办公室保密工作_办公室保密工作
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办公室保密工作
摘要：办公室的保密工作是办公室的一项重要工作内容，是关系到党和国家的大事。办公室处于一个社会集团中的中枢位置，办公室中有相当一部分工作是参与机要事务、保管机密文件资料，因此，办公室工作人员接触机密事务的几率较大。为了维护组织乃至国家的利益，办公室和办公室工作人员的保密工作显得尤其必要和重要。秘书的特殊身份决定了其与保密工作息息相关。本文就办公室保密工作的特点、意义、要求等进行论述。
关键词：保密 安全 秘书
一．办公室保密工作概述
保密工作，是指从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定范围和时间内，防止泄露以及被非法窃取利用所采取的一切必要的防范措施与手段。
保密工作是办公室的一项重要的工作。办公室位于整个工作系统的枢纽位置，其工作人员与领导有非常密切的接触，知密早、知密多。为了维护国家和本单位的利益，办公室人员必须有很强的保密意识和保密观念，确保国家和本单位的秘密不外漏。
二．保密工作的范围和密级划分
（一）保密范围
办公室工作人员既要对社会集团的秘密进行保密，更要对国家秘密进行保密，同时也要对个人秘密进行保密。
1．国家秘密范围。《保密法》对国家秘密的范围作了具体规定：（1）国家事务的重大决策中的秘密事项；
（2）国防建设和武装力量活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；
（3）外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；
（4）国民经济和社会发展中的秘密事项；
（5）科学技术中的秘密事项；
（6）维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项；
（7）其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。
用国家法律形式确定国家秘密的基本范围具有重要意义，它使我国公民对国家秘密有了一个基本了解，有助于其履行《宪法》和《保密法》规定的每个公民应尽义务；它向国内外表明，任何人以任何非法手段窃取、刺探、收买或者提供、泄露属于国家机密范围内的事项，都是违反我国法律的行为，必须负法律责任；他也给国家机关各业务部门及社会集团指出了应从哪些方面规定本系统业务工作中的秘密的具体范围。
2.社会集团秘密范围。
（1）商业秘密，指社会集团进行的重大商业活动等中的秘密事项；
（2）科技秘密，指社会集团自己研究开发的科研项目等中的秘密事项；
（3）公文秘密，指社会集团具有秘密内容的文件、电报、信件、简报等（4）会议秘密，指社会集团内部会议的日期、议题、议程、讲话、发言、记录、录音、录像等中的秘密事项；
（5）信访秘密，指信访者的检举、控告、揭发、领导者的批示，信访案件查处的材料等；
（6）通信秘密，指社会集团的密码、网址、密码机、涉及密码和密码业务的文件等；
（7）领导秘密，指社会领导集团人得重大活动、办公场所和私人活动等。
（二）密级划分
密级的划分，是依据国家秘密事项一旦泄露后，对国家的安全和利益损害的程度来区分的。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。
“绝密”是最重要的国家秘密，若泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是指一般的国家秘密，若泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是指一般的国家秘密，若泄露会使国家的安全和利益遭受损害。与此相适应，1990年9月19日国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》指明：“国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密事项不超过三十年，机密事项不超过二十年，秘密事项则不超过十年。”“国家秘密的保密期限，自标明的制法日起算；不能标明制发日的国家秘密，自通知密级和保密期限之日算起。”
