秘书学概论绪论_秘书学概论教案绪论

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第一章：绪论

一、教学目标

使学生明确秘书的涵义和职业特征，秘书的内容、特点和作用，以及秘书学的涵义、研究对象和方法，明确学习秘书学的意义，提高对秘书职业的理性认识。

二、教学重点、难点

秘书的内容、特点和作用

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

第一节 秘书的涵义和职业特征（1学时）

了解秘书的含义，是从事秘书工作的基本前提。要想做好秘书，首先就要知道什么是秘书。古今中外，秘书的含义多种多样。

（一）秘书的涵义

学术界较为普遍的有四种说法。

1、宫中秘藏之书，即皇宫中秘密收藏的书籍。

在我国，“秘书”一词最早出现于汉代，但涵义与今天所称并不完全相同。“秘书”最初的含义是指物而非指人，即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：一类是宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为“秘书”。如书中列举的两段，《汉书·叙传》有“游博学有俊才，与刘向校秘书”，及《晋书·荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在‘秘书'。”这里的“秘书”都是指深藏于朝廷之内的秘藏之书，是君主给予臣子的珍贵礼物。还有一类书上没有提到，就是指谶纬图箓（道教记载上天神名的书），这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师制作的一种预算吉凶的隐语。到了东汉后期：“秘书”不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，他们都不叫秘书，而被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。唯有一次例外，那就是东汉末年，魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构——尚书台的势力，曾设秘书令，以“典尚书事”，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。一直到清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义也就发生了质的变化。其一：秘书一词已完全摆脱了原意“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。

2、辅臣

这是国外对秘书的定义。“秘书”这个词的英文是Secretary，是来源于保密者，指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人。今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为“辅臣”，原指在英国国王身边参与机要事务、掌管机密文件的辅臣，后泛指英、美和英联邦国家主管政府机关事务的部长或常务副部长。比如“The Secretary of State”，英国叫国务大臣或国务秘书，美国称国务卿（前第一夫人希拉里，是仅次于正、副总统的高级行政官员）。沙特阿拉伯的“石油秘书”即为石油部长，印度、巴基斯坦的“外交秘书”实际为外交部常务副部长，日本的内阁官房长官，英文译名就是“内阁首席秘书”。S大写是政府部门的高级官员，而S小写则意为“帮助上司处理文书和事务的人员”，这是泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。

3、行政职位

这是现代中国的行政体制对秘书的定位，秘书是一种行政职位，是处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。我国已有明确规定：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书属事务类公务员。另外，还有少数秘书是为一定级别领导干部、专家服务，其服务对象为固定的个人，有时也称为领导人的专职秘书、随行秘书或私人秘书，如孙中山始设他的私人秘书为宋庆龄，田家英（曾一度是毛泽东最喜爱、最器重的秘书，他才学深厚，为人坦诚，当过毛泽东长子毛岸英的老师，为毛泽东起草了许多脍炙人口的文稿。但是，史无前例的“*”浩劫使得这位书生蒙冤自杀。）自1948-1966年长达18年担任毛泽东的专职秘书。党和国家领导人一般配备2-3个专职秘书，省市党政领导一般也配有1个。

4、社会职业

秘书是社会最广泛的职业群之一。曾有专家认为，20世纪最大的职业群是会计，而21世纪最大的职业群是秘书。据统计全国约有各类秘书1000万人，这是数字是庞大的，而且现在每年都在增长。秘书是渗透于一切行业中的职业，无论政治、经济、军事、外交、文教各条战线都有秘书人员，在我国，它不仅遍布城乡各地，就连国外任何一个有中国外交使领馆、商务办事处的地方，只要那里有一个我国的组织单位，就必定至少有一名领导人，需要有一名以上的人从事秘书工作。所以，曾经有人试图用一个公式表示秘书的职业性和广泛性。S>L>O（S指秘书，L指领导，O指组织机构），秘书的人数总是多于领导的人数，而领导的人数又总是多于组织机构的数量，这是一个十分简明的普遍真理。

