投资担保股份有限公司档案管理暂行办法_投资业务档案管理办法

2020-02-27 其他范文下载本文

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ⅩⅩⅩ投资担保股份有限公司档案管理暂行办法

第一条

为加强公司文书立卷和档案管理工作，更好地为各项工作提供服务，依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条

公司综合管理部负责档案管理的各项具体工作，要做到及时、准确、完整、保密。其职责包括：

（一）负责对各项文书、人事、业务、会计档案的统一管理；

（二）负责指导督促业务部门的文件、材料立卷工作；

（三）负责检查档案的保管状况，维护档案的安全与完整；

（四）负责做好档案的鉴定审查和销毁的组织工作；

（五）参加单位内部的有关会议，做好档案材料的收集工作；

（六）积极主动开展档案开发利用工作，为各项工作提供服务。第三条

档案管理采取集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主的办法。

第四条

立卷归档范围。凡是反映公司自成立以来所有从事行政、人事、财务等方面工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。主要包括：

（一）国务院及其办公厅、财政部、国家经贸委、中国人民银行、国家税务总局、省市小额贷款管理机构批转的属于公司主要业务范围并需执行的文件，以及普遍的、非公司主管业务范围但需要贯彻执行的法规性、政策性文件；

（二）公司组建文件、证件，包括：公司成立申请报告、公司章程及其附件、公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等；

（三）重要的会议材料，包括各种会议的通知、签到表、报告、决议、总结、会议记录、会议纪要等；

（四）公司的请示与上级机关的批复；公司对外的正式发文与有关单位来往的文件；

（五）公司的各项年度工作计划、总结、规划、统计报表、有关中长期发展战略、经营策略方案；

（六）公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（七）公司的业务文件，包括企业申请书、贷款调查报告、客户资料等；

（八）公司会计档案，包括会计凭证、会计账簿、会计报表、财务预决算方案、利润分配方案及决定等；

（九）公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第五条

立卷归档要求。立卷归档的案卷应依照文件自然形成规律，保持文件之间的联系，以标题为主，结合其他特征，考虑文件数量的多少及保管期限的不同组合立卷。具体要求是：

（一）卷内文件材料的种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。每份文件与附件、印本与领导修改后的定稿、请示与批复，批转文件与原件，多种文字形成的同一文件，应分别组合在一起，不得分开；

（二）卷内文件材料应按其形成年度分别立卷。跨年度的请示与批复在批复年度立卷；没有复文的，放在请示年度立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、预算、决算、统计在针对年度的最后一年立卷；跨年度的会议文件在会议开幕年度立卷；协议、协定、合同等文件在签字年度立卷；纪检案件材料在结案年度立卷；其他文件的立卷按照有关规定执行；

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批转文件在前，被批转文件在后；其他的依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；

（四）卷内文件材料应排列顺序，依次编写页号，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号；

（五）归档的文件材料装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行和复制。纸面过大的文字材料，要按总卷大小折叠整齐；

（六）案卷封面应用钢笔或毛笔按规定逐项填写清楚，拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、编写案卷目录；

（七）文件材料的底稿一般应使用碳素墨水钢笔书写，使用电子计算机打印的文件资料存档，应附光盘一张，图片、音像材料要附文字说明。

第六条

档案管理原则

（一）坚持集中统一管理原则，不随意转移和销毁档案，维护档案的完整与完全；

（二）对归档的材料应及时进行登记、编号，并根据其属性、顺序分类保管；

（三）建立档案清册，使用科学的方法编排、编制必要的查阅目录卡片，方便查找；

（四）定期对库存档案进行清理核对工作，做到账卡相符；

（五）如发现错误或其他原因需要修改补充时，必须由主办单位上报主管领导批准后，及时进行修改，不得任意涂改；

（六）对破损或载体变质的档案或会计档案、业务档案的组成单位发生破损，应协同原档案主办部门或人员进行修补和复制；

（七）采取防火、防尘、防潮、防虫等措施，最大限度延长档案的寿命；

（八）公司档案应设专室、专柜存放，不得随意允许非档案保管人员进入档案室。凡属归档范围的档案材料，经办人员应按档案管理要求予以初步整理，标注符合实际内容的名称或标题，列出目录，按要求送交档案。

第七条

档案的接收、归档期限

（一）公司文件由综合管理部集中管理，业务档案实行项目经理负责制度。贯彻执行“谁负责，谁立案”的原则，做到“案结卷成”。各项目的档案负责人为该项目经理。综合管理部接收时要根据“目录单”进行详细清点，并由双方在单上签字，各存一份。公司发文，原件归档两份，底稿一份；业务档案，会计及其他档案材料，各归档一份；

（二）公司印发的文件，在文件签发后五日内归档；业务档案，在项目完成后三十日内归档；会计档案，在次年三月份前归档；其他档案，在事后十五日内归档；外出学习参观或参加各种会议收集获得的文件材料，应在回单位后十五天内按照归档范围送交归档。

第八条

档案分类及保管期限。公司档案材料分为上级来文、公司发文、会议纪要、人事档案，业务档案、会计档案及其他档案六类。

档案的保管期限分永久和定期两类：定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。档案的保管期限从档案生成年度终了后的第一天算起。

第九条

调卷程序及管理。公司档案只供本单位内部使用，一般不对外提供服务。

（一）外单位因特殊原因需要利用档案材料的，须持单位介绍信，经综合管理部主任批准后，由有关业务人员陪同查阅。未经批准一律不得查阅；

（二）员工因工作需要查阅档案时，于档案室当场查阅，应填写“档案查阅登记薄”，经综合管理部主任批准后方可查阅；

（三）员工因工作需要调阅档案时应填写“档案调卷单”，注明调阅内容及目的，经综合管理部主任批准后方可查阅。对非因工作需要查阅档案的，不得予以批准。对保密档案或档案中应保密的内容的查阅，要严格按照规定履行审批手续，不得私自抄录和带出；

（四）综合管理部接到“档案调阅单”经核查后，填注借出日期和预计归还日期，“档案借阅单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽查；

（五）经批准查阅档案时，应保证档案的安全、完整和保密，不准任意拆散或撕去其中文件；不准在文件上划线，打圈和涂改；不准拆卷和损污案卷；

（六）未经批准不得摄制、翻印、复制和向外公布、泄露档案材料；