西乡公安档案调研0924_公安局档案查询系统
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西乡公安档案调研
随着经济社会的发展，社会治安形势日趋复杂，公安工作对各类信息的需求越来越大。在新的形势下，公安基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不断提高档案工作者的业务素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，最大限度地开发挖掘档案信息资源，才能充分发挥公安档案独特的服务实战功能，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作，加强基层档案工作无论是对现实斗争服务，还是对公安事业发展既有重要的现实意义，又有长远的历史意义。
一、当前公安基层档案工作存在的问题
（一）思想重视不够，档案意识淡薄。
长期以来，基层公安工作的着力点基本上都放到治安管理和打击犯罪上，加上受警力、精力的限制，基层派出所的民警平时忙于公安业务工作忽视了档案工作，虽然明确了派出所内勤为档案工作具体责任人，但派出所内勤大部分时间要承担办理户口和身份证业务，很少有时间去整理档案。其次，基层民警认识不到档案的重要作用和价值，有的所领导认为“只要工作好，档案材料可有可无”、“严打工作任务重，哪有时间搞档案”，由于档案意识薄弱，档案材料随意堆放，有的档案材料形成和使用后随意乱放，不移交内勤保管，以致出现案卷和户籍证明等重要档案-1-
丢失的现象时有发生，给公安工作造成难以弥补的损失。
（二）基层档案管理人员业务素质偏低，档案队伍不稳定。档案作用的发挥很大程度上受到档案工作者管理水平的制
约，当前许多基层派出所档案管理人员都由内勤民警兼任，且变动频繁，（如2009年我局就先后有10个派出所的内勤进行调整）再加之学习和培训不到位，对文书、业务、户籍档案的整理很不规范，这样整理的档案很难保证档案的系统性和完整性。另外，多数基层档案管理人员思想观念陈旧，缺乏积极进取，开拓创新精神。档案工作者现状远远不能适应当前公安基层档案工作现代化管理的需要。
（三）保管设施简陋，库容能力有限。
近年来，各级公安机关都加大了对基层派出所的经费投入，改善了派出所的办公条件，但是仍有很多基层派出所办公条件简陋，没有专用的档案库房，有的只是将其它用房充当档案库房，这些库房往往是面积小，阴暗潮湿，有的单位还将其他杂物堆积到档案库房，档案库房成了杂物室，这些都极不符合档案保管要求，严重影响了档案的寿命。随着公安工作自身的改革不断深入，使公安档案的形式和管理出现了许多新情况、新特点，反映在形成档案的领域和范围越来越广，档案的种类、数量越来越多，形式和内容越来越多，由于公安档案材料门类和数量的增多，导致立卷归档中现有库房及设施负荷过重，有的派出所现有的库房已无法增设箱柜，不能满足管理的需要。
（四）检索手段落后，提供利用率低。
目前，公安基层档案工作的查找是按照传统的手工操作方
法，这样的查找方法存在许多弊端：一是效率低，花费人力多，编制过程中易出现差错；二是查找速度慢，容易出现漏查现象；三是随着时间的推移，档案室内的档案数量与日俱增，每年都要制作新的检索工具，为此，仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，很难迅速准确地查找出利用者所需的档案，而且由于档案数量的增加，检索工具的落后，大量的档案资源得不到充分的开发和利用，传统的档案管理方式已不适应档案管理的现代化进程。
二、对公安基层档案工作的几点建议
要解决上述存在的问题，使派出所档案工作更好地为现实斗争服务，各派出所领导必须高度重视，必须从加强公安基层基础建设角度常抓不懈。
（一）加强组织领导，强化档案意识。
公案基层档案管理工作是公安机关的一项重要的基础工