秘书作为一种广泛的社会职业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。特别是国外私人秘书的发展历史相当悠久。最早是在1789年法国资产阶级大革命中，著名的民主革命家、激进派领袖罗伯斯庇尔在1793年前后首先聘用了私人秘书，为他处理信笺、帐目和邀请函等。此后，政府便大量招聘秘书，企业也大量雇佣秘书，王公大臣、社会名流、金融寡头乃至大学讲师、体育运动员、影星、歌星等都以拥有私人秘书为荣。在19世纪以前一般都由男性担任秘书。法国司汤达的著名小说《红与黑》中主人公于连就当过德.拉.木尔侯爵的秘书，参与保守党的阴谋活动。

以上我们讲的都是秘书的涵义，是学术界较普遍的四种说法。对于什么是秘书？我们来看权威的定义到底是什么？1997年12月国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》，给秘书下了如下定义：秘书是“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”后面说明适用范围：“本标准适用于在机关、团体、企事业、涉外机构等组织中，从事秘书工作的人员，也适用于有志从事秘书工作的人员。”与此同时，由劳动部国家职业技能鉴定专家委员会组织编写的《秘书工作概要》教材中，对广义的秘书的逻辑定义如下：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方。保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手”。这是首次由国家的领导机关给秘书作出的定义。从这两个权威的定义我们可以明确三点：秘书服务的根本对象是领导者；秘书活动的基本方式是处理信息和事务 ；秘书活动的根本性质是辅助性。

（二）秘书的类别和层次

1、秘书的分类

秘书是一个复杂广泛的群体的统称，从横向可将秘书分为不同类别。

（1）按服务对象来划分，可分为公务秘书（指在国家机关、党政部门、军队、企事业单位中供职，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取报酬，在编制上属于该机关、单位，由国家或单位支付薪酬的秘书。）和私人秘书（指由雇主个人聘请，为雇主个人服务，并由雇主本人支付薪酬的秘书）。

以上定义从文字上看是很明确的。例如，根据上述定义，集体企业秘书属于公务秘书就没有疑义；某些高级领导干部或重要专家、著名学者所配备的专职秘书不属于私人秘书，也没有疑义。在日常语言中，我们常称后者为私人秘书，如“田家英给毛泽东当了十几年私人秘书”、“××公司不但为他们的总工程师配备了司机，还配备了私人秘书”。这些说法在日常语言中并无大错，但是从理论上说他们不是私人秘书，而是公务秘书，因为这些专职秘书具有公务秘书的全部特征：为高级领导干部或专家的公务活动服务而不是为他们的私人事务服务，聘任前经过组织人事部门严格考察审核而不是由个人指定，薪酬由国家或公司支付，而不是服务对象个人支付。这些专职秘书的工作必须对国家或所属单位负责，而不是仅仅对领导或专家个人负责。目前随着社会经济的快速发展，私人秘书已越来越多，而且涉及范围也越来越广，工商界、演艺界、体育界、文化界都有私人秘书的身影。

（2）按具体职责来划分，可分为文字秘书（以撰写文稿为主要职责）、机要秘书（从事机要管理和保密工作）、通讯秘书（管理通讯事务）、公关秘书（承担单位内部公关、对外联络工作）、信访秘书（接待和处理来信来访）、外事秘书（负责国际交流或翻译工作）、事务秘书（负责后勤、会务、总务工作）、生活秘书（为高级别领导人提供生活帮助和服务）、党务秘书（负责处理党务工作）。（3）按智能特长来划分，可分为参谋型秘书（指善于出谋划策）、办事型秘书（指能出色完成交办事情）、秀才型秘书（指文字功夫过硬）、技术型秘书（指有一技之长）、公关型秘书（指善于交际）、财经型秘书（指有经济头脑、会理财）、综合型秘书（指能胜任各项工作）。

