社会保险文书档案整理规范_社会保险职业规范

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社会保险文书档案整理规范

1、范围

本规范仅适用于社保板块各单位文书档案材料的整理、归档。

2、定义

2.1文书档案 主要是指各单位从事社会保险管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。

2.2 归档文件材料 各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.3 档案整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.4 件 归档文件的整理单位。以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3、整理原则 每份文件为一件。

4、质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5、整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.1.1归档文件以件为单位装订。

5.1.2归档文件装订应牢固、安全、简便，做到不损页、不倒页、不压字，装订后平整，有利于保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

5.1.3根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

5.1.4用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

5.1.5永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，采取直角装订，文件较厚的，采取“三孔一线”装订，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。5.1.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式同上。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以使用不锈钢订书钉装订。

5.2 分类

5.2.1分类方案的设置

按“保管期限—年度—机构或问题”三级分类。保管期限最低一级类目分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。

5.2.2《社会保险文书档案归档范围与保管期限表》

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、件号、页数六项。

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2018。

5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4 件号：文件的排列顺序号。

归档文件整理和档案移交时编制。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

5.5.1.1 件号：填写部门编件号。

5.5.1.2 档号：在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、年度、保管期限、机构、件号。

5.5.1.3文号：文件的发文字号。

5.5.1.4责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.5题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔 〕”号。

5.5.1.6 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20180101。

5.5.1.7 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

5.5.1.8 备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，保证检索到文件条目后能对应地找到文件并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

不同年度、不同保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。分机构的情况下不同机构（问题）形成的归档文件不得放入一个盒内。

5.6.1 档案盒

5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm 等。

5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进办公室后按要求编制。

5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

5.7修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。5.7.1归档文件已破损的，应予以托裱、修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制，复制件附于原件后一并归档。

5.7.2归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

5.7.3幅面大于A4的归档文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。5.8编页 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。5.8.1页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。

5.8.2文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以不重编页码。

6、归档文件整理说明

归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同保管期限归档文件的数量，该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。“年度归档文件整理说明”一式两份，填写完毕后分别放入归档文件目录后和全宗卷中。

整理人 负责整理归档文件的人员姓名。

检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日 期 归档文件整理、检查的日期。

7、移交

7.1各单位兼职档案员每年2月底前向社保局办公室移交上年本部门产生的文书档案。

7.2各单位交接前要编制本单位当次的《文书档案移交清册》一式三份（社保局办公室二份，兼职档案员留一份），在移交档案同时将《文书档案移交清册》连同部门《文书档案归档目录》（一份）一并移交社保局办公室。

8、接收

8.1社保局办公室设专人接收档案，按要求对档案进行验收审核。

8.1.1核对文件材料的件数及页数； 8.1.2检查文件材料是否齐全、完整；

8.1.3、检查文件材料的分类、排序、编码、文件归档目录、整理说明等是否符合规定要求。

8.1.4经审核合格后，履行签字交接手续。如经审核发现档案质量不合格或账物不符，接收责任人有权拒绝接收，填写《社会保险文书档案整改通知书》，提出整改意见，退回有关部门重新整改，在规定时间内填写《社会保险文书档案移交清册》重新交接。

9、排架

9.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

9.2归档文件按保管期限—年度—机构（问题）分类，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

10、社保文书档案的保管、利用由社保局办公室负责。