船舶设计中的有效信息沟通._有效沟通的课程设计

船舶设计中的有效信息沟通.由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“有效沟通的课程设计”。

船舶设计中的有效信息沟通

关键词:船舶设计 信息沟通 沟通障碍 克服 1.引言

现代船舶制造系统就是在信息的推动下,制造过程中所涉及的硬件(物料、设备、工具和能源等)、软件(设计信息、加工工艺、管理理论等)和人员组成一个将制造资源转变成产品的有机整体。现代船舶制造的实质就是在能量的协助下将信息作用于无序无规律的物质,使其有序有规律,产品越复杂需要的信息量便越大。伴随着现代科学技术的发展,信息在制造过程中所起的作用越来越大。而在现代船舶制造系统中,设计作为整个系统中信息的整合者、生成者、传递者,对整个制造系统信息流发挥的作用也愈来愈大。因而如何提高船舶设计工作中的有效信息沟通,具体十分重要的实际意义。本文将对船舶设计工作中的有效信息沟通,进行初步的探讨。

2.船舶制造系统的信息流和信息沟通过程的模型 2.1船舶制造系统的信息流

信息在制造系统中的作用过程称为信息流。在现代船舶制造系统中,设计作为整个系统中信息的整合者、生成者、传递者,通过不断地与制造过程的各种状态进行信息交换,并综合、分析来自各方面的信息,从而有效地控制制造过程,以保证制造过程的正常进行,提高制造系统的效率和产品质量。从制造系统的信息流图表,见图1,我们可以看出设计信息起着上承下达的作用,只有保证设计信息的畅通,才能够以正确的方式、在正确的时间、向正确的信息流节点传输所需的正确信息,并支持分布式制造环境下信息和人员的分布性以及信息流动过程的时序性。

2.2船舶设计中信息沟通过程的模型

信息沟通过程是指信息的发送者通过选定的渠道把信息传递给接收者,如图2所示。

2.3 信息沟通过程模型的说明 1)设计

信息的生成者和发送者。信息是数据经过加工处理后得到的结果。数据是记录客观事物的性质、形态和数据特征的抽象符号,如文字、数字、图形和曲线等。因为数据的确切含义往往不明显,所以不能直接为制造所用。设计将数据经过加工处理后生成信息,然后按设计和制造双方都能理解的方式进行信息编码,产生如图纸、文件、报表等。信息被用来反映客观事物的规律,从而为制造工作提供依据。2)信息的传递

指信息发送者将信息通过适当的方式和正确的渠道传送给接收者。对信息的传递而言,渠道和方式是最重要的问题。设计选择正确的渠道和适当的方式,将生产制造信息传递给制造,使其理解信息的含义和内容。3)制造或其他部门

信息的接收者。制造将接收到的信息进行翻译,并将回译的信息作用在原料上,最终生成产品。4)噪声

信息沟通经常受到“噪声”的干扰。无论是在发送者方面,在传递中,还是在接受者方面,噪声就是妨碍信息沟通的任何因素。例如:发送者使用了模棱两可的符号;用词不当和错用符号;将正式信息以非正式的渠道进行传递等。5)反馈

设计通过反馈来了解他所传递的信息是否被对方准确无误的理解。通过反馈,使设计和制造之间的信息变成了双向流动。对消除沟通中的干扰和扭曲,提高沟通的效率是十分必要的。3.造船设计中信息沟通的特点

1)设计与制造的矛盾。设计是想的过程,是理论的东西,而制造是做的过程,是实践的过程。二者间的差异就是矛盾,它决定了设计和制造需要进行沟通:制造需要设计的及时指导以保证实践顺利进行;设计需要制造的及时反馈,以便不断完善理论。

2)分工不同带来的矛盾。现代化的生产要求我们通过分工来完成任务和提高效率,但分工造成组织结构中垂直方向和水平方向各系统、各层次、各部门、各岗位的分化。组织愈庞大、愈复杂,组织分化愈细密、组织整合愈困难。一方面,我们为提高生产效率,希望尽可能细的进行分工;另一方面,分工愈细,就会给我们带来更多的沟通需求和沟通障碍。

