南大滨海知行社秘书处章程_南京大学规章制度

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秘书处章程

总则

1.本部门隶属南开大学滨海学院知行社，遵循社团总章程。

2.如本部门章程与社团总章程有相抵之处，则以社团总章程为准。

3.部门宗旨：全心全意为同学们服务，携手与知行社共进退，打造社团最团结部

门！

一、部门介绍：

南开大学滨海学院知行社秘书处是社团部门开展活动的平台和重要的服务机构，是联系各部

门的纽带，是社团顺利开展活动的枢纽，是理事会直接领导下的一个重要职能岗位，在同学、社团及学校之间起着重要的沟通作用。

二、部门主要职责：

1、负责筹备讲座，研讨会等室内社团活动，负责安排参与者入座，以及会场纪律，负责各种大

会上的主持工作。

2、在大型活动中，负责邀请嘉宾和各兄弟社团成员，发放邀请函，并负责接待工作做好大型活

动的统筹安排调度工作。

3、负责日常工作和各个会议的安排及人员通知，重大室内活动做好会议活动的签到登记工作，为每次活动留底以供查阅。

4、负责出入账目及电子账目的管理，由一名副秘书长担任财务管理总负责人，负责社团所有

账目，以求社团账目清晰明了，公正公开。

5、负责各部门在工作中的人事安排和调动，在社团实际工作过程中，有权安排调动社团干部，使之协调团结，实现社团工作的程式化，流程化。

6、通知相关人员参加会议并且通知会员参加活动，参与制定社团的所有文字材料的整理和制作，做好社团各个部门正式会议的会议记录，以便回顾社团的成长足迹。

三、部门内部分工与设置：

本部门共设有一名部长和两名副部长，其中一名副部主管社团的财务收支，另一名副部负责工

作策划和协助部长完成社团事务。

1：部长的主要职责：

总体定位：秘书处部长是本部门的主要负责人，对内全面主持本部门的日常工作，对外负责

与社团其他部门交流沟通。

（1）

（2）主持部门内部的干部会议和日常例会，对部门干部进行培养、监督、考评。负责统筹和规划本部门的全部工作，审定、检查、落实工作，负责与其他部门间的友

好合作关系。

（3）对外代表本部门参加社团部长会议，服从理事会的各项安排，同时根据社团活动的不

同及时与其他社团部门部长进行交流和协商。

（4）

（5）拟定秘书处的工作计划并定期向理事会反馈信息。在活动中下达、分配任务，同时积极与副会进行交流沟通，及时反馈工作情况，对分

管本部门的副会负责。

2：副部长的主要职责：

总体定位：部长的左膀右臂，辅助部长管理部门内部，同时积极与其他部门沟通交流，及

时向上级反馈意见。

（1）由一名副秘书长担任财务管理总负责人，管理出入账目、电子账目，管理社团的所有账目；严格资金流动制度，及时向上级反馈。

（2）

（3）

（4）

（5）管理部门干事，指导具体工作。部长因事请假时可代替行使部长职责。例如主持部门会议等。管理例会签到及会议记录工作，进行会议和工作通知。及时向部长反馈工作情况、反馈干事工作态度、加强对干事的监督与考评。