三．保密工作得特点及意义
（一）保密工作的特点
1．政治性。政治性是保密工作最突出的特点。因为，保密工作是随着国家的发展而发展起来的，而国家是阶级斗争不可调和的产物。作为国家的保密工作，是在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。在我国，保密工作是为社会主义制度服务的，具有明显的政治性和阶级性。特别是党的十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设提高安全的环境，成为我国保密工作得中心任务，其政治色彩更加鲜明。
2．封闭性。保密的封闭性是由秘密的本质属性决定的。秘密是在一定的时间内只能让极少数人晓知的事务，如果不加以保守或保护，一旦被外人（不该知密的外部势力）知晓，就不再是秘密。保密就是对秘密加以封锁，防止泄密。实践告诉人们，在保密的期限和范围内，封闭得越严密，产生泄密的几率就越小。
3．相对性。相对性是指保密工作得时间性与一定的区域性（即保密范围）而言。任何秘密总是局限在一定的时间和范围之内。再核心的秘密，仍有一定的涉密范围。世界上没有绝对的，永恒的秘密。时过境迁，情况变化，原来的秘密事项就可能降密或解密。
4．利益性。从根本上说，保密就是保护某种利益，使之不受或少受损害。国家实行保密是保护国家利益，企业实行保密是保护企业利益。因此，保密具有很强的利益性——保护自身的各种利益。如果保密无利益可保，泄密也无利益可损害，那么保密也就失去了意义。因此，维护某利益就是保密工作得根本目的。
（二）保密工作的意义
1．保密工作关系到国家命运。以军事秘密为例，国防力量关系着国家的存亡兴衰，有关国防计划与建设，武装部队的编制、武备、驻防、部署等军事秘密，是各国窃密着和间谍活动的主要目标。军事秘密一旦泄露出去，轻者国家会被动挨打，重者会导致国家覆灭。
2．保密工作关系到国家声誉。国家声誉关系着这个国家在国际交往中的地位。许多秘密的泄露会直接影响到国家的声誉。3．保密工作关系到社会的安定。安定团结是改革和建设成功的重要保证。实践证明，一项重要秘密的泄露，往往会造成一个企业、一个部门、一个地区、乃至一个国家的混乱与动荡。
4．保密工作关系到经济发展。经济发展、科技进步是一个国家、一个地区、一个企业兴盛的重要保障。情报机构和间谍机构，都把窃取经济情报和科技情报作为主要目标。
5．保密工作关系到领导者得安全。我国高级领导人以及外国来访要人、社会集团高层人员以及集团外来访要员的人身安全，也是保密工作得重要内容。对于他们出访、视察、参观等活动的日期、地点、路线等的具体安排，他们的住处、电话、车辆甚至家庭生活等，都应该保密。
四．保密工作的要求
（一）收文保密
签收“密件”要严格履行签收手续，做到事事有手续，件件有着落。按“密件”的不同密级和缓急程度在“密件”上标明“发授范围”和“阅读极限”。
（二）阅文保密
阅文保密工作要做到如下方面：
1.秘密文件应由机要人员或指定的人员统一掌握。他们要随时掌握“密件”的流向，并规定阅文时间，以防止“密件”的丢失和泄密。
2.确定秘密文件的阅知范围。要根据文件的情况确定“密级”文件的阅知范围。未经领导同意，不得自行扩大阅读范围，不得向规定范围以外的人员扩散，不准私自摘录，不得公开引用。
3.规定秘密文件的借阅地点。阅读秘密文件要在办公室或阅文室进行，不得擅自带回家中阅读。特别对标有“密级”文件的外借，应请示领导，借出前要当面交代注意事项。
（三）制文保密
制文保密工作要做到如下方面：
1．一切文件在印制前应准确定性，标明密级和保密期限，规定发放范围，注明是否可以翻印和复制。
2．涉密文件在制文中形成的草稿、修改稿、签发稿、校队清样等，反需要保存的，应按正式文件的密级和保密期限管理，不需要保存的，应及时销毁。
3．打印、印刷过程中形成的蜡纸、衬纸、废页、废件应及时销毁，不能乱堆乱放。
4．印制时，要严格按照领导批准的份数执行，不得擅自多印多留。
5．复印文件必须经过请示，履行审批、登记手续，对复印件要等同原件一样管理。
（四）传递保密
传递保密工作要做到如下方面：
