公司档案管理规定_工程公司档案管理规定
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#####公司档案管理规定
一、纸质文件存档 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】
存档文件接收——存档文件打印/备份——文件传阅——文件存档 ——文件借阅——文件移交 【操作标准】
1、文件接收
行政专员负责本公司各类存档文件的接收，各类文件接收后要在规定时间内反馈发件人。外单位发往我处的文件要在 2 个工作日内电话回复；其他部门转交的各类文件在接收时签字确认；各类经济合同要在加盖公章时保留一份原件。
2、文件打印/备份
行政专员负责将接收到的电子版文件打印保存，将接收到的纸质文件复印，打印及复印份数视公文传阅人数而定。
3、文件传阅
行政专员将纸质文件原件存档，复印件按照文件发送范围进行传阅，对保密文件需控制复印份数，并在传阅后按时收回。
4、文件分类存档
行政专员负责将各类文件按照档案类别编号、登记，分别存放在不同的类目盒内。
5、文件借阅
行政专员负责存档文件的借阅，借阅原则上只能在月度，如员工需借阅其他部门文件或对存档文件进行复印，必须经公司总经理批准。【相关规定】 存档文件范围：
1、公司上报下发的正式文件，除部门专项业务范畴外，均由人事行政部统一负责存档。
3、公司下发的各类公文、发出的通知、报告、指示、决定、决议、通报、会议纪要、工作总结、营销方案、培训资料等均由人事行政部统一负责存档。
4、参加各种会议带回来的文件和资料及公司的大事记等记载性的文字资料，均由人事行政部统一负责存档。
5、公司对外签订的经济合同，均由人事行政部统一负责存档。
6、公司工程竣工图纸等项目资料均由人事行政部统一负责存档。档案盒设置：
按照如下标准设置档案盒及文件夹分类，行政专员按照档案类别将文字档案保存在不同档案盒内。档案盒类别名称分设 6 个。档案的编码：
公司行政专员对不同文件夹内的文字档案按照部门名称编码——文件编码的格式进行编码，每份文字档案均需在页眉上粘贴编码。
1、公司名称编码采用公司汉语拼音首字母进行编码，用连接符“-” 进行连接；
2、部门名称编码采用各部门名称节选的两个首字母。
经理办公会—JB、人事行政部—RX、财务部—CW、采购部—CG、工程部—GC、开发部—KF。档案的归档方法：
1、归档文件应按件装订。装订时，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。
2、归档文件应按类别放在资料盒内存档。
3、文件夹内的文件要附文件目录和备考表，并按规定的要求填写。
4、备考表置于文件夹文件的第一页，项目包括文件夹文件的情况说明、整理人、检查人和日期等；对文件夹内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明。档案的借阅及保密规定
1、员工需要查阅已保存的文件，需要履行正常的审批手续并明确授权。
2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带离公司，也不得将文件转借他人阅看，不得泄露尚未传达的文件的内容。
3、阅读档案时时不得抄录全文，不得取走文件夹内的任何文件，对于公司下发的各项管理制度手册等其他重要资料要严格做好发放、借阅、查询等登记手续。其他文件的分类保管
公司人事行政部不属于档案管理范畴的各类日常文件，保存在人事行政部文件柜内，文件柜设运营档案类、营销管理类、行政管理类、人事管理类四个类目。挂捞柜内文件保存及编码参照档案编码原则。
二、纸质档案电子化备份 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】
纸质文件扫描——文件分类存储——电子文件加密——电子文件移交 【操作流程】
1、纸质档案扫描
行政专员负责将公司所有纸质档案扫描编号，形成电子版，储存在相关介质（光盘、异动硬盘）上。
3、文件分类存储
电子文件分类存储标准参考纸质文件分类原则，在储存介质上设立不同文件夹予以分类。
4、电子文件加密
存储在光盘、硬盘上的电子档案需进行加密，设置解锁密码，解锁密码由行政专员掌握并定期更换。【相关规定】
1、人事行政部准备一个存储量在 320G 以上的移动硬盘用于存储公司各类电子文件。
2、电子文件除储存在异动硬盘上外，还需按照类别刻制光盘备份。
3、文字型电子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 为通用格式，图像型电子文件以 JPEG、TIFF 为通用格式，音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式，视频和多媒体文件以 MPEG、AVI 为通用格式。
4、每份电子文件均应在“电子文件登记表”中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存，并附有纸质登记表的拷贝件。
5、归档电子文件的封存介质不得外借，未经批准公司任何人不得擅自复制，经总经理批准后，行政专员可以将单个电子文件拷贝给借阅人，但须监督借阅人按时删除。
三、声像档案管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】
声像档案的收集——声像档案分类整理——档案文字说明的编写 【操作标准】
1、行政专员负责收集本公司各类声像档案，声像档案包括视频光盘、影片、照片和文字说明，主要为反映公司主要活动的声像资料（如员工活动照片、领导视察照片等）。声像资料应在形成后一个月内归档。
2、声像档案应保存在移动硬盘内，并刻制光盘备份。声像档案按照如下标准设置文件夹：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音频文件，PPT—培训用幻灯片，DATABASE—曲库。各个文件夹科目内按 照“年代—事由”分类，同类照片按时间顺序编号。影像和声音则可以按内容编号。
3、行政专员负责为每份档案撰写文字说明，内容需包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者等事项，文字说明要准确揭示档案材料的内容，概况全部信息。
四、制度管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】
制度接收——制度发放——制度回收——制度销毁 【操作标准】
1、制度接收
中赫集团定期修订管理制度并下发给各部门，各部门负责人负责制度的接收、宣达。
2、制度发放
行政专员在接到公司管理制度后，三个工作日内将管理制度发放给相关人员，发放标准为：每个部门一本、经理办公会成员每人一本、人事行政部存档一本；领取人须在“制度领用登记表”上登记后方可领取。
3、制度回收
如员工离职，岗位调动，需将制度交还行政专员，由行政专员负责保管。
4、制度销毁
在公司发新版管理制度后，行政专员负责将原有版本制度回收，在公司领导监督下予以销毁。
五、合同管理 【时 间】例行工作 【责任人】合同签订者 【工作步骤】 合同签订——制度保存 【操作标准】
1、各业务部门负责其部门合同的签订，采购部负责采购类合同的签订；
2、业务部门签订合同时，我方保存合同至少要一式三份，分别由财务部、行政部、业务部门保存；
3、业务部门把合同交于财物部、行政部保存时需填写合同接收单；
4、工程类合同还需提供工程部一份合同，工程部接收合同时需填写合同接收单。
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