办公室配合各部门工作如下_各部门工作配合要求

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办公室配合各部门工作如下：

1.资料收集：请各部门把工作制度、策划、计划、总结、报道、宣传单、照片等一切活动材料在制定后及时发到外语学院学生会信箱（waiyuanbgs@sina.cn），由办公室负责将各类文件按部门、活动性质实行分类归档管理，方便咨询和日后调用； 收集时间：务必每周周六18：00前发到公共信箱。

2．工作简报：每周办公室将依据各部门的工作内容、各年级检查数据来制定工作简报，并发到陈书记邮箱、全体学生会（副）部长、各年级班长邮箱并通过宣传部上传人人主页扩大影响力。请各部长及时将活动、检查数据资料发到外语学院学生会信箱（waiyuanbgs@sina.cn）

简报内容包括上周日~这周六的工作内容。

3.会议工作：

1．办公室为各部门确定了专职会议记录人员，请在会议前短信通知赵怡副部长：***.内容包括时间地点。

2．记录人员将登记所有人员与会信息，记录迟到、早退或缺席人员并注明原因；

4.财务管理细则：

1．学生会各部门活动经费和日常开支，均须事先以电子稿形式列出明确细目、经费多少的文件，报给办公室，由办公室整合后交予主席团，审批合格后方可购买；

2．为加强对发票报销的统一管理，所有支出均须统一正式发票方可报帐（收据等非发票的任何形式不予报销)，并于每次活动结束后连同一份文件，即：实际支出与计划支出的出入细目，统一上交办公室存档。

5.意见反应：

为方便外语学院同学随时反映问题、咨询信息、发表意见，深入了解同学们的需求，更好地服务同学，创建外语学院学生会信箱（waiyuanbgs@sina.cn）并向各学生会成员公示邮箱地址。定期查收，整合问题，针对各种问题及时向院领导反映到位。

6.户外拓展计划：

近期某周末进行，活动前会将计划发到各部长邮箱。并请各部长接到时间通知后统计部门内参与成员的名单，发给吴佩芹。