字是统一编制，且长期稳定。由领导人签署的公布怀公文可按领导人的任职期限连续编号，其他公文一般按年度编排序号。（5）缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。急件要先打印，保密件应指定专门的印刷单位打印，并派人监印和履行签字手续。（6）核对。指将文件的誊定稿、打印搞或清样按定搞核对校正。（7）用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。
企业的机密有哪些？答：法律规定：企业机密，是指不为公众所知悉，能为企业带来经济利益，具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。具体还要看各企业内部的管理规定。某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？答：(1)客人的选择。确定名单，再请上司核定。(2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。(3)会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛。
文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？答：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？答：(1)要替搭车回去的人安排车子，(2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领;(3)有留话时，切记务必传达;(4)检查会场有无物品遗漏，(5)要为参加会议的人员送行，(6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭(7)桌、椅早先若有移动，必须还原;清洗烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾，(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回，(9)关紧门窗并上锁;(10)通知会场的管理单位，会议已经结束。
一、单项选择题1以下哪点不是办公室事务管理的特征？B）。 A．服务性B．决策性C．专业性D．主动性 2．办公室布置要注意（D）。A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最好面对面放置C．打......
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