关于印发《中国石油西南油气田分公司公文处理办法》的通知_中国石化公文管理

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中国石油天然气 股份有限公司 西南油气田分公司文件 西南司办〔2014〕18号

关于印发《中国石油西南油气田分公司

公文处理办法》的通知

分公司所属各单位、机关各处（部）室：

为了加强公文管理工作，规范公文处理程序，提高公文办理质量和效率，现将修订后的《中国石油西南油气田分公司公文处理办法》印发给你们，请依照执行。

特此通知。

附件：1.中国石油西南油气田分公司公文处理办法

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2.发文管理流程 3.收文管理流程

西南油气田分公司2014年11月20日抄送：分公司领导，助理，副总师。西南油气田分公司总经理办公室

2014年11月20日印发

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附件 1

中国石油西南油气田分公司公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强中国石油西南油气田分公司（以下简称分公司）公文管理工作，规范公文处理程序，提高公文办理质量和效率，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《中国石油天然气股份有限公司公文处理办法》（石油办字〔2012〕353号），结合分公司工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于分公司机关和所属单位。控股公司、参股企业参照执行。

第三条 分公司公文，是各级机关在实施领导、履行职能、开展生产经营管理工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书；是传达贯彻党和国家方针政策，贯彻集团公司党组和股份公司管理层各项规定；发布规章制度，请示和答复问题；指导、布置和商洽工作；报告情况，通报和交流情况等的重要工具。

第四条 分公司公文处理指公文的拟制、办理、归档、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 分公司公文处理工作的原则：实事求是、准确规范、精简高效，安全保密。

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第六条 总经理办公室（党委办公室）是分公司公文处理工作的归口管理部门，主管分公司机关的公文处理工作，并对所属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位办公室或综合部门负责本单位的公文处理工作，保证其高效运转。

第二章 公文种类和格式

第七条

分公司常用文种有9个：请示、报告、意见、函、通知、批复、决定、通报、纪要。按照行文方向，分为上行文、平行文、下行文。其中，上行文主要使用“请示”、“报告”，平行文使用“函”，下行文主要使用“通知”、“批复”、“决定”、“通报”、“纪要”，“意见”既可用于上行文，又可用于下行文。

第八条

9个常用文种的主要适用范围：

（一）请示。用于向上级单位请求指示、批准。

（二）报告。用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（三）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）函。用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（五）通知。用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）批复。用于答复下级单位请示事项。

（七）决定。用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

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（八）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（九）纪要。用于记载会议主要情况和议定事项。

第九条

公文格式应符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）的相关规定，做到要素齐全，字体、字号规范等要求。

第十条

公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第三章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十三条 除人事处（组织部）就干部任免、劳资处就机构批复、规划计划处就办公投资计划等需向分公司机关处（部）室印发部门文件外，分公司机关各部门之间一般不得以正式文件格式相互行文。

第十四条 机关处（部）室之间不联合行文。发文事项涉及多个部门时，由主办部门办文，并会签相关业务部门。

第十五条

上行文的“主送机关”和“抄送机关”拟写应遵循以下规则：

（一）“请示”、“报告”等上行文原则上只主送一个上级单位，不

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得多头主送，也不抄送同级或下级单位，根据需要可以抄送相关上级单位。

（二）各单位向分公司报送上行正式文件，主送机关应为“西南油气田分公司”，一般不得直接主送机关处（部）室；机关处（部）室要求报送的单项业务工作总结、情况报告等情况除外。

第十六条

上行文的拟写应遵循以下规则：

（一）不得将“请示”和“报告”混用。

（二）“请示”应做到一文一事。请示的事项应具体明确，提出本单位的倾向性处理意见。

（三）“报告”中不得夹带请示事项。“报告”中若涉及请示事项，应另行“请示”文件，与“报告”严格区分。

第十七条 转发上级的文件，不得同时又抄送上级机关。第十八条 行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容；必要时党委、行政可以联合行文；为沟通信息，党委、行政还可以相互抄送公文。

第四章 发文办理

第十九条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括公文起草、会签、审核、签发、复核、登记、校对、印制、用印、发送等程序。

