会议营销标准流程指导手册_会议营销指导手册

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《会议标准流程》

一、决策目的六大指标：

1、主题及由头

2、时间地点

2、客户的来源、会议规模；

4、产品定位：到位时间

5、投入人力、物力、费用及收入分析

6、讨论：流程策划方案，填写《会议策划书》

二、会前准备

1、分工分组，明确责权利

2、各组工作进度表

3、签责任状，提报计划，颁布奖惩激励

4、会前物料准备

5、会前客户邀约

6、会前大客户拜访摸底

三、管理执行

1、人员管理 2执行管理 3物资管理

4、执行细则

四、会议后期

1、撤场安排

2、核定费用

3、成交统计落实

4、承诺事项落实

5、总结。

第一部分决策目的提前20天召开决策会议，进行会前的可行性分析，一定要开，尽可能客观地把正面负面情况通过公司中高层头脑风暴的形式，提前考虑清楚，或者针对性地进行改变，也就是一切都考虑在前。特别注意：

1、内部参会人员包括：总经理，各部门负责人

2、如果是确定了合作方，合作方要有代表出席，把情况说明在先，否则一定会出现现场混乱。

第一章确定会议主题及内容

确定邀约客户，销售人员实际销售时要用到的话术，以及所有参会人员统一的声音，因此要明确该次会议的具体内容。

第二章客户的来源、会议规模

1、客户的来源涉及到两个问题：

A、自己的客户我们要分析到他可能的产品需求，为后续销售做 好铺垫。

B、与第三方合作，要对客户要有基本的了解，分析出他对产品 的需求。

2、会议规模：会议总的要求不是客户数量越多越好，而是质量 越高越好，客户越满意越好。

小补丁：客户情况的详细了解功夫要下在平时，要对客户的数据库管 理软件时时更新

第三章产品定位

产品涉及到销售过程中的每个环节，因此要对她的几个方面要提前确定。

1、产品的类别和价位区间要与到会顾客有针对性，不能泛滥不能错 位，确保成效；

2、价位区间如果是高端的，就不适合普通客户购买 ；

3、产品利润空间，产品价格打折问题：活动现场一定要有优惠，但 是明确价格表后，一定要有一个价格授权，便于现场销售人员灵 活把控客户。（具体产品价格及授权由分工里具体约定）

4、产品数量：要对现场客户有针对性，同时要适合现场销售人员去 掌握发挥。（为了方便销售员工掌握和发挥：600人会议主打产 品4-5个，100人左右会议2款主打产品）总之，产品在精而 不在于多。

5、产品库存和到货时间：主打产品在决策会议上要确定，产品库存 在决策一周内要到达。

第四章

投入人力、物力、费用及收入分析

1、投入人力；

2、投入产品库存、物料；

3、费用：要计算全面，以往活动计算中漏掉了物流费用和公司送的 好多礼品费用，费用整体预算，层层填写《活动费用申请表》提 报费用，由各小组组长负责本组费用的统计工作，报会议总负责 人审核，财务部汇总后报总经理批准，费用预算必须在会议举行 前一周定稿。所有费用必须提前申请，签字程序:小组长－总负责 人－财务经理－出纳，然后出纳凭此进行款项支付。为便于控制 费用，所有费用不管多少必须提前申报，否则不予事后核销；

4、收入分析：要在实际客户分析基础上，确定收入预计。

第五章

活动时间和地点

1、活动的具体举办时间；

2、活动组织时间跨度，举例：620是国家中考的第一天，如大同郝 继光儿子就参加考试，类似情况，客户有可能就不来了。613吕 梁活动时间正好是端午放假，很多客户来不了。

3、活动地点会议现场情况：可容纳规定人数，现场具体情形，举例： 620活动现场有8根柱子，阻挡了顾客的视线，不算最理想的会 场，会场最好是较熟悉的会场，对以下因素要非常清晰：