3)沟通过程中存在的矛盾。在沟通过程中,由于各种因素,一般存在着以自己为中心,忽视对方的倾向;而沟通的实质是让对方接收我们发出的信息,只有考虑到接收者的具体情况,才能达到沟通的目的。“忽视对方”和“重视对方”导致的矛盾,在沟通过程中是很常见的。

造船设计工作中的许多信息沟通障碍,都是由以上三个矛盾决定和产生的。4.设计工作中信息沟通的障碍 4.1信息发送者造成的障碍

1)设计者对问题不做全面的、系统的、深入的调查研究,所得到的数据是不全面的,更未对数据进行应有的处理,使之成为真正有用的生产指导信息。2)设计者头脑中对信息的想法很明确,但由于表达方法不当或表达混乱,而造成接收者理解的困难。

3)设计者对相关信息不了解或不知道的情况下,就发表意见,没有实事求是,使得息沟通从源头上造成障碍。4.2 信息传递中造成的障碍

信息从一个人传到另外一个人的一系列传递过程中,由于损失、遗忘、和曲解等造成越来越失真。特别是在当企业的组织层次过多或传递环节过多的情况下,信息传递过程中造成的信息失真就更严重。

4.3信息接收者造成的障碍

1)由于部门和专业分工不同,在信息传递过程中,存在着接收者有选择地接收的现象,即接收者只对自己的专业或自己相关的信息感兴趣,拒绝或片面地接收与他们的期望不相一致的信息。人们往往听或看他们感情上有所准备的东西,或他们想听或想看到的东西,甚至只愿意接收中听,拒绝不中听的东西。

2)不善于聆听别人的意见及过早的评价,也是常常造成接收沟通障碍的重要因素,尤其是在听取下属意见时。普遍的倾向是,对别人所说的要加以判断,表示赞成或不赞成,而不是试图去理解谈话者的基本内容。4.4 人际关系对信息沟通的障碍

1)上下级关系造成的信息沟通障碍。信息沟通是发送者和接收者之间的“给”与“受”的过程,信息传递不是单方面的,而是双方的事情。因此,沟通双方的诚意和相互信任至关重要,上下级之间的猜疑只会增加抵触情绪,减少坦率交谈的机会,也就不可能进行有效地沟通。

2)同事关系造成的信息沟通障碍。在实际工作中,设计提供的图纸难免出现小的瑕疵,现场制造人员将存在的问题反馈给设计时,如设计不能虚心接受或不能与现场制造就问题展开积极的沟通,以期很好的解决问题。反而以傲慢的态度对人往往造成了信息沟通的障碍。4.5 过量的信息造成的障碍

有人也许认为比较多的且不受限制的信息会有助于克服信息沟通中的问题,但事实恰恰相反,过量的信息会淹没真正有价值的信息,使接收者无所适从。人们可能会用多种方式对付超负荷的信息。

1)接收者可能无视某些信息,如要回的信件过多,干脆把某些信件搁置不顾。2)人们可能会对信息进行过滤,先处理容易对待的事项,可能把难度较大但也许是关键性的问题忽视了。

3)人们可能会采用逃避的方法,把信息束之高阁或不进行沟通。4.6 沟通中产生许多冲突

由组织结构产生的结构差异,会在沟通中产生许多冲突。人与人之间在利益、观点、掌握的信息或对事件的理解上都可能存在差异,有差异就可能引起冲突。由于信息不对称和利益不一致,人们之间在计划目标、实施方法、资源分配等许多问题上都会产生不同的看法,这种差异是由组织结构本身造成的。为了本单位的利益和荣誉许多人都会理直气壮地与其他单位甚至上级组织发生冲突。5.设计工作中信息沟通障碍的克服 5.1信息发送者障碍的克服

1)对信息沟通中的问题,要作深入和全面的调查,并据此拿出切实可行的解决方案信息。

2)对要传递的信息,要有明晰的想法,要有认真的准备和明确的目的性,并制定实现预期目的的计划。同时,沟通的语言要简明、准确、通俗化、具体化。3)设计工作是老老实实的学问,不能有丝毫的马虎,所以作为信息生成者、发送者的设计人员,应有科学的、谦虚的、实事求是的态度,知之为知之,不知为不知。