第二十条

起草。公文起草应当做到：

（一）行文关系、行文规则符合国家及股份公司、分公司公文管理的规范要求。

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（二）结构合理，主旨明确，重点突出，层次清楚，能完整、准确地体现发文单位的意图，并与现行有关公文相衔接。

（三）公文内容应围绕中心工作，分析问题实事求是，所提措施、办法切实可行，突出指导性和可操作性。

（四）坚持少而精的原则，严格控制发文数量。

（五）内容简洁，语法无误，逻辑严密，文句通顺，无错漏别字；人名、地名、数字、机构名称、计量单位、标点符号等准确无误，篇幅力求简短。公文中如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。引用公文应先引标题，后引发文字号。

（六）文种正确，体例格式规范。应严格按照内容和行文关系确定公文文种。

（七）公文起草部门应加强工作的计划性和前瞻性，杜绝人为形成紧急公文。对紧急公文，必须给公文审核、领导签发留出至少半个工作日的时间，确保公文质量。

（八）各单位负责人应主持、指导重要公文的起草工作。第二十一条

会签。公文内容若涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应与有关部门协商办理，并履行会签程序。会签应注意以下问题：

（一）主办部门应主动与有关部门协商会签，取得一致意见后方可行文；如不能取得一致的，主办部门须列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报上级负责人裁定。

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（二）会签部门应在规定时限内给予答复，不能在规定时限内答复的，应及时与主办部门沟通，协商办理。

第二十二条

审核。公文送单位领导签发前，由所在单位办公室进行审核。应建立业务部门（拟稿部门）、办公室、单位负责人三级审核把关制度，即拟稿人拟写完初稿后，须先经业务部门负责人审核把关，然后由办公室进行语言文字、体例格式等审核，最后经单位负责人审核签批。

公文审核的重点是：

（一）是否确需行文，是否符合本单位职责定位，行文方式是否恰当等。

（二）是否符合党和国家的路线、方针、政策及股份公司、分公司有关规定；提出的政策建议和新出台的政策规定，是否与现行的政策规定相统一、相衔接，是否切实可行。

（三）行文主旨是否清晰；重点是否突出，逻辑结构是否合理；语言表述是否规范、准确；计量单位是否符合标准；数字、结构层次序数等是否规范。

（四）涉及其他部门职责范围的事项，是否经过协商并取得一致意见，会签部门是否齐全。

（五）文种使用是否恰当，体例格式是否符合国家标准，各要素标识是否准确，办文依据是否齐全等。

公文审核中，如需对文稿作较大修改，应与拟稿部门协商或请其修改；修改后的文稿须由拟稿部门领导再次确认，核稿人员— 8 —

应当进行复核。

第二十三条

签发。公文应经本单位具有签发权的负责人审批签发。

公文签发应注意以下问题：

（一）签发人签发公文，应签署意见、姓名和完整日期；圈阅或签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位负责人会签。

（二）公文一经签发即具有法定效力，未经签发人同意，任何人不得擅自变更或修改。

（三）公文应先送办公室审核，再送单位负责人签发，不可“先签后核”，倒走流程。

第二十四条

复核、登记、校对、印制、用印、发送。公文印发前，办公室应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；复核后统一编号、登记相关信息并送印；印制前，应由拟稿人进行校对，校对文件必须以原稿为准，不得随意改动，如需改动，应与办公室核稿人联系，报经签发人批准；公文印制必须确保质量和时效，涉密公文应当在符合保密要求的场所印制；印制后的公文应加盖（套印）相应印章后发送；印制份数、红章打印份数必须周密计划，严防滥印、滥发。

