文件筐处理案例_文件筐案例
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实训课
课 题：文件筐处理
教学基本要求：提高学员的决策、判断、口头表达与书面沟通能力，以便能面对现实同样的情景能自如处理与应对。
教学手段方法：情景模拟
【情境】
辉跃制药厂是一家国有企业，始建于1969年，现有在岗职工1500人，离退休员工734人。上世纪90年代初，该厂一度获得“百强企业”和“全国制药企业500强”的荣誉。后来，由于机制落后、经营不善等原因该厂连年亏损，至2005年年底，已经累计亏损2600万元，资产负债率达72%。从去年5月起，辉跃一直在寻找新的合作访，希望能吸引投资，借此改进生产设备，提升品牌效应，使企业起死回生。在与多家公司的合作洽谈中，常林公司（一家从是房地产的民营企业，拥有总资产5.1亿，去年销售收入达到3.09亿元）对合作表示了极大的兴趣。两家公司以就合作展开发多次洽谈。假设您（周源）是辉跃制药厂人力资源部主任，您的直接上级是制药厂的总经理王复利，制药厂还分设了生产副总和市场副总。人力资源下设五个主管岗位：招聘主管，薪酬主管，绩效主管，培训主管和劳动关系主管，每个主管均有1～2位下属。
现在是2007年11月16日上午8点，您提前来到办公室，处理累积下来的电子邮件和电话录音等信息文件，您必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示，11点钟还有一个重要的会议需要您主持。在这3个小时里，您的秘书会为您推掉所有的杂事，没有任何人来打扰您。[任务]
在接下来的3个小时中，请您查阅文件框中的各种信函、电话录音以及电子邮件等，并用如下的回答复表作为样例，给出您对每个文件的处理意见。具体答题要求是：
（1）确定您所选择的回复方式，并在相应选项前的“□”里划“√”；（2）请给出您的处理意见，并准确、详细地写出您将要采取的措施及意图；（3）在处理文件的过程中，请注意各个文件之间的相互联系。[回复表示例] 关于文件的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件一]
类别：电话录音
来电人：李为国 生产副总 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月15日
周主任：
您好！我是李为国
厂里效益一直不好，今年下半年几个车间基本处于停产状态。产品的质检工作也处于停滞状态。上月底质检部部长魏家科提出辞职，您和我都参加过他的离职面谈，虽然大家努力挽留，但他去意已定。据说猎头公司以高于我们厂三倍的工资将其挖到九崎医药盒集团。这个消息正在厂里蔓延，很多中层干部的工作状态都受到了影响。我听说已经有人私底下和猎头公司联络。我希望和您就此事找个时间聊聊，不知你何时有空。
关于文件一的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件二]
类别：便签
来电人：魏蓝青 办公室主任 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月15日
周主任：
您好！
还是上周和您提出的那件事情。我希望能为我们办公室招聘一位文员。我知道公司的效益不好，人事部门已规定原则上不再增加行政人员，但目前办公室只有我和两个下属，每天都要忙到九、十点钟才能下班。两个小姑娘都吃不消了，希望您能和王总说说，给办公室增加一位文员。拜托了。关于文件二的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件三]
类别：电话录音
来电人：钟天 财务部主任 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月13日
周主任：
您好！我是钟天
有个问题需要和您商量，本来销售部说好月中参结回几笔货款，如果货款能顺利收回，能维持一年左右的人工费用，昨天销售部说由于部分客户投诉我们的药膏有过敏现象，很多药店都暂扣了我们的货款，短期内都拿不到汇款，这样一来，半年后发工资都成了问题，我约了王总，他希望你能一起来商量此事。关于文件三的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件四]
类别：便签
来电人：柳刚 第四车间主任 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月15日
周主任：
您好！我是柳刚
我们车间现在是厂里唯一满负荷运转的车间，但最近工人的工作效率一直不高，其实原因很简单，其他车间的人一天到晚没事干照样拿工资，我们每天加班加点干活，一个月比别的车间的人多2百多块钱。说实话，我自已也觉得不公平，我们车间生产的止咳喷雾剂是厂里的新产品，也是目前唯一赢利的产品，如果这些干活的工人都不痛快，我真怕对生产有影响如果出了问题，厂里的情况就更糟了。这件事情靠做思想工作可能无法解决，周主任，咱们厂奖金比例都是人力资源部定的，你最好能帮我们想想办法，看能否为我们车间的工人提高一下奖金比例，谢谢！关于文件四的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件五]