此外，还可以根据所在部门行业来划分秘书的类别，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。

2、秘书的层次

秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。

（1）按职位高低，可分为办事员、科员、科级、处级、厅（局）级、省（部）级等6类。

（2）根据秘书职业鉴定，把秘书分为初级、中级和高级。初级秘书指从事一般日常行政事务的工作人员，主要从事操作性服务工作，具体包括打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会、值班，这是单位日常事务中大量的、经常性的、必不可少的工作。初级秘书的工作虽然简单，却使领导机关和领导者从繁琐的事务中解脱出来，并避免或减少办理具体事务过程中的许多漏洞。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。

中级秘书指一般指分管文字工作、信息工作的秘书，主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，具体包括起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息、筹办会议、协助领导发布各种指示并检查落实情况等。中级秘书在协助领导办文、办会、办事的过程中要协助领导协调各种内外关系，要有全局观念，其工作成效对领导工作的推进起比较重要的作用。

高级秘书指秘书机构的负责人、助理、办公厅（室）主任、首脑机关的专职秘书等。这一级别的秘书职责基本是参与政务和管理事务两个方面。他们不仅是组织和机构中领导的重要助手，同时也可以是领导中枢的成员。高级秘书的工作综合性强，对其知识能力要求全面，常被认为是单位的“内部总管”，这就需要他们具备很高的综合素质，要精通秘书业务，具有综合指挥、协调的才干和独当一面的管理能力。

（三）秘书的职业特征

与其他职业相比，秘书有着自己的特征：

1、服务的直接性。我们先从秘书的定义就可以看出，秘书服务的根本对象是领导者，所以秘书工作具有“近身”的特点，无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。江泽民同志在1990年全国党委秘书长座谈会上把秘书形象地称为领导人的“左右手”。书上说的更具体一些，体现在三个方面：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也直接向领导请示、汇报；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。

2、服务的稳定性。正因为上面说的“近身”关系，秘书与领导是朝夕相处的，所以就决定了这种服务关系的稳定性。我们先前就说了田家英自1948-1966年长达18年担任毛泽东的专职秘书，其实毛泽东身边主要有“五大秘书”。（田家英是1948年来到毛泽东身边担任日常秘书，深得毛泽东的信赖，毛泽东的存折、稿费、印章都交给他，他已经称得上是毛泽东的大管家了；还有一个党内外盛名的“百科全书式”的文秘工作者，他就是胡乔木，是毛泽东的政治秘书。他从1941年起担任毛泽东的秘书兼中共中央政治局秘书，一直到1966年*爆发前，长达25个春秋，是中央重要的笔杆子，被毛泽东称为“靠乔木，有饭吃”、被邓小平赞誉为“中共中央第一支笔”；机要秘书叶子龙，从1935年起就来到毛泽东身边工作，那一年，他才19岁。从那时起一直到1962年，叶子龙一直在毛泽东身边工作，时间长达27年；不过，在毛泽东众多秘书当中，陈伯达是担任秘书时间最长的一个，前后共达31年。陈伯达成了毛泽东秘书后，毛泽东让他超脱于一般秘书事务，主要从事政治理论研究工作，所以也是毛泽东的政治秘书，但*的时候成为林彪的“军师”，堕落为反革命集团的主犯之一，成为历史的罪人；毛泽东还有一位专门的生活秘书就是江青，照顾主席的生活起居，但她本质上是一个颇有野心，不安分的女人，超出了她应有的职权，步入了政坛，最终受到了人民的惩罚）。所以，只要自己不诓瓢，秘书工作一般是稳定的。

3、知识化（专业化）。现代社会用人单位对文秘人员的素质要求越来越高，强调文秘应掌握专业知识。像联合国秘书处是当今世界最庞大的秘书机构，共有职员16000多人，从秘书长到秘书处普通职员，分为D、P、G三等12级，D2-D1为司长级，分管秘书处各部门工作；P5-P1为专业级，必须具有高等文化程度和专长；G5-G1为一般工作人员，从事秘书、文书、打字、翻译、总务等方面工作。

