办公室管理作业3_办公室管理作业3答案

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现代文员专业（开放专科）

《办公室管理》单元作业题（3）

问答题

1．日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

3．根据国际惯例宴请程序及下表中所列的“项目和任务”，将相关内容进行归类，提出一个简约的工作任务单。（参看中央电大下发的办公室管理形成性考核）

国际惯例的宴请有以下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。文秘人员经常要协助上司举办各类宴会。准备宴会需要精心、细心和耐心。正式宴请应该完全符合社交礼仪规则。文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼，温和体贴，不让任何人受到冷落。文秘人员自始至终都要留意细节问题。文秘人员应该准备一份备忘录，列出需要解决的事项。

项目或任务 完成任务情况 备注、提示 负责人完成进度宴请人数是否落实？ 男女比例？ 接待人？重要客人的陪同、接待场地 是否落实？ 时间？场地布置是否落实？ 特殊要求？餐桌上的装饰品、姓名标签 是否落实？提供者？菜单选择是否落实？洒、饮料是否落实？ 特殊饮食要求？招待员安排 是否落实？ 管理？现场音乐主桌和其他席位安排、席位卡签到桌和签到本门口的接待工作上司的特别提示、要求（如发言稿）衣物寄存处、洗手间专人负责？来宾的司机安排、车辆停放意外情况（停电、客人洒醉等）桌椅摆设、其他物品准备结束后清场

国际惯例的宴请有以下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。文秘人员经常要协助上司举办各类宴会。准备宴会需要精心、细心和耐心。正式宴请应该完全符合社交礼仪规则。文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼，温和体贴，不让任何人受到冷落。文秘人员自始至终都要留意细节问题。文秘人员应该准备一份备忘录，列出需要解决落实的事项。（如下图所示）

项目或任务

宴请人数

重要客人的陪同、接待 场地

完成任务情况 备注、提示 负责人 完成进度

场地布置餐桌上的装饰品、姓名标签菜单选择酒、饮料招待员安排现场音乐主桌和其他席位安排、席位卡签到桌和签到本门口的接待工作上司的特别提示、要求（如发言稿）衣物寄存处、洗手间来宾的司机安排、车辆停放意外情况（停电、客人酒醉等）桌椅摆设、其他物品准备

结束后清场