类别：电子邮件
来电人：伍庆 劳动关系主管 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月14日
周主任：
您好！
最近的员工满意度调查结果出来了，结果非常让人担心，总体满意度已经到了历史最低点，在组织凝聚力方面下降得最为明显，我私下和一些员工沟通过，很多老员工都认为和常林公司的合作是饮鸩止渴，常林公司看重的不是我们的生产和发展能力，而是厂里的这块地，我他们合作大家就只能等着下岗，我发现这种观点得到很多员工的认同。我希望您能关注此事，并能各王总反映一下。
伍庆 关于文件五的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件六]
类别：电话录音
来电人：王复利 总经理
接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月16日
小周：
上周我和常林的刘总又做了一次沟通，在很多问题上都达成了一致，昨天刘总突然给我打了一个电话，希望在合作协议中增加一条，以后辉跃的市场副总由他们来指派，并提供了一个人选，其简历就在我这里。这个问题让我很为难，咱们公司的市场副总是公司的元老，虽然营销思路保守，但在企业这么多年，没有功劳也有苦劳。另外，如果把公司的市场管理拱手让出，会让我们合作中处于被动地位。你先了解一下他们推荐的人选，明早来我办公室谈谈。
王复利 关于文件六的回复表
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□不予处理
□其他处理方式，请注明
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[文件七]
类别：电子邮件
来电人：丁越 新药研发主管 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月15日
周主任，您好！
我是新药研发主管丁越，我来的时间不长，对很多制度还不熟悉。我上个月向人力资源部提交了我们部门的培训计划，人力资源部一直没有给我们答复，今天我询问了培训主管刘金，她说咱们厂已经很长时间没有培训经费了，所有的培训项目都不可能被批准。周主任，我也知道厂里遇到了困难，但研发部门比其他部门更急需培训，去年我刚进厂里的时候，王总曾经承诺过对研发部各方面的工作会全力支持，我们去年研发的止咳喷雾剂训是在公司的多方支持下完成的。培训对研发而言非常重要，希望周主任能协调一下，谢谢！
关于文件七的回复表
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□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件八]
类别：电子邮件
来电人：田晴 常林公司人力资源部部长 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月15日
周主任，你好！
上周常林和辉跃沟通会议中，王总提议让您和我具体沟通一下关于辉跃人力资源的总体情况，以便确定合作中的一些具体问题，不知道您何时比较方便，我想和您面谈一次。
关于文件八的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件九]
类别：电子录音
来电人：伍庆 劳动关系主管 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月14日 周主任：
您好！
我是伍庆，有件事情非常紧急，今早七点，我接到保定市交通管理局的电话，六点十分在保定发生重大交通事故，我公司销售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞，刘向东当场死亡，对方司机重伤，目前正在医院抢救，与刘向东同车的还有我公司的销售人员蔡庆华、隋东和王小亮，三人都不同程度受伤，但无生命危险。目前事故责任还不能确定。我准备立刻前往保定处理相关事务，希望您能尽快和我联系，商量一下应对措施。
关于文件九的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
[文件十]
类别：信函
来电人：孙跃 市医药企业协会秘书长 接收人：周源 人力资源部主任 日期：11月14日 周主任：
今年12月20日市医药协会正式开展“送健康到乡村”活动，希望我们协会的会员单位能将一些常用药品捐献给省里的一些贫困乡村的卫生站，同时我们也接受捐款，所得款项会用于帮助贫困乡村的白内障患者重见光明。辉跃是市里知名的制药企业，也是咱们协会的老会员，希望你们能积极参加本次活动。如果有什么问题，请随时和我联系。
孙跃 关于文件十的回复表
回复方式：（请在相应选项里的“□”里划“√”）□信件／信函 □电子邮件 □电话 □面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）
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