1．文件的传递应履行登记手续。2．传递秘密文件，应由秘书科机要部门人员递送。若通过邮局递送，不得通过普通邮政邮寄。机要人员传递绝密文件应实行两人护送制。
3．机要通信人员外出递送秘密文件时，要密不离人；不得办理与递送文件无关的事，坚持专程递送。
4．要自觉服从机要交换站的管理，严格公文交换制度。
5．以电子邮件形式上网传递的文件，要有严格的审批手续。凡涉及国家秘密的文件，一般不得上网传递，以防泄密。
（五）携带保密
不准携带秘密文件和秘密资料参加社交活动或出入公共场所。确因工作需要必须携带的秘密文件的，应采取必要的保密措施，要经领导审批，采取安全措施，并遵照有关部门的规定执行。
（六）保管保密
秘密文件必须放在保密有保障的库房或文件柜内，绝密文件应单独存放，并经常检查保密情况。对平时工作使用的秘密文件，应在用后随手入柜加锁。个人不得保存秘密文件。
（七）交接保密
文书工作人员在工作调动或离退休时，必须严格履行交接手续。在移交文件时，要造册、核对，并办理签字手续，决不能搞“信任交接”。
（八）归档保密
办理完毕的秘密文件，有查考、保存价值的要及时立卷归档；无查考、保存价值的要立即销毁。
（九）清查保密
定期清查秘密文件。分发和借出去的应按时清退；若发现有丢失的，要及时追查处理。
（十）销毁保密
销毁秘密文件时，必须先经领导审批，然后登记造册。秘密、机密级文件应派专人护送到指定的造纸厂监督销毁；绝密文件和密码电报应指定专人在本单位焚烧干净。
四．秘书保密工作
秘书部分处于机关的中枢地位，参与机要事务，保管机密文件，组织并参与重要会议，而秘书人员，尤其是在领导身边工作的秘书人员知密时间早，知密内容多，知密程度深，为了维护国家的安全和人民的利益，秘书部门，包括秘书人员，做好保密工作就显得意义重大，保密工作也成为秘书工作的重要内容。因此作为秘书要做到以下几个方面：第一，牢记保密范围。密与非密、核心秘密与非核心秘密都是事先加以确定的，秘书人员应当熟悉并记住秘密的范围。第二，按章办事。由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续。第三，弄清身份。秘书人员要同各种人交往，必须要在正式或非正式的直接或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以确定哪些该说，哪些不该说。第四，以礼拒绝。对于秘密事项，秘书人员应当直接告诉对方不能打听、不能阅读、不能参观、不能介绍、不能拍照等，但在有些场合，则应当以礼拒绝。总之，在保密过程中，秘书人员要做到心中有数、时机应变，以自己的智慧、努力来与各种窃密、间谍活动做斗争。
案例：
某市市委机要张秘书在领导不在时收到一份机密文件，该秘书发现这份文件必须让领导立刻阅读。这时张秘书打电话给领导，说有一份机密文件必须由领导阅读，领导当时正在饭店陪客人吃饭，他让秘书把机密文件拿到饭店来。张秘书对领导说，这个不符合常规，然后领导就说都是熟人没事，他现在走不开。迫于压力，秘书只有把机密文件拿到了饭店让领导过目，但是现在已经是下班时间，单位已经没有专车了，张秘书想都没想就打了个出租车去饭店。可是到了饭店后发现领导已经喝的晕乎乎的，秘书见此现状觉得领导还是等领导清醒下再让他看。这时领导又拉着秘书让他喝酒，张秘书就把装有机密文件的公文包放在了凳子上。等他们清醒时发现装有机密文件的包已经不在了，这时赶紧报案，经过警察调取监控发现，包被一个服务员拿走了，发现里面没钱就把包扔了，现在是出动全市的警察去寻找包的下落。。。
分析：这是一个机密文件被搞丢了，后果可想而知。张秘书作为机要工作人员，应该知道机密文件的重要性，必须在专门的办公室阅读，而他把该文件带到了娱乐场所。还有违反了机密文件必须有专车专人护送的规定了。
参考文献：
【1】 詹福满等.新时期政府秘书工作[M] 北京：群众出版社，2004
【2】 黄良友.办公室工作与管理[M] 北京：首都经济贸易大学出版社，2008
【3】 胡占友.办公室管理与行动指南[M] 北京：机械工业出版社,2005
【4】 孙荣.办公室管理[M] 上海：复旦大学出版社，1999
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