礼品管理办法_机关礼品管理办法
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礼品管理办法
1、目的：加强礼品管理，规范操作流程，明确礼品管理责任，保证礼品使用效果。
2、范围：公司各部门
3、定义：营销或经营中赠送的礼物、有价票证等。
4、分类：
4．1按价值分为宣传礼品（800元以下）和高额礼品（800元以上）。
4．2礼品来源：
4．2．1公司统购配发礼品：公司统一购置，按各部门申报计划配发的礼品。
4．2．2临时外购礼品：因工作急需，不能领取，就地临时购买的礼品。
4．2．3接受上交礼品：公司人员在公司事务对外交往中接受并上交的礼品。
5、管理责任：
5．1礼品管理员负责验收、发放、登记、保管礼品，管理礼品入出库单据（按时间顺序编号，每月装订）并向财务、经理提交礼品统计资料，为礼品管理直接责任人。
5．2财务部监督或参与两人操作，检查台帐记录，定期抽查礼品库存。5．3购买人严格执行两人操作，按采购计划控制礼品的品种、单价、规格、数量。
6、管理流程：
6．1礼品的购置：原则上按计划向公司申报，由公司综合部统一购置，原则上公司各部门不得自行购买礼品，对工作需要，临时外购礼品的，需严格限制。
6．1．1购置流程：计划内统一购置礼品由综合部礼品管理员填写《礼品采购领用审批单》，经财务部审核，主管领导批准后方能购买，购买礼品后及时办理礼品入库手续。
6．1．2公司职员临时外购礼品的需在购买前向主管副总经理汇报，在副总经理的权限内，并在主管副总经理批准的前提下可自行购买，超出副总经理审批权限的礼品，需报上一级领导审批。并填写《礼品采购领用审批单》，报主管领导审批，并将分管副总经理签发的《礼品采购领用审批单》，传真至综合部礼品管理员处备案。公司职员临时外购礼品的，在外购礼品时需同期在公司综合部办理出入库及备案手续，时限48小时之内，过期不办理。
6．1．3两人购买：按批准后的礼品采购计划，应有至少两人（在总部需有礼品管理员参与）共同办理。如因故有所调整的，应征得礼品使用人同意，支出总额控制在计划之内。
6．2计划申报：
6．2．1由综合部根据实际需求，每月22日向公司财务部提交下月礼品购置计划—《礼品采购领用审批单》，在财务部核准的情况下上报公司主管财务总经理审批，公司领导批准后，由综合部根据计划统一购置礼品。
6．2．2每月15日综合部向各部门下发礼品计划清单。各部门按计划及实际需求填写计划，报主管领导及主管副总经理审批后，每月20日前向综合部提交下月礼品计划。
6．3领用流程：
6．3．1领用人填写《礼品采购领用审批单》报相关领导审批，经签字审批后报综合部礼品管理员。
6．3．2综合部礼品管理员出具《礼品采购领用审批单》，并注明相应《礼品采购领用审批单》编号，报综合部经理签字审批。
6．3．3综合部经理审批《礼品采购领用审批单》后，将《礼品采购领用审批单》存档保存。
6．3．4综合部礼品管理员凭《礼品采购领用审批单》出具《礼品出库单》，领用人签字提货，综合部礼品管理员留存一联存档，一联交给礼品领用人保存。
6．4购买或领用礼品报销流程：
6．4．1计划内统一购置礼品报销流程：综合部礼品管理员需根据已由综合部主管领导审批通过的《礼品入库单》及发票到财务部报销。6．4．2公司员工临时外购礼品报销流程：报销时需凭《礼品采购领用审批单》、《礼品入库单》及发票到财务部报销。
注：报销时所需凭据原则上必须完整，如不完整财务部将对该笔费用支出不予以报销。
6．5验收入库：所有礼品均需凭购货清单和已批准的采购计划单入库，入库单（一式三联）由礼品使用人入库和礼品管理员验收签字并编号，交财务存查和礼品管理员记帐各一联。
6．5．1收到公司配发的礼品，应有至少两人到场，共同开箱查收，并按装箱单办理验收入库。
6．5．2对临时外购礼品或收受上交礼品也需由购买人或上交人与礼品管理员办理入库手续。
6．6礼品的领用：由领用人，填写礼品领用单，经领导审批签字后，交礼品管理员一联，据此发放礼品。
6．6．1礼品使用范围：
6．6．1．1举办与用户的交流、宣传、培训、典礼、联谊等活动。
6．6．1．2市场公关
6．7库存的管理：
6．7．1库存数控制：保证宣传礼品合理库存，控制高额礼品到零库存，及时使用收受上交礼品。
6．7．2设置、登记礼品台帐：按品种设置三栏式台帐，礼品管理员依手续齐全、顺序编号的礼品入库单、礼品领用单，记录礼品收入、发出数、库存数。
6．7．3盘点库存：礼品管理员每月盘点实际库存，与帐面余额核对，做到帐实相符；财务每季至少抽盘一次。