4、年轻化。这里书上也提到了，从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，中国估计也是这个年龄，等你们毕业走向秘书职业是最合适的年龄。

5、女性化。这从班上男女生的比例可以看出。据报道，2008年北京市主要报刊招聘广告中，招聘单位392家，有99％的普通秘书岗位提供给18—28岁之间的女性。在美国300多万秘书中，99％是女性，男性只有4.25万人。经过调查，德国女性最佳的职业选择是做秘书。世界首富比尔.盖次，在开始创业的时候，42岁的女秘书路宝为他帮了大忙，一直到现在还十分感谢她。实践证明，女性秘书有许多优势，一是语言能力强，有亲和力，擅长专于口头表达技巧，能用温和、欢乐的口吻，创造生动活泼的气氛，从而打动对方。二是心灵手巧，操作现代化办公设备比男性更加得心应手。三是社交能力强。女性普通性情温顺，感情丰富，在社交场合和工作协调中表现出较强的交往能力。目前，我国的秘书多为男性，以后女性在秘书中将占优势。

第二节 秘书的内容、特点和作用（1学时）

（一）秘书工作的内容 主要有以下11个方面：

1、文书档案工作（文书撰写、制作、处理和档案管理）

2、会务工作（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

3、调查研究（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

4、信息资料工作（收集、整理、提供、储存）

5、保密工作（机要保密）

6、信访工作（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

7、接待工作（来访接待、安排服务等）

8、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

9、督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

10、日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

11、其他领导临时交办的任务

概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。

秘书工作很琐碎、很繁杂，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、安排食宿等等，但都需要秘书人员一件一件地去办，一件一件去落实，这也足以说明秘书工作的重要性。特别是如今文秘专业的毕业生主要去向是各类中小企业，这些企业规模小，文秘的分工不可能太细，这就要求文秘是杂家、多面手，能将文秘工作、统计、人事档案管理等多种工作集于一身。所以有人说秘书工作是“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作的繁杂性和重要性。也正因为它如此重要，党和政府对秘书工作提出了一系列新的要求。

（二）秘书工作的要求

改革开放前，传统秘书工作的任务和职责主要是“三办”，即按照领导的意见办文、办会、办事。为了从根本上改变这种僵化模式，打破秘书工作的被动局面，1985年9月，中央召开全国秘书长、办公厅主任座谈会，针对性地提出了新时期秘书工作的指导思想和工作要求：

1、秘书工作“三服务”（书上P10）

（1）为直接领导服务；

（2）为相关的各级领导服务；

（3）为人民群众服务。

强调“三服务”，就是秘书工作要牢记党的宗旨，坚持为领导服务与为人民服务相结合的原则。

2、秘书工作应该实现“四个转变”

（1）从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

（2）从单纯地传递信息转变为综合处理信息；

（3）从被动服务转变为主动服务：

（4）从凭老经验办事转变为科学化管理。

这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，既要做好事务性、程序性的服务工作，更要做好智能性、决策性的服务工作，而这也是发达国家秘书工作的特点。

3、秘书工作的“六个强调”（1）强调调查研究工作

（2）强调信息工作

（3）强调信访工作

（4）强调协调工作

（5）强调督察工作

（6）强调党务、政务服务工作

这六个强调是自1986年以后，近30年来对秘书工作提出来的新要求。比如信息工作，改革开放以前，为领导提供决策信息并非秘书部门的职责。而今天，秘书部门的信息工作已经成为向领导提供信息的主渠道，他们所提供的信息，及时全面、真实可靠，实用价值高，便于领导了解全面情况，及时处理问题，谋划重大觉得，在为领导工作服务中发挥越来越重要的参谋助手作用。又比如督察工作，在以往的秘书工作中，督察也没有列为专项职责。为适应新时期的需要，中央领导认为决策作出以后，关键在于落实，于是全国秘书部门普遍成立督察机构，把督察工作作为一项重要职责。