5.2 信息传递中障碍的克服

在信息传递过程中,最为重要的是选择恰当的传递方法和正确的传递渠道。1)信息传递的方法,一般可分为书面沟通和口头沟通。在船舶设计中,通常采用书面的方式进行信息传递。船舶设计中采用书面方式,主要由以下特点决定: 首先,由于设计信息编码的符号一般采用文字、图表、或照片等,所以用书面方式。其次,设计所传递的是正式的生产信息,必须保证其的正式性。同时,也必须有可追溯性,以便今后的制造或维修等对信息的需要。

再次,制造过程中,会有许多人都需要使用设计提供的生产信息,必须保证其的唯一性,以使大家所努力的方向是一致的。

最后,因有许多人使用,需避免口头等方式在传递过程中产生的损失、遗忘、和曲解等信息失真。2)传递的渠道: 船厂根据工作需要,划分为许多职能部门,就是在设计内部也有明确的分工;对于部门之间或个人之间相互的信息传递,都有明确的传递渠道。对于我们得到的信息,我们一定要明确区分其得来的渠道,因为只有渠道正当,我们得来的信息,才能作为正式的输入和输出信息,才能作为我们工作的依据。而对于非正式渠道得来的信息,只能作为我们工作的参考。对此我们一定要严格的区分和注意。在组织内部,应明确各岗位的信息传递职责,落实各部门各岗位获得相关信息的权力,明确组织内信息沟通的规则,建立尽可能短的信息联络线,以确保信息能够促进组织内的分工协作,并有助于问题的迅速发现和及时解决。5.3 信息接收者造成障碍的克服;1)应树立全局的、联系的观念。船舶制造系统是一个整体,不应有狭隘的个人观念和以自己为中心的观念,对接收者来说,对信息这种资源,应力求事事关心,胸怀全局才能更好的接受信息。

2)尊重他人的观点。在与他人沟通时,一定要充分听取对方的观点,本着尊重对方,事实求是的态度进行沟通,这样才能避免信息接收障碍。5.4人际关系对信息沟通障碍的克服

1)态度诚恳,使对方成为信息接收者。人是有情感的,在沟通中,当事者之间所采取的态度对于沟通的效果有很大的影响。由于态度决定沟通行为,且人们常常会对不可知的东西抱有戒备心理,因此只有当双方坦诚相待时,才能消除彼此间的隔阂,求得相互间的合作。

2)注重双向沟通,及时纠正偏差。由于信息接收者容易从自己的角度来理解信息而导致误解,因此信息发送者要注重反馈,提倡双向沟通,要善于体察别人,鼓励他人不清楚就问,注意倾听反馈意见,或者请信息接收者重述所获得的信息或表达他们对信息的理解,从而检查信息传递的准确程度和偏差所在。5.5 过量的信息造成障碍的克服

在信息传递量上,要合理利用,避免滥用。在信息传递量上,我们要明白的是:过犹不及。在今天,信息传输手段和方式愈来愈多和越来越方便的情况下,我们要避免信息传递的随意性,不给他人带来信息接收和利用的困难。5.6 冲突的解决: 1)首先要正视冲突,只要由于分工产生的组织结构存在,这种冲突就会存在。2)其次,在有冲突发生时,切忌不要在沟通中采取过激的行为和言辞,致使冲突升级。要积极看到双方的共同点,都是为了更好的完成企业的目标,从而采取妥善的、实际的方法来解决冲突。6.结语

船舶设计工作中的信息沟通有其自身的特点,而且由于船舶设计工作所涉及的信息大和需要处理的情况较多,因而常常会产生许多沟通障碍。我们思想上要承认这些存在的障碍,并积极的认识和寻求解决这些障碍的方法。通过培养整体的观念,树立开阔的心胸和积极的沟通态度,锻炼沟通的技巧,最终达到有效信息沟通的知行合一,逐步解决船舶设计工作中的信息沟通障碍,提高有效信息沟通的效率和效果。◆ 参考文献: 1.赵汝嘉.先进制造系统导论 [M].北京:机械工业出版社,2002.2.汪克夷.管理学[M].大连:大连理工大学出版社,2001.3.周三多.管理学—原理与方法[M].上海:复旦大学出版社,2003.作者简介:李江波(1981-),男,汉族,陕西省勉县,大连中远造船工业有限公司,大学本科,助理工程师。