酒店会议安排一览表_酒店会议日程安排

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酒店会议安排一览表

2009年08月04日 来源：《会议》杂志 点击：1951

文 | Milton T Astroff James R Abbey | 编译 | 宿荣江

１、出席人数

会议预计出席总人数

２、日期

□ 团队到会日期

□ 团队离会日期

□ 最后订客数目确定期限

３、住宿

□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房

□ 与会者的客房入住价格

□ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间

□ 客房预订复印文件

４、免费设施与套房

□ 会议接待室－价格

□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期

□ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话

□ 检查房间、小费

５、宾客

□ 是否已邀请地方要人并收到回函

□ 随邀请函赠送入场券

□ 安排发言者及当地要人的交通往返

□ 是否提醒每位发言人做好发言准备

□ 安排迎接贵宾入场

６、设备及设施

□ 置于贵宾席上的专用便笺

□ 饭店提供的设备名单及使用价格

□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志

□ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员

□ 舞台－面积大小

□ 黑板、法兰绒板、磁板

□ 图表架及板架

□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板

□ 扩音设备－麦克风，其型号及数量

□ 录音设备、操作人员

□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员

□ 特殊花卉及植物

□（已调好音调的）钢琴、风琴

□ 电唱机、唱片

□ 打印服务

□ 表演者化妆室

□ 停车及修车设施

□ 装饰品－检验其是否符合消防要求

□ 特殊设备

□ 额外服务的总体价格协议书

□ 电话

□ 摄影师

□ 速记员

□ 旗帜、横幅、标语

□ 广播及电视

□ 实况转播及操作费用

□ 闭路电视

７、会议

（会议前检查事项）

□ 提供会场平面示意图

□ 每次会议的正确日期和时间

□ 每一次的会议室：其租金数额

□ 会务筹委会总部

□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

□ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅

□ 演讲台－大小

□ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）

□ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）

□ 确保会议室已开放并配备了工作人员

□ 座位已按要求摆放

□ 会场座位充足

□ 制冷、加热糸统运转正常

□ 扩音设备正常运转、话筒齐备

□ 录音设备正常运转

□ 麦克风－数量、类型齐备

□ 演讲台就绪、照明设施良好

□ 小木槌、模具

□ 讲台上水瓶、水、水杯

□ 与会者用水瓶、水、水杯

□ 入口处警卫执勤

□ 烟灰缸、衣架、火柴

□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命

□ 演讲提示机正常运转

□ 铅笔、笔记本、纸页

□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪

□ 钢琴、风琴

□ 标记、旗帜、横幅

□ 照明设施齐备

□ 特殊花卉、植物齐备

□ 其他特殊设施

□（若会议室不易找寻）指向标记齐备

□（若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴

□ 速记员到会

□ 摄影师到会

（会议结束后、立即分配人员办理以下事项）

□ 移走主办单位设施

□ 检查是否有被遗忘财物

８、展览信息

□ 展览数目及平面示意图

□ 展览开放时间

□ 开展日期

□ 闭展日期

□ 展览地点

□ 参展商名称

□ 日租金

□ 指向标记

□ 劳务收费

□ 电工及木工服务

□ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务

□ 电费

□ 屏风、背景幕布

□ 托运货箱的存放

□ 保安措施

９、报到

□ 报到时间

□ 登记表，其内容和份数

□ 登记桌，数量及大小

□ 坐椅

□ 烟灰缸

□ 打字机，数量及型号

□ 工作人员－饭店或会务机构人员

□ 水瓶、水杯

□ 照明设施

□ 布告牌，数量及大小

□ 标牌

□ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具

□ 收银柜，数量大小

□ 文件柜，数量及大小

□ 保险柜

（报到即将开始前检查以下事项）

□ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序

□ 文件柜，数量及大小

□ 收取支票的指导原则

□ 退款规定

□ 登记表应包含的内容

□ 代表证上的内容

□ 票券价格、相关规定

□ 客人及贵宾的接待

□ 节目及其他材料就绪

□ 单程票销售

□ 应急客房供给

□ 接待处

□ 废纸篓

□ 印刷的报到名单

（如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）

□ 接待站旁另设桌椅

□ 登记表、铅笔就绪

□ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置

□ 填表桌要照明适度

（登记处应有人负责以下事项）

□ 能够做出原则性决定

□ 在登记结束时核对款额

□ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿

10、音乐

□ 招待会播放录音或者现场演奏

□ 宴会播放录音或者现场演奏

□ 特别活动播放录音或者现场演奏

□ 演出播放录音或者现场演奏

□ 表演者和管弦乐团的预演

□ 乐队或乐团的乐谱架

11、其他

□ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.□ 是否安排有临时照看小孩者

□ 是否提供租车服务

12、新闻宣传

□ 新闻中心、打字机、电话

□ 是否建立了强有力的宣传委员会

□ 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导

□ 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目

□ 准备有新闻价值的出版物

□ 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备

□ 预先印制发言稿

■《会展管理与服务》