作，具有不可替代的重要地位和作用，同其他工作一样，领导重视是做好基层档案工作的关键和前提条件。特别是基层派出所的领导，要充分认识档案工作的重要性和紧迫性，切实加强领导，建立相应的档案管理组织机构，主要领导要负责来自抓，把档案工作列入议事日程，要建立责任制，一级抓一级，层层抓落实，把基层档案工作作为派出所基础业务建设的重要内容和建设群
众满意派出所的重要条件来抓，做到认识到位，工作到位，保障到位。同时要积极组织民警认真学习和贯彻执行《档案法》、公安机关档案管理规定，不断增强民警的档案意识，使每个民警自觉做到从每份资料抓起，从每卷案卷抓起，一步一个脚印把档案管理工作落到实处。
（二）健全档案管理制度，完善监督考核机制。
各基层派出所的领导要结合实际不断建立健全档案管理制
度，特别是日常管理制度和档案管理目标责任制，明确工作职责，牢牢把握档案工作的主动权，市（县）公安机关应根据基层档案管理工作的专业职能、工作特点制定阶段性工作目标和总体工作目标，将大目标细化成小目标，把责任落实到每一个民警身上，进行定期检查考核。从派出所档案形成过程的收集、分类排列、立卷验收、保管和利用的各个环节，定出目标和量化指标，进行量化考核，形成系统的工作考核制度。同时将档案目标管理与派出所等级评定工作挂钩，明确那个等级的派出所必须达到档案等级管理的那个级别，对档案目标管理未达标的等级派出所实行一票否决制，并进行通报，以此推动档案目标管理制度化、规范化。
（三）加强公安档案人才的培养和激励。
当今，由电脑微处理技术发展引发的“数字化革命”和由
信息通讯技术发展引发的“全球信息网络化革命”是未来信息社会发展的主要支柱，将对人类社会产生深远的影响。随着电脑的智能化水平的提高，档案的自动著录标引、自动摘要汇编以及全
文检索，都将成为现实并得以普及。为此，要提高和发挥公安档案利用功能，就必须加强公安档案人才的培养和激励。未来的档案工作者不仅要有创新的意识和开拓的能力，还必须精通电脑和网络技术，要不断更新档案干部的知识结构和技能，培养出一批真正具有远见卓识的管理人才。其次，要树建典型，激励工作，市县公安机关每年对档案工作成绩突出的单位和个人，应予表彰奖励，以此激发档案民警的工作热情，使他们感到工作有后劲，有盼头。
（四）加大资金投入，完善档案管理设施。
各基层派出所在建造办公楼，改善办公条件时，应立足长远地搞好档案库房的设计，预先考虑好库房面积，结构和承重能力等要素，配备好档案库房专用设施。
（五）加快公安档案现代化管理步伐，提高公安档案利用功能。
为提高档案工作的服务水平和管理效能，档案部门应转变观念、更新理念，扩大职能，抓紧配备安装档案管理软件进行现代化管理，使档案工作逐步从手工操作转向计算机管理，以适应新形势下公安工作发展的需要。要依托公安信息网络，提高和发挥公安档案利用功能，实现档案资源共享。尤其是实现电子档案文件之后，将使档案部门由后台走向前台，成为电子文件、电子档案收集、存储、管理的基地，成为信息资源整合、配送、利用的基地，成为事实上的电子文件管理中心，从而真正实现信息资
源的全区域、全时段共享，真正发挥出档案的利用效能，要实现这一目的，必须在以下方面作出努力：一是构建功能齐全，资源丰富的数据库；二是做好网络平台及应用系统的建设。由于档案的公众、公开的社会特性与部分公安档案资料的内部保密性，公安档案部门的网络系统决不能仅仅局限于建设一个大而全的网络，而是要根据使用范围分别建设相应的网络及平台；三是根据分级负责的原则，逐步在公安信息网上建设统一的电子档案馆，将电子档案按统一的标准入库管理，以实现公安信息网上形成的电子文件、电子档案在线管理，提供数字档案的在线服务，为档案利用发挥好更好的作用。
西乡县公安局孙少波
二○一二年六月二十九日
内容摘要 在新的形势下，公安基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不断提高档案工作人员业务素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，最大限度地开发挖掘档案信息......
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