第五章 收文办理

第二十五条

收文办理的工作程序主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、传阅、承办、催办等。

第二十六条 凡主送给分公司党委、分公司的正式公文，一律

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交办公室统一签收、启封、登记、送批、分送或交办。

第二十七条

签收。对收到的公文应逐件清点，核对无误后方可签收，并注明签收时间。

第二十八条

登记。对公文的主要信息和办理情况应详细记载。第二十九条

审核。对收到的来文应进行审核，审核的重点是：

（一）是否应由本单位办理。

（二）是否符合行文规则。

（三）内容是否符合国家法律、法规及股份公司、分公司有关规定。

（四）公文种类、体例格式是否规范，有关附件是否齐全等。对不应由本单位办理或不符合规定的来文，经办公室负责人同意后，应及时退回来文单位。

第三十条

拟办。办公室对来文提出拟办意见。提出拟办意见应做到：

（一）拟办意见准确，文字表述简明扼要。

（二）对内容较为复杂、办理难度较大的来文，可先商有关部门后再提出拟办意见。

（三）需要两个以上部门办理的事项，应明确主办部门；主办部门为公文办理的责任部门；紧急公文，应明确办理时限。

第三十一条

批办。领导同志对来文进行批示，有具体请示事项或需办理事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项或需办理事项的，圈阅— 10 —

表示已阅知。

第三十二条

承办。承办部门应根据拟办和批办意见，对公文进行及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限办理，确有困难的，应及时说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回交办部门。主办部门应主动与协办部门沟通情况，交换意见，并负责将办理结果及时通报协办部门；协办部门应顾全大局，主动配合，有效协助主办部门共同完成任务。

第三十三条

传阅。根据领导批示和工作需要，应将公文及时递送传阅对象阅知或者批示，不得漏传、误传、延误。

第三十四条

催办。办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，紧急公文或者重要公文应由专人负责催办，一般公文定期催办。

第六章 公文归档

第三十五条

各单位应当遵守《中华人民共和国档案法》、股份公司、分公司档案管理有关规定，明确归档范围，在公文办理完毕后及时收集、整理和归档，正确划定保管期限，定期移交档案管理部门。个人不得保存应归档的公文。

第三十六条

归档公文应当齐全、完整、准确。整理应当遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。

第三十七条

对于两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

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第三十八条

拟制、修改和签批公文，字迹应耐久，纸张材料必须符合股份公司、分公司的归档要求。

第七章 公文管理

第三十九条

各单位应结合实际，建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，发挥公文效用。

第四十条

公文应由单位办公室、综合部门集中统一管理。凡送分公司的公文，除领导同志亲启件外，均应由总经理办公室（党委办公室）统一接收、启封、登记和分发处理。

第四十一条

各单位应建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第四十二条

公文管理应严格执行国家保密法律、法规和集团公司商业秘密管理规定，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。公文确定密级前，应按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或其上级单位决定。

第四十三条

公文的印发传达范围应按照发文单位的要求执行；需要变更的，应经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序，公开发布的时间、形式和渠道由发文单位确定。

第四十四条

涉密公文应通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站或收发件单位机要收发人员进行传递。向国（境）外发送公文需遵守国家有关保密法规和集团公司、股份公司有关规定，明确知悉范围，不得随意复印、翻印并带往国（境）外。

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第四十五条

复印、汇编集团公司商业密级及国家机密级、秘密级公文，应当符合有关保密规定。复印、汇编的公文视同原件进行管理。复印涉密文件，必须严格审批登记制度，复印件应加盖复印单位戳记，并指定专人管理。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注，印送范围按编入公文的最高发布层级确定。

第四十六条

公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围决定。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起失去效力。

第四十七条

不具备归档和存查价值的公文，经鉴别后由本单位办公室负责人批准，可以销毁。未经清理鉴别和审核批准，任何单位和个人不得私自销毁公文。销毁公文必须到保密主管部门指定的场所，由两人以上负责监销，确保不丢失、不漏销。销毁涉密公文，应按保密规定进行。

第四十八条

机构、部门（单位）合并时，全部公文应随之合并管理；部门（单位）撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职，应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十九条

新设立的机构应向所在单位办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，内部机构合并或撤销时，相应进行调整。

第八章 附 则

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第五十条

四川石油管理局、分公司各级党委、纪检委、工会、团委，以及各专业委员会、专项工作领导小组等非常设办事机构的公文处理工作，参照本办法执行。

第五十一条

本办法由分公司总经理办公室（党委办公室）负责解释。

第五十二条

本办法自印发之日起施行。原《中国石油西南油气田分公司公文处理办法》（西南司办〔2007〕5号）同时废止。

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