（三）秘书工作的性质与特点

1、辅助性。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员可以向领导提出解决问题的意见和方法，但这些意见和方法只有经领导认可后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部门的决定去执行。所以，秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助领导完成其规定的任务，实现其预定的目标。

2、综合性。在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合性机构。

3、机密性。秘书要协助领导制定和贯彻各项方针政策，要经常接触机要和秘密，或者是个人的隐私，俗话说“知道得越多越危险”，因此，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德，一个合格的秘书首先要做到“嘴要严”，守口如瓶，严守秘密。

4、服务性。秘书工作的“三服务”要求秘书对上、中、下三个层面服好务，要力争使上下左右的所有人都满意。

（四）秘书工作的作用

1、助手作用。秘书是领导的助手，充当领导的“手足”和“耳目”，协助领导高效完成各种行政事务，是秘书工作的基础作用，是其他各项工作得以实现的前提。

2、参谋作用。我们之前就讲了秘书分为初级、中级和高级，如果你想让自己被领导赏识，爬的更快，必须学会为领导“当高参，设大谋”，就是出谋划策的人，就像三国中蜀国的军事诸葛亮一样。但又不能喧宾夺主，要在坚定执行领导决策、决定的前提下，积极主动地为领导出主意、想办法，当好领导的“智囊团”、“思想库”。

3、协调作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，比如我们学校办公室就是一个上传下达的部门，既为校领导服务，又为广大师生员工服务，发挥着上下沟通、左右协调、内外联系的重要作用，领导进行管理的中介环节和中枢机构。

4、信息枢纽作用。信息是管理和决策的基础，秘书要向领导提供全面、及时、准确的信息，为领导的正确决策和管理提供参考资料，秘书要“眼观六路、耳听八方”，秘书机构是企事业单位的信息中心。

5、公共关系作用。人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个单位里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。所以，秘书工作作为门面和窗口，起着内求团结、外求发展的公共关系作用。

第三讲 秘书学的涵义、研究对象和方法（1学时）

在了解秘书的内涵和内容、作用后，接着还有一个重要概念要明确，那就是秘书学。

（一）秘书学的涵义和研究对象

1、秘书学涵义

关于秘书学的涵义与性质，确实如书上所说，众说不一，没有定论。就连我国当代秘书学科的重要开创者李欣老前辈也是这么说的。在1986年四川成都首届“全国秘书学与秘书工作学术研讨会”上他说：“什么是秘书学？这个定义很难下。我认为秘书学与秘书工作不可分，秘书学是研究秘书工作规律的学问”，关于研究秘书学的目的，他始终强调：“不是为研究而研究，是为了使秘书工作更好发挥效能，更好地为领导服务”。根据李老的理念，我们可以看出，不管秘书学属于哪种学科，人文学科也好，管理学科也罢，它都是与实践，与秘书工作紧密相连的。所以，书上从这一角度给了一个比较确切的定义，即秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。这与李老的观点是不谋而合的。

2、秘书学研究对象

从概念可以看出，秘书学研究的对象应该就是两大方面：一是秘书工作研究，二是秘书人员研究。

（二）秘书学发展的状况

秘书作为古老的职业门类，从诞生至今已有4000多年，在我国有着悠久的发展历史，但在我国形成一门系统的科学，还是近30年的事，改革开放至今已经30年，也可以说是党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下，在20世纪80年代以前，秘书工作没有一本系统的教材，没有专门培养秘书的院校。那时，秘书工作是封闭的，重点是处理事务性工作，效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书，或在工作中摸索。一直到80年代初，中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议，这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到新水平。在这之后，涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人，全国有120多所高等院校开设了秘书专业，一批秘书工作学术团体相继成立，一批秘书工作杂志相继创刊，秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。

所以，80年代是秘书学理论研究的热潮，主要标志：

1、秘书教育大发展。秘书专业载入高校史册。1980年初上海大学文学院和天津南开大学分校率先开设了秘书学专业；1984年，秘书学作为文科类专业获得了国家教育部的认可。现在，全国有150多所高校开设秘书学专业，秘书学专业的设置，有利于秘书学理论的系统研究，有利于秘书人才的批量生产。近几十年培养了一大批优秀的秘书工作者，都得益于秘书教育的发展。

2、秘书刊物的出版发行。1983年，上海大学文学院首先创办了《秘书》杂志。此后1984年兰州大学创办了《秘书之友》，1985年中共中央办公厅秘书局创办了《秘书工作》，1992年档案出版社创办了《办公室业务》等，这都是秘书领域的权威杂志，是我们从事秘书工作的好帮手，建议大家在闲暇之余也多看看这些专业杂志。

3、秘书研究成果先后问世。1984-1985年，第一批秘书学专著问世。像我们先前提到的我国当代秘书学科的重要开创者李欣先生的《秘书工作》、四川张金安、常崇宜合著的《秘书学概论》等，都是秘书研究的一笔宝贵财富。

4、秘书工作组织成立。1984年，在上海召开了“高等院校秘书教学经验交流会”，会后成立了“中国高等院校秘书学学会”。之后，从中央到地方建立了各种学术团体、各种秘书协会。

5、秘书工作职业化。改革开放以前，我国实行计划经济体制和单一的公有制经济形式，那是的秘书一直与“官职”联系在一起，没有也不可能成为一种社会职业。改革开放以后，经济和社会组织多元化导致对秘书人才的需求量激增，促进了秘书人才市场的形成，推动了秘书人才走上了职业化道路。虽然我们目前对全国职业秘书的人数无法统计，但从全国注册的“两新组织”的数量，大致可以推算出至少有几千万人。秘书这个字眼在人才市场中频频出现，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。当秘书作为一种职业出现，其任职资格也有了明确的规范。于是，我国实行了秘书职业资格认证制度。国家劳动和社会保障部于1998年首次推进了“国家秘书职业资格鉴定考试”，截至目前，全国参加鉴定人员达50多万人，其中获得国家职业资格证书的达20多万人。秘书职业资格鉴定分为初、中、高三个等级。资格证书全国通用，在与我国有双边协定的国家也通用。考试时间一般为每年的6月和11月各一次。秘书专业大学专科毕业以上，可申报中级职业资格鉴定。

（三）秘书学研究方法

1、从实际出发，由经验上升为理论的方法。这其实就是研究方法行业术语里面的经验分析法，因为秘书学的理论来源于实践，实际工作是创立秘书学理论的源泉，一大批广大秘书工作实践者，他们多年总结的工作经验，为秘书理论宝库提供了一大批极为宝贵的研究成果，像李欣、傅西路、王千弓、候磊等就是其中的代表人物。在发展社会主义市场经济的形势下，秘书工作的信息量增大了，领导决策的科学化程度提高了，秘书办事的效率更快了，这都要求坚持理论联系实际的研究原则。

2、运用其他学科的先进方法研究秘书学。因为秘书学是一门综合性很强的学科，它与管理学、文书学、档案学、信息学、公共关系学等学科都有着千丝万缕的联系，而同时秘书学发展近30余年，因而可以取他人之长，汲取这些交叉学科中的优秀成果为我所用。比如可以用管理学的知识来组织会议，用计算机学的知识实现办公系统自动化等等。

3、有经验的秘书人员与理论研究人员相结合。这其实与第一点从实际出发是相辅相成的，理论研究人员是谁呢？就是指高校的秘书专业教师，他们通过研究课题、著书立说、成立协会等，开辟了秘书理论研究的道路，而这些理论正是从事秘书工作的人员所缺少的，所以可以将秘书人员实践工作者的工作经验和理论工作者的理论研究二者紧密相连，比如可以通过对大量的、具体的秘书活动事例进行比较、分析、综合和归纳，从中抽象出秘书活动的一般规律等，使秘书理论研究走上学科化道路。

第四讲 我国秘书工作的发展趋势（1学时）

随着我国社会主义市场经济体制的进一步完善，加入WTO后社会经济发展的快速变化，加之飞速发展的互联网技术等等，这些都会使整个社会人的思想观念发生明显深刻的变化，作为辅助决策管理的秘书工作，其工作的特点和方式必将随之发生变化，随之而来对秘书人才也提出了新的时代要求。最近几年，对秘书职位选拔门槛逐渐升高，例如在FESCO（北京外企服务集团）秘书职位的招聘、推荐过程中，曾经出现一公司老板秘书职位100比１的“精挑细选”现象。所以，怎么样才能从这么多秘书专业人才中脱颖而出，对于以后要从事这门职业的你们来说，了解我国秘书工作的发展趋势是很有必要的。就比如我们在高考完填报志愿的时候，我们要对各专业以后的发展趋势、就业率等进行分析后定夺。对于我国秘书工作的发展趋势，书上从两个方面进行归纳总结，一个是从秘书工作智能的转变，主要有四个方面，1、支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案；

2、辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制；

3、处理信息，由单项发布、传达信息转变为双向沟通信息；

4、计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。另一个是秘书工作方式的转变，表现在。

1、服务对象、服务方式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务；

2、办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公；

3、会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展；

4、操作方式，由手工操作转变为电子操作。书上介绍的很详细，这里大家自己看书了解。

我这里也通过查找一些资料，总结了秘书工作几个发展趋势，供大家参考。

1、由“花瓶”秘书像职业化秘书发展。以往对秘书的要求主要体现在语言和形象上，特别是外资企业，对工作经验并没有太多的要求。但现代职业秘书则在工作经验、个人品行、文化素养乃至性格类型方面提出了更高的要求。除对秘书基本素质要求外，还需符合老板工作上的个性化要求。特别是私人助理，即“PA”，是职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，针对不同服务对象提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。因此，现代企业的秘书一职正从“打杂”、“花瓶”向职业化秘书转变。

2、由事务型向智能型发展。这是因为由于办公室自动化程度的提高，许多事务工作，如文件处理、校对、报表、档案处理普遍由手工操作开始慢慢转向使用电脑，所以越来越多的秘书人员走向高级秘书阶层，他们的主要工作是综合管理、安排曰程，或是辅助决策、充当某一专业工作的顾问，即成为“外脑”型人员。

3、由“硬”技能向“软”素质发展。过去人们对秘书的要求，就是看会不会打字，或者会不会英语这些技能知识性的东西，而将来则会更重视协调沟通能力、团队精神、责任感、忠诚度这些非智力因素方面的东西。秘书在保持自己良好的人际关系的基础上，秘书的最大作用是帮助上司处理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔核，因为用电脑是处理不了这些人际隔核的。所以，现代秘书的能力已经从“硬性”的专业要求向“软性”的素质化迈进。

4、由通用型向行业型发展。过去的秘书工作往往只局限秘书工作本身，不去了解行业或专业方面的动态和最新进展，以为那只是职能部门的事情，而现在对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。比如在企业，领导人不仅要求秘书熟悉公司的市场经营活动，而且还要有敏锐的市场洞察力。所以，现在的高新技术企业，比如IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。其实从秘书是领导的助手和参谋这个高度来看，这要求是很正常的。因为如果你不懂公司的业务，不了解公司所在行业或专业的具体情况，你就不可能是名副其实的参谋或助手。

随着秘书工作的范围越来越宽，在秘书部门内部也开始出现分工协作的趋势，那么，秘书到底是个多面手比较好，还是做一个有一技之长的“专家”比较好，现在存在许多不同的观点，当然，如果能合二为一，那是企业求之不得的，但社会要求秘书不断完善和充实自己则是一致的。

五、思考练习

1、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？

2、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？

3、什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？

4、秘书怎样才能适应现代社会的变革？