A、会场的硬件要求：大小，装修档次，备用座位，卫生间，空调 通 风，费用，最好配有贵宾间休息，如哪项条件顾客不舒服，就会 影响到顾客听会状态。

B、会场的软件配合：会场的业务人员要有专业的配合，服务员，音 响师也要配合；

C、会场的布局：适合会议主题设置，能容纳参会人数，同时通道合 理通畅，而且能凸现出贵宾席的重要

D、会场的费用要适合，对相关客房，贵宾间等综合谈判，力求最低。E、贵宾室情况：距离较近，最好在场内，也方便库存流转；F、组织 大客户要和普通客户互动起来，带动起其他人的购买，所以销售 集中在一起，我们可以为一次性交款达到标准的的客户开辟绿色 通道。

第七章

会议策划书 经过决策会议，必须对以上6个指标有个清晰的认识，确定后这就是以后会议安排的基础，不能轻易改变的内容，同时这个认识要统一到基层员工，以及以后的会议安排，因此需要落实到书面-就是会议计划：

1、包含以上6个指标

2、以PPT形式呈报总经理确认

3、如涉及到第三方如银行客户，可以凭此谈判

4、这个策划书是所有组（含具体员工)必须明确的第二部分：会前准备

第一章：分工分组,明确责权利

（一）、确定总指挥及副总指挥：总指挥负责全面，副总指挥负责具体几个组：

1、各自的权利职责要进行明确：销售工作是整个活动的核心，其中 打折权限必须由副总指挥执行，而且每次例外的优惠必须由责任 人签字才能生效。

2、明确哪些是公司内部可以解决，哪些需要外聘专业公司去做如： 音响，摄像，照相，演艺等。

3、明确会议准备过程中的约束条款，会议筹备期任何组长，员工不 得以任何理由推诿工作，视情节轻重给予警告，处罚50元，100 元，200元，开除出会议组等处罚，同时根据员工管理规范予以 另外处罚。

（二）具体模块:

1、会务组：会议物料，司机；

2、策划组：宣传物料、音响灯光、摄像、主持人；

3、邀约组；

4、大客户预售组；

5、接待礼仪组：普通客户签到、大客户接待、专家接待、领位、模特、抽奖、礼品发放

6、销售组：普通客户、大客户，相关产品展示物料；

7、安保签售组；

8、财务组；

9、物流组；

10、培训组：流程（从上到下）、产品、销售技巧、财务、物流

第二章：各组工作进度表

1、从决策会议结束后开始制定工作进度；

2、各个小组长对自己的进度负责；

3、进度要根据具体的执行情况及时调整。

第三章：签责任状,提报计划；颁布奖惩政策

1、奖惩方案特别是销售奖惩方案明确，不能只奖不罚，并要责任到人，也会避免个别销售人员只从个人利益出发，从而有可能影响会议销售情况。注：这就要求工作职责要明细到个人，每个人会前必须明确他自己的职责

