文化委电子文件及电子档案管理办法_电子文件管理办法

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文化委电子文件和电子档案管理办法

为适应档案管理的需要，确保各种文件的安全性、可靠性和保密性，按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求，结合我文化委工作的实际情况，制定本办法。

一、归档范围

电子文档归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。具体包括：

1、在计算机中产生和处理的文书文件、报表数据。

2、在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

3、信息及计算机程序类文件，包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用说明书等。

二、分工与负责

电子文件的形成、积累、鉴定归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由各科室专人负责。

1、电子文件的形成科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

2、计算机管理员负责对电子档案的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等提供技术服务。

3、档案管理部门负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

三、归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档及电子文件内容相同的纸质文件在次年2月底完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

四、归档要求

1、归档前应由文件形成科室对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见，如文件形成科室采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。

2、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件，进行归档时，电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一并归档。

3、将带有归档标识的电子文件集中，制成数据库，拷贝到耐久性载体，一式两份。对于加密电子文件，应解密后完成上述工作。

4、软磁盘不可作为归档电子文件长期的载体。

5、存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

6、电子文件的机读目录、相关软件、说明等一并归档，并附归档电子文件登记表。

7、原电子文件数据库载体在完成电子文件归档后保留一年。

五、收集与整理

1、在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中，采取签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性。

2、建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份、存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转储到受档案部门控制的存储器上。

3、对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档部门进行组盘、并建立盘内文件目录。

4、对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注等。载体类型：磁盘、磁带、光盘

光盘：按不同的载体类型分别编制流水号。保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限 归档部门：记录归档部门名称

5、对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等。对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。

六、鉴定与销毁

（一）对电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：

1、对电子文件的原始性、真实性的鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件是否是组成完成的系统的档案文件。

2、确定电子文件的价值和保存期限。并依此删除已收集积累但无保存价值的电子文件予以销毁。

3、在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

（二）对电子文件档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把丢失保存价值的电子档案剔除销毁。

（三）电子档案的销毁，应参照纸质档案的规定和程序执行。非保密电子档案可进行逻辑删除；属于机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

七、质检与移交

1、对电子档案质量检验：档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否被正常读取、打开或运行时，有无被感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单一致。

2、对电子文件载体的检验：为保证电子档案检验工作的进行，档案部门应配备相应的处理设备。电子档案存储载体每两年要机读抽验一次，不少于归档总数40%的载体均应接受检验。

3、电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上签字。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

八、保管、统计与利用

1、电子档案的载体的保管应采用专门的保护设备，直立存放在避光、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17—20度，相对湿度控制在35%—46%。并由专人负责定期检查、复制。

2、电子档案统计：按年度对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

3、电子档案利用的要求：封存的电子档案不得外借，未经批准任何人不得擅自复制电子档案；保密电子档案的利用参照纸质档案的国家有关规定执行。