（6）根据社团不同活动进行调查研究，对干事反映的工作情况进行总结，把经验教训整

理成册进行保存。

3：干事的主要职责：

总体定位：活动的实践者、工作的行动者，生活的规划者。

（1）

（2）

（3）

严格遵循社团联合会及本社团章程，遵守社团相关管理制度。准时参加部门会议和社团集体大会。积极参加秘书处的各项活动，提议工作方案、讨论工作计划。

（4）深入底层，发现问题，并向上级反应，积极与部长副部长进行沟通交流，为社团

活动献计献策，认真完成工作任务，并及时反馈工作开展中的困难与情况。

（5）在特殊情况下可直接越级向理事会反映情况。

四、工作总则：

按照社团总工作计划，配合其他部门落实工作，全心全意为同学们服务！为社团奉

献自己的一份力量！

五、工作流程：

1、开学初，干部开会讨论学期工作计划并分配任务。

2、招新后一周，招聘新干事并决定录用干事名单、整理通讯录。

3、召开新干事干部会议，讲解部门章程及工作计划，同时分配工作；部门内进行交流认识，建立起团队意识。

4、活动前期，（1）、很据策划部的策划案与各个部门进行深层次的沟通交流。

（2）、秘书处与宣传部紧密协商，运用多种方式，依照规定时间对社团活动全

方位的宣传。

（3）、发放举行活动的消息；申请活动场地；发放请柬；确定参加活动的人数

与规模。

（4）、进行报名参与活动事项准备。

（5）、活动举行当天，部门部员提前到达会场，布置会场，此环节应注意与赞

助单位的协商。

5、活动中期，（1）、积极配合各个部门工作调配。

（2）、严格要求部门干事，积极参加活动，全心全意的为同学们服务，起到

模范代表的作用。

6、活动后期，（1）、做好活动后的评估考察，向上级及时反馈。

（2）、审查财务账目，做到不缺不漏，及时向上级汇报。

（3）、总结部门在活动中的情况，对部门干事进行表彰先进鼓励落后，带动整

个部门向更高峰迈进。

（4）、发放调查问卷，搜集同学们对这从活动的意见和建议，取长补短，为社

团的后续飞跃发展奠定坚实的基础。

7、学期期末，写本学期工作总结，上交部长并进行交流，再由部长上交理事会。

六、部门的规章制度：

第一章：工作制度

1、敬业爱校，遵守校纪校规，严格遵守本社团各项规章制度，一旦违反从严处理。

2、秘书处全体人员要服从部门工作安排、部署，工作态度认真仔细，积极向上；要有大

局思想和主人翁意识。

3、对于部门和社团内部各种资料必须妥善管理。

4、部长制定工作制度，下达分配任务，组织工作，定时向理事会汇报工作情况，认真分

配人员任务，在活动开展中负责各项工作的进程积极与副会交流沟通。

5、副部长认真负责财务管理工作，严格要求账目出入途径；同时积极向部长反馈工作进

程，汇报情况，并负责干事的管理工作。

6、干事需不定期向部长汇报工作情况，在工作中积极参加、按时完成分配的任务，及时

反馈工作进度。

7、在特殊情况下可直接越级向理事会反映情况。

第二章：会议制度

1、部门定期举行例会，任何人不得无故缺席。部长主持会议，进行阶段工作总结，传

达上级指示和下达新任务，对部门干事进行表彰先进，鼓励落后，副部长做好会议

记录。

2、与会人员必须认真做好记录，以便及时准确安排和布置工作，各成员应在会议上保持

会场秩序，手机调为震动或静音。

3、在工作处理中有任何问题和疑问可及时提出，共同解决。

4、若有紧急情况，可由副部长临时召开会议。

第三章：考核制度（实行百分制）

1、每学期末对部门干部进行考核，并领导考评小组的考评工作。

2、新任干事上任时，副秘书长考察其工作质量，决定去留。

3、秘书处将不定期召开会议，布置或总结工作，无特殊原因不可缺席。

4、底分100分，迟到一次扣5分，请假一次扣3分，无故不参加例会扣8分，若提出有

利于社团发展的意见的加5分。一学期内无故不参加例会达三次或请假次数达五次者，取消年底优秀干部的评选。（由本部人员做好相关签到的工作）

第四章：建档制度

1、制作部门内部联系表，分层联系。

2、建立干事的基本情况表以及工作情况表。

3、每学期的工作计划和总结。

4、将策划书和主持稿的基本写法形成书面稿留档，并附例文提供参考。

5、将每位会员和干部的奖惩情况留稿。

第五章：奖励制度

1、每个学期末对于表现突出的干事推荐为优秀干事，并做为干部的培养对象重点培养。

2、每个学期末对于表现突出的副部推荐为优秀干部，并向理事会和老师推荐，把他们作

为以后高层管理的人才储备，为他们提供更广阔的展现自我的舞台。

3、对于平时积极的组员，给予适当的物质奖励或精神奖励。

4、优秀干部 分数在85分以上，有参选资格。

第六章：处罚制度

1、令秘书处的名誉受损的成员，将按情节轻重给予处罚。

2、对于思想偏激，无集体观念，工作懒散的成员，将取消其成员资格。

3、有3次的会议无故缺席的干部干事取消本学期评优资格，并不得进行下学期的干部提

拔。

4、对于干部考勤，4次会议有2次无故不到会者，由部长向上级汇报，决定处理方法。

5、对于干事考勤，5次会议有3次不到会者，由部长和副部长讨论，决定去留

第七章：离职制度

因某些特定的原因，要求离职的成员可采用申请离职形式。

1、将申请离职书递交负责人，写明原因。

2、经社团常委批准后，离职手续方可完成。

3、离职交接工作时，原干部应与接替其工作的人员进行沟通，若接替人员不明白工作事项，则原干部有责任带领接替人员了解工作流程。

七、费用报销：

因工作的需要各种合理的开销，部门的各种文件的打印和复印持相关票据上报负责人，由负责人到秘书处报销。

八、附则

1、本章程的解释权、修改权属于南开大学滨海学院知行社秘书处。

2、本章程自2010年5月起实行。