2、奖惩和激励措施要在会议期间起到明确的作用，及时行使，确保会议的顺利进行。第四章：会前物料准备

1、物料表格制定

2、物料筹备情况确认

3、备用物料计划

第五章：会前客户邀约

1、客户邀约的进度要有详实数据

2、客户的情况有具体负责人跟进

3、根据客户的实力和合作度进行分区入档

第六章：会前大客户拜访预售

具体的大客户负责人应提前拜访，做好前期工作，为大客户在会议期间成交铺垫，尽力保证大客户的支持到位，这样可以引导现场其他客户有更多成交可能。

第三部分：管理执行

第一章：人员管理

1、整体会议分工要细，要细到每个人，确保每个参与人员知晓其自 身岗位的工作要求及对应工作的操作流程和方法；

2、时间要明确，要按照《时间进度表》按期完成，确保各参与人员 按要求完成会务的执行；

3、确保会议筹备及执行人员满足会议需求，要求要严格，确保会议 整体利益；

4、监督要细，细到每个人的了解到位 管理职责： 总策划：负责绩效、奖励和激励方案的审批；

总执行：负责全体会务人员的岗位安排和人员招募、负责制定奖惩激 励方案、负责全体会务的监督和考核、辅助团长完成会务团 队的现场管理

会务团长：负责会务团队的现场管理

定向管理：在会议开始前，由总执行和会务团长负责总定向，定向内 容包括：

A、明确岗位及工作要求 B、流程及注意事项讲解 C、场地布置和物资到位确认 D、设备和软件检查

* 每天在会议开始前，由会务团长负责早定向。早定向内容包括： A、当天工作安排 B、注意事项提醒

C、场地、物资、设备和软件的再确认 D、团队激励

每天在会议结束后，由会务团长负责晚定向。晚定向内容包括： A、当天工作总结 B、次日工作提醒 C、场地、物资、设备复位 D、奖惩实施

第二章：执行规范

1、仪表及着装

A、会议期间，会务人员必须穿统一的工装，佩戴工作证

B、男士：公司最新统一服装、须留短发（前不覆额、后不抵领、侧

不遮耳）头发洗净、梳整，指甲短而污物

C、女士：公司最新统一服装，长发盘发、短发利落，画淡妆

2、举止规范

A、接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和

不满状。

B、立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。C、行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。

E、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以

控制时应侧面回避。

F、与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得

背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。

3、纪律规范

A、不迟到不早退，按通知时间准时到达会场，准时参加早定向晚总

结。

B、不脱岗不串岗，每位工作人员坚守自己的岗位，不得擅离职守。C、积极主动参与执行各项事务，绝对服从团长，总执行的领导。D、互相帮助、协同作战、主动负责、快速反应、激情满怀、任劳任怨，具有强烈的补位意识。

第三章：物资管理

1、总执行负责督促和推进所有物资的准备，安排会场搭建布置方案的策划和设计，指挥搭建方案的实施，物料的运输和出入库批准；

2、设物资管理组，负责会务所有物资的筹备、发放和收回工作，完

成物资搬运工作；

3、临时采购，会议现场的采购工作；

4、会议开始前两天确保物资清单上的物资全部采购到位；

5、会议前两周要把总体的会议搭建或布置方案设计好，交由广告公

司或公司内部完成；

6、确保会议前一天完成会场布置，会场布置要在总执行审核后方可

执行；

7、物资管理组确保物资帐物一致，物资收发明确记录在物资领用单

上；

8、会务团长负责安排和组织人员进行会场的物资回收工作，并交给

物资组清点，确保帐物一致后安排人员把物资运送回公司，会议

结束的三天内把物资入库，完成公司规定的归还手续。

第四章：执行细则

1、一场会议就如同一场多支部队的会战，就像是一次世界杯征战，我们是一个军团，我们是一支球队，我们是一个整体，为了达到一 个声音，一个动作，一个形象，必须进行不间断的培训，包括：团 队培训;会议整体精神培训;会议流程的不断灌输;会议要求培训

2、总执行根据会议内容和安排制定当期会议的《现场执行细则》；

3、《现场执行细则》应包括：时间、工作内容、工作说明、负责人、配合人员、所需物料和文件、备注；

4、《现场执行细则》由总策划审核后生效执行；

5、《现场执行细则》一经确定不得更改，全体会务人员要严格按照 执行细则执行；

6、有任何更改或调整须经过总策划和总执行审核。

第四部分会议后期

第一章撤场安排

最后一个环节才能看出一个员工的真品质！

一、现场物料如何打包安排？如何上车到公司谁来检查验收？站好 最后一班岗！

二、回来的所有物料如何运送？

第二章核定会议结果和会务费用

1、签售组和销售人员在会议结束后，及时将各项涉及到财务数据和 客户资料的东西及时交财务，财务收集后交数据管理员。

2、各组负责人把会议涉及到的费用单据及时核销

第三章成交统计落实 第四章承诺事项落实 第五章总结