秘书职责_秘书的职责

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秘书职责

基本职责：

一、负责制定单位各项制度并予以实施。

二、负责起草及打印各类文件，报经上司审阅签发后分送有关部分落实与执行。

三、负责起草及打印各类函电，报经上司审阅签发后进行处理。

四、负责利用各种技术手段维持单位信息畅通和信息的搜集、整理、归档及利用。

五、负责安排各类会议，准备资料，做会议记录或主持会议，并且整理会议纪要，做好会议接待。

六、负责办公室内的日常接待和函电文件的处理。

七、负责处理单位的公共关系和外联事务。

八、负责选择和采购办公用品和办公设备。

九、负责办公室环境整洁与内部安全。

十、负责监督单位内各部门落实各项行政制度与管理制度。

十一、协助上司处理其交办的事务。代理职责：

一、在上司授权下，负责审核有关文件资料，并签署意见。

二、在上司授权下，负责出具有关证明，并使用单位印信，做好登记。

三、在上司授权下，负责上司外出期间的单位内日常管理工作，并对授权范围内的事做出自己的处置。

四、在上司外出期间，对超出授权范围的事情及时向上司汇报，根据上司的指示进行处理。

五、在上司的授权下，审核各类合同并作出正确的处理。

六、在上司的授权下，协调与平衡单位内各部门之间的工作关系。专业职责：

一、管理自己与上司的办公室及有关资料设备，保持办公环境的整洁。

二、为上司接听电话、接待客户、处理各类函件、起草文件、减少外界和一般事务对上司的干扰。

三、安排上司日程，为上司准备好有关活动所需资料，陪同上司参见有关活动，担任助手或参谋。

四、领会上司意图，协助上司思考，用正确的思维方式和有效的解决方案为上司出谋划策。

五、了解上司性格，容忍上司的缺点，采用适当的方式影响与改变上司的不良习惯。但在众人面前，即时上司做出错误决定，也只能婉转提醒，而不能公然抗命或者违反上司意志。在分清责任的前提下，有时还必须为上司承担责任或后果。

六、熟悉上司的亲朋好友和单位的重要客户及社会关系，掌握他们与上司交往的深浅程度，根据上司的习惯安排主次和轻重缓急。对上司与他人的恩怨是非保持距离，在维护上司利益的同时，以职业性的方式处理。懂得和颜悦色地编故事打发上司不愿见的客人，必要时也为上司承担些委屈甚至责骂。

七、组织安排各类会议，做到万无一失。

八、协调上司和部下的关系，协调部门主管之间的关系，协调单位和社会各方面的关系，使单位在良性氛围和状态中有效运作。

九、接受上司授权处理的有关事务，根据上司的要求，参与决策，提供意见或建议，并对自己的主张和行为承担责任。

十、根据上司的正式授权或非正式授权，参与单位的经营或管理，在授权权限内尽职尽责，发挥作用，承担责任。

十一、作为上司的代表和发言人，在正式或非正式场合，默契的配合上四，帮上司打圆场，为上司树立良好形象和营造丰富有价值的人脉。

十二、作为上司的私人助理，在上司的要求下，适当的帮助上司处理一些私人事务。但必须与上司在互动中坦率地界定范围，避免设计敏感问题而带来不必要的麻烦。

十三、作为上司的参谋和助手，妥善处理公司与股东大会、董事会、其他上司之间的关系，创造和谐共存和双赢的效果。

权限原则：

一、不能代表上司作决策，否则就是越权。

二、不能代表上司发好施令，否则遭致同事反感。

三、不能代表上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌。