秘书理论教材_专业秘书教材

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秘书实务

导 论

教学目的：

1、了解学生对秘书学职业及秘书学课程的基本认识

2、消除认识误区，培养学习兴趣和树立专业信心。

3、介绍这学期课程的大致安排和设想。教学方法：采用问卷调查和讲述相结合的方法。

教学内容：

一、课堂初步调查：

1、你当初为何会选择秘书专业就读？

2、你将来想做秘书吗？ 如果不想，那想做什么工作？

3、你认为将来是否有可能做秘书？

4、你对这门课程有什么认识？

5、你希望在本门课程中学到哪些知识？

二、当前社会上对秘书认识主要存在的几点误区

1、秘书要年轻漂亮

2、男生不当秘书

3、秘书专业不热门，以后工作不好找，又无发展前途

4、当秘书不过是当跟班，无需要专业学习

三、树立正确的认识观念

1、秘书工作是一门实践性很强的工作，有其特殊性，课堂的教学只能教授一些秘书需要掌握的基本知识、技能和作为一个秘书所应了解相关背景知识以及秘书所应遵循的职业操守等等。

2、许多高校，还有高等教育自学考试都开设了秘书学课程。如今，还有各式各样的秘书资格证考试（例如剑桥秘书证书考试）等等，这些情况说明，在秘书这个行业中，还是有一些共同的规范需要掌握和遵守。

3、学秘书不一定就做秘书，做秘书的不都是学秘书出身。因此，我们在学习期间，一些基本的知识和规范学习非常重要，这对提高我们的素质非常重要。

4、秘书岗位是培养人才的地方 例1：公文救命（董桥《品位历程》）

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例2：从秘书到国务院总理——温家宝

一些著名秘书的例子：

1、微软的女秘书——妈妈级的露宝

2、上官婉儿

上官婉儿是唐高宗时宰相上官仪孙女。麟德元年（664），上官仪因替高宗起草将废武则天的诏书，被武后所杀，刚刚出生的上官婉儿与母亲郑氏同被配没掖廷。在掖廷为奴期间，在其母的精心培养下，上官婉儿熟读诗书，不仅能吟诗着文，而且明达吏事，聪敏异常。仪凤二年（677），上官婉儿曾被武则天召见宫中，当场命题，让其依题着文。上官婉儿文不加点，须臾而成，且文意通畅，词藻华丽，语言优美，真好像是夙构而成。武则天看后大悦，当即下令免其奴婢身分，让其掌管宫中诏命。她起先担任一些文书佐理工作，逐渐参与撰拟诏书、参决奏章，慢慢的，百官奏牍都由她先行过目，并加拟签，武则天只要在上面批一个字即可颁行天下。不久，上官婉儿又因违忤旨意，罪犯死刑，但武则天惜其文才而特予赦免，只是处以黥面而已。以后，上官婉儿遂精心伺奉，曲意迎合，更得武则天欢心。从圣历元年（698）开始，又让其处理百司奏表，参决政务，权势日盛。

作为一代女皇武则天的心腹，上官婉儿以才女著称。她不同于那些酷吏、宫廷武官和男宠，仅仅一时充当武则天镇压反对派的工具。也不同于那些治国能臣、忠勇将帅多是武则天政策的执行者。她是武则天的心腹笔杆，长期生活在武则天的身边。一面精心侍奉武则天，一面在宫中执掌制定命令，为武则天代笔草拟敕诏，活跃在政治舞台上。朝中文武大臣、宫内外官宦人等，无不对她另眼相看。

神龙元年（705），唐中宗复位以后，又令上官婉儿专掌起草诏令，深被信任，拜为昭容。

中共历史上的著名秘书：

1、杨尚昆：在延安时任八路军总部秘书长，1943年任中共中央组织委员会委员兼秘书。建国后担任中央办公厅主任，成为中共中央的大管家，毛泽东外出视察工作时，他都跟随，负责联系各省市的党政领导，安排毛泽东要办的事宜。

2、陆定一：部长，在延安时是毛泽东的政治秘书。

3、胡乔木：毛泽东的政治秘书。

4、田家英：专职修《毛泽东选集》的秘书

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秘书的个人道德修养在秘书职业生涯中尤其重要

秘书的工作性质决定他经常在领导身边，要紧跟领导的思路。他们公事为领导分忧，私事为领导解愁，天长日久，无形中与领导建立了一种特殊的关系。作为秘书，不但要服务领导的工作，完成起草讲话稿之类的正常文字工作，还要服务领导的生活。领导出行要为领导安排车，领导在外还要安排领导的住，领导办公室要每天打扫卫生，等等。

反例：河北第一秘——李真 简单介绍国外专家的相关观点：

1、在国外，秘书工作早已被划分到行政管理的范围之内。

2、英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官Shirley—Taylor女士的看法：秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信，文件信息整理，办公室管理等各个方面。她认为，在21世纪，秘书需要有以下5方面的能力：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力以及团队合作的能力。

3、剑桥秘书证书考试要求。

剑桥秘书证书考试是教育部考试中心和英国剑桥大学考试委员会(UCLES)合作在我国实施的社会化职业证书考试项目，为各行业提供规范的、国际标准的现代秘书培训体系，是办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。“剑桥秘书证书考试”的推出，旨在提高从事各行各业学员的秘书实际操作能力，同时加强学员对秘书理论知识的理解。这项考试将使学员更深入地了解各种秘书技能，同时掌握各种工作环境下、不同层次秘书工作需要掌握的各种手段。

剑桥秘书证书考试既适合准备走上工作岗位的学生也适合在职的工作人员。剑桥秘书证书考试能够帮助学生充分理解现代办公环境，又能培养学生在各自的工作环境中使用某一具体技能的能力。

剑桥秘书证书考试三个级别框架的设置是为了满足不同工作能力层次的要求。这些级别要求考生在特定的时间段内呈现出的熟练度和精确度逐级上升。考试的设计力求反应不同办公室环境中的个体可能面对的职责。这在选修模块的设置和能力要求的难度程度上都有体现。

剑桥秘书证书考试一级和二级的每个模块需要大约35个小时的课堂学习时间附加一定的独立自学的时间。剑桥秘书证书考试三级的每个模块需要大约50

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个小时的课堂学习时间。但上述时间仅作为参考，具体还要取决于学生已有的知识与经验的储备、学习环境和教学方法等。

三个级别都是必修模块加选修模块的结构设置。必修模块包含了任何办公环境中高效、成功工作所要求的中心技能，如：文字处理、沟通和任务管理。选修模块既包括传统秘书技能，如：速记，同时也包括飞速发展的商业环境所要求的现代技能，如：客户服务、组织会议和活动的能力。

三个级别的三个核心模块和一个选修模块(速记)是按照传统方式进行的，即在规定的时间内完成答卷上的题目。这些考试的命题工作由剑桥大学考试委员会负责，要求考生在严格的考场环境中展示自己的知识和能力。剩余选修模块的考试则通过作业考核的形式进行。作业考核的指导提纲也由剑桥大学考试委员会负责提供，提纲中知识和技能的使用会考虑考生所处的当地具体状况。

四、本学期大致安排

1、本学期的讲授以教材的内容为主，但不一定完全按照教材的内容和体例。请同学作好笔记。

2、有不少内容是案例分析，希望同学开拓思维，培养积极的思考习惯，并注意观察生活现实。

3、有部分实训内容（办文、办会）。

第一章 秘书的基础知识与基本理论

第一节 秘书学概述

教学目的：了解秘书学的产生及发展过程 教学内容：

1、现代秘书学的产生

2、秘书学的研究对象

3、秘书学的学科体系与特征

一、现代秘书学的产生

秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。

1、现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。

2、秘书职业化阶段。

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3、秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。

4、秘书学形成的阶段。

80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志：

（一）秘书教育大发展

初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。

（二）秘书工作组织的成立

从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。

（三）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》

（四）秘书专著的陆续出版 詹银才：《涉外秘书》

二、秘书学的研究对象

关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法

1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。

2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。

3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。

4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动

所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 秘书活动的基本要素：

秘书人员——主体

秘书工作——客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。

秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。

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秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。

三、秘书学的学科体系与特征

（一）秘书学学科体系

（二）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。其学科特征体现在：

1、知识的综合性

2、理论的应用性

3、学科的群体性

知识的综合性：秘书学是一门综合性，实践性很强的新兴学科。它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系。

1、秘书与管理学关系

两者的关系是密切，因此把它说成管理学的分支不无道理。①秘书学的产生与发展，正是当代管理学科的发展需要。

②秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分，秘书为领导工作服务的过程，实际上是协助管理实施管理的过程。

③秘书工作的核心是辅助管理，提高管理效率和管理水平服务，这是它的出发点，也是它的归宿。

2、秘书与领导学关系

秘书工作是为领导工作服务的，秘书工作是领导工作的扩展，伸延和辅垫。在秘书学领域中，要融入领导科学的理论和原则。秘书工作实践必须遵从的秘书工作，实际也要符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。

3、秘书学和应用写作的关系。

4、信息学属自然科学范畴，是研究信息的发生，获得传输存贮，加工处理，分类、识别，利用一般原理和方法的学科。信息工作是秘书工作的组成部分，信息理论技术有力推动办公室自动化。

理论的应用性：秘书学是应用性学科，其表现是：（1）秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验；（2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；（3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。

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学科的群体性：即秘书学概论为主导的众多学科群。如：理论秘书学已有秘书学原理、秘书心理学；应用秘书学有行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、涉外秘书学等；历史秘书学已有中国秘书史、外国秘书史和中国公文史；技术秘书已有会议学、秘书技术和办公自动化。

（三）秘书学的研究方法

德国哲学家黑格尔在《逻辑学》一书中曾把方法比作耕地的犁。方法的选择，研究对象相对应，秘书学的研究方法归纳为几点。

1、理论联系实际的方法。

2、运用比较的方法。

3、注重对其他学科尤其易相关学科的研究。

补充材料：全国性秘书杂志目录

《秘书工作》（中共中央办公厅秘书局编）《秘书》（上海大学编）

《秘书业务》（中共广东省委办公厅）《秘书之友》（兰州大学）《秘书界》（成都市秘书学会编）《秘书学研究》（江汉大学编）《文秘》（沈阳大学编）

《秘书学刊》（郑州秘书专科学校编）

第二节 秘书机构

教学目的：介绍秘书机构的概念功能。教学内容：秘书机构的概念

秘书机构的性质与作用 秘书机构的设置

一、秘书机构的概念 秘书机构有狭义与广义之分。

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狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。

广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务

二、秘书机构的性质

秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：

1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关

2、秘书部门是综合办事部门

3、秘书部门是协调部门

特点：

1、辅助功能的综合性

2、所处位置的中枢性

3、组织关系的封闭性

三、秘书机构的作用

1、组合作用

2、枢纽作用

3、过滤作用

四、影响秘书机构设置的因素

（一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。

（二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。

（三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。

五、秘书部门设置的原则

（一）适用的原则

（二）精干的原则

（三）效益的原则

六、我国秘书部门的组织形式

（一）集中式

（二）分散式

（三）混合式

七、我国秘书部门的设置情况

（一）中央机关的秘书机构

中央机关与国务院机关实行的是分理制 分理制：采用部门办公的形式

全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。

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（二）省、市、县级的秘书机构

（三）基层单位的秘书部门

（四）企事业的秘书部门

（五）民主党派和人民团体的秘书部门

（六）临时性秘书机构

其中企事业的秘书部门，以企业级别规模的高低大小之别，可采用下述两种形式。

1、大中型骨干企业采用“三足鼎立式”。即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。一般分别称为厂（公司、商场）、党委办公室、厂长办公室、厂工会办公室，分别是企业党委、行政、工会的办事机构，直接受其领导，担任各自系统的秘书工作。

2、一般企业可采用联合式

“三合一”企业只设置一个秘书机构，全部的秘书工作集中，统一由这个秘书机构办理（综合处）

八、秘书机构的建设

（一）队伍建设

1、保持相对稳定

2、提高综合素质

3、优化队伍机构

（二）制度建设

1、秘书工作制度

2、管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度； 二是按工作岗位制定工作责任制；目标管理制度。

补充材料1：

国务院办公厅机构划分及工作职能

根据第九届全国人民大会第一次会议批准国务院机构改革方案和《国务院关于机构设置的通知》（国发[1998]5号）设置国务院办公厅。国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构。

根据职能调整，国务院办公厅的主要职责是：

㈠负责国务院会议的准备工作，协助国务院志组织会议决定事项的实施。

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㈡协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。㈢研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，把国务院领导同志审批。

㈣根据国务院领导同志的指示，对国务院部门间出现的争议问题提出处理意见，报国务院领导同志决定。

㈤督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志报告有关指示的执行落实情况关跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。

㈥协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的突发事件和重大事故。㈦处理群众来信，接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。

㈧根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况，提出建议。㈨负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。

㈩做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。根据职责，国务院办公厅设6个职能司局。秘书一局 主要职能：

办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、《国务院公报》编辑等方面的工作

秘书三局 主要职能：

办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人事、文化、卫生、体育、计划生育、地震、民族宗教、港澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制等社会事业的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军队等方面的工作。

中办国办信访局主要职能：

按照中共中央办公厅，国务院办公厅确定的工作范围，处理群众来信接待群众来访，向党中央、国务院领导同志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门，跨地区的信访疑难问题。

人事司主要职能：

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负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训工作；办理工作人员的出国手续；负责国务院领导同志办会室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工作。行政司主要职能：

负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务以及机关后鄞管理工。机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工。

补充材料2：

联合国及其它国际组织机构的秘书结构与工作任务

联合国秘书处由在联合国纽约总部和世界各地工作的全体国际工作人员组成，从事联合国各种日常工作。秘书处为联合国其他主要机关服务，并执行这些机关制定的方案与政策。秘书处的首长是秘书长，秘书长由大会根据安全理事会的推荐任命，任期五年，可以连任。

秘书处的职责同联合国所处理的问题一样多种多样，范围从管理维持和平行动到调停国际争端、从调查经济及社会趋势和问题到编写关于人权和可持续发展问题的研究报告。秘书处工作人员还使世界各通讯媒体了解和关心联合国的工作；就全世界所关切的问题组织国际会议；监测联合国各机构所作决定的执行情况；将发言和文件翻译成联合国各正式语文。

目前，由经常预算提供经费的秘书处工作人员来自170个国家，共约8 600人。作为国际公务员，他们和秘书长都对联合国负责，并宣誓不寻求或接受联合国以外任何政府或其他当局的指示。根据《宪章》，各会员国承诺尊重秘书长和工作人员责任的专属国际性，决不设法不当影响其责任的履行。

联合国总部设在纽约，但在日内瓦、维也纳和内罗毕也设有很多机构。联合国日内瓦办事处（日内瓦办事处）是会议外交中心以及裁军和人权问题论坛。联合国维也纳办事处（维也纳办事处）是联合国药物滥用管制、预防犯罪和刑事司法、和平利用外层空间及国际贸易法等领域活动的总部。联合国内罗毕办事处（内罗毕办事处）是联合国环境和人类住区领域活动的总部。

联合国所设的秘书处（The Secretariat）是联合国各机构的行政机构，秘书处的秘书长为联合国的行政首长，由安理会推荐，联合国大会任命，其权利相当广泛，他除领导来自各国的有七千多名工作人员的秘书处并向大会提出联合国活动的年度报告外，还可以把他认为威胁国际和平与安全的问题提请安理会注意，并执行大会、安理会等委托的任务。

联合国秘书长执行任务时只对联合国负责，不受任何国家政府指使，联合国秘书处还设有副秘书长若干人及其他从事文书工作的工作人员。其机构之大、权力之重、工作人员之多

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在各国中莫过于此。其它一些国际组织亦多设有类似的对该国际组织负责的秘书长行使职权。如美洲国家组织（Organization of American State）是常设的中央机构，由秘书长领导，负责执行大会委托的各项任务。非洲统一组织（Organization of African Unity）的秘书处，下设政治、法律、经济、社会、文教、出版和新闻、礼宾及行政等部门。阿拉伯国家联盟（Arableague）的秘书长需经会员国三分之二多数表决，由理事会委派。再如北大西洋公约组织（North Atlantic Treaty Organization），设国际秘书处，秘书长也是部长理事会、防务计划委员会核计划小组的主席，地位十分重要。

秘书这一扶持性工作，按世界的分类概念分为：①行政秘书，指的是为上级行政官（高级官员或总经理）工作的秘书。这类秘书协助领导人推进工作，没有打字的任务，往往是单位团体所委派的，向秘书行政管理人或领导人进行汇报；②通信秘书，这类秘书执行打字的职责，向信息处理中心汇报。信息处理中心主管人帮助管理人进行日常业务、信息反馈、培训、人事以及未来计划等工作。有时行政秘书称为政务助手，但传统上这种职称和秘书这个职称并不一样，它用来指较高级的职责。在某些组织机构中，办公室的低级工作人员从事口授、笔录、抄写、打字以及执行办公室的事务工作称为速记员（Stenographer）不能称秘书，往往比秘书要受更多的监督。

第三节 秘书工作

教学目的：掌握秘书工作的内容原则及秘书工作的特点 教学内容：

一、秘书工作的原则

秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实、保密。

1、准确

准确，是对秘书工作质量的要求。办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。

2、迅速

迅速，是对秘书工作效率的要求。首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序。此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。

3、求实

求实，是对秘书工作的基本要求。

秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能

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脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。

4、保密

保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。

二、秘书工作的内容

秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。

广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：

第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；

第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；

第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。

三、秘书工作的宗旨：三服务

四、秘书工作的特点

秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点：

1、从属性

从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。

第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；

第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；

第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。

2、被动性

秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为：

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第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。

第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。

3、事务性

秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作

“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。

4、综合性

由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面：

第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。

第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责

第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。

五、秘书工作的作用

现代秘书工作的作用，归纳起来，主要有以下几方面：

1、枢纽作用（协调作用）

在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。

2、参谋助手作用

领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。

3、形象作用

人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一

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个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。

第四节

秘书与领导

教学目的：

明确秘书与领导的关系及领导需要怎样的秘书，并能在以后的工作实践中正确处理好与领导关系。教学内容：

一、秘书与领导关系

（一）在职能上，为领导人服务，做领导人工作上的助手

（二）在组织上，是上下级关系

（三）从体制上、职务上说，两者的关系只有一种——工作关系

我们常说的同志关系、朋友关系、诤友关系、互助关系、互补关系等等，都是对的，是从怎样处理好领导的共事关系这个角度提出的要求，是指秘书同领导人关系中应当体现的一种政治本色和道德精神，不是指两者的组织隶属和工作职能。秘书与其服务的领导人则不同，他们除与领导有共事中的互助互补、诤友关系外，更主要的还是受组织之派去为领导人服务的。他们要接受领导人的指令，而且还要按照派任组织和办公厅（室）的要求进行工作。这是他们之间的本质关系。

二、领导需要怎样的秘书

（一）领导需要忠于职守安于本分的秘书

1、明确职能范围，在被动地位发挥主观能动性

忠于职守是结所有公务人员的基本要求，对于职能范围比较宽泛又有一定弹性的秘书人员来说，做到忠于职守、不失职、不越权并非易事、特别是秘书工作直接为领导工作服务，事关全局、无论是失职还是越权，都可能产生较大的消极影响。秘书人员在工作实践中，对此应予高度的重视。

对秘书工作而言，其职能范围，随着组织的不同实际情况，领导工作的不同需要是有所区别的。

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秘书在实际工作中，如果不能准确地把握自己的职能范围，就可能陷入误区，就可能出现失职或越权的现象。

无论什么原因引起的失职越权，都是对领导工作的干拢，其作用都是消极的2、安于本分，不争名图利

在现实生活中，秘书人员若不能正确对待个人名利，就很可能误入歧途而不能自拔。一方面，秘书和职业性质其必须具有正确的名利观；另一方面，在秘书的这种工作环境中，一些意志薄弱者不难找到追名逐利的机会。

当无名英雄是秘书的职业道德。秘书作为领导者的助手，为领导活动做辅助工作。安排公务活动，操办会务工作，草拟文件，撰写领导讲话稿等，都是幕后的准备工作，由领导出面主持或最后认可，才能在管理中发挥作用。这是组织管理需要，是法定期的岗位职责决定的。秘书职业特殊性征，决定了其必须具有集体的名利观，争组织之美名，谋事业之公利。一个合格的秘书人员，必须具备这种职业道德。

（二）领导需要敏于观察勤于思考的秘书

1、敏于观察，做到拾遗补缺

秘书为领导当参谋，是建立在双方相互理解、彼此信任的基础上的。秘书人员在工作实践中正确理解领导意图，并以其扎实勤奋的工作取得领导者的信任，敏于观察，善于从日常事务工作中捕捉有价值的信息，提供给领导者，从而优化领导工作。秘书人员在领导者身边工作，有着信息枢纽的优势，这就为其拾遗补缺，开展参谋建议活动题动了极好的条件。

所谓敏于观察，就是要密切注视客观事物的发展变化状态和趋势。秘书敏于观察，处处留心，对领导工作拾遗补缺，是对领导的十分有益的补助。

2、勤于思考，敢于进谏

所谓勤于思考，就是要在深入调查客观现象的基础上，对客观现象中的各种要素进行由此及彼、由表及里地深入分析研究。对秘书而言，就是要将收集处理信息，调查研究，及办文办会办事中了解到的有关情况，与工作的总目标、总任务以及事业的整体技校联系起来；把大政方针、法规、纪律与工作行为联系起来，把长远计划、中期计划于短期计划、具体工作联系起来；把组织运转状况与环境发展趋势联系起来；把领导工作意图与职工群众要求联系起来；把管理决策与执行反馈联系起来；把计划目标与实际的需要和环境条件的可能性联系起来等等。

秘书实务

秘书人员只有将组织管理实践中的有关要素主动地、全面地做动态分析，才能从全局和发展的角度，提出有价值的参谋建议。

（三）领导需要提供信息，敢说真话的秘书

1、及时提供准确信息，说真话报实情

信息是展开领导工作、进行科学决策不可缺少的重要依据，收集、处理、传递信息是秘书的重要职责。

秘书对领导者说真话，报实情，关键是要实事求是。就秘书人员来说，为领导工作服务的一个极为重要的方面，就是提供及时、准确的信息服务，只有对领导说真话、报实情，才能谈得上信息服务。由此可以看出，秘书人员对其领导者说真话、报实情，即使秘书的职能要求，也是领导工作的需要。

2、善于积累和整理资料，供领导之所需

领导者推进工作，经常要使用大量文件，资料、有关数据，典型经验教训、各项工作的总结、报表以及国际国内的有关参考文献。领导者的经营管理活动，必须依据大量的、及时准确的信息资料，秘书人员必须做好信息服务，才能适应领导工作的需要。收集、整理、存储信息的工作，必须贯穿于秘书办文、办事等项任务的始终。

（四）领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书

1、乐于吃苦、忙而不乱，累而无怨

事务繁杂的秘书人员必须具有吃苦耐劳的精神，在为领导工作服务的过程中，既有琐碎的日常事务，又有繁重的突击任务。而且事事都与领导工作直接关联，都是领导机关工作作风的具体体现。秘书人员工作中忙而不乱，累而无怨正是领导者的近身助手所必须具备的工作作风。

2、办事可靠，能够分忧代劳

在实践中，由于公务繁忙，领导者常把一些具体事物交给身边的秘书办理；甚至有些较重要的公务也授权秘书处理；有时还把某些难以直接干预的问题，让秘书去协调解决。这是领导工作的需要，也是对秘书能力才干的锻炼和考验。

（五）领导需要能够联系群众、善于协调的秘书

1、联系群众，充当领导与群众的纽带

密切联系群众是有效开展领导工作的前提。这要求秘书多搞调查研究，多下基层，多联系群众；要求秘书通过信访、调研等接近群众的机会，了解群众的实

秘书实务

际状况、意见、要求和建议，反映群众的呼声，以便使其领导工作更符合人民群众的利益要求，更能忠实地体现人民的意志。

2、善于协调，为领导工作缓化矛盾

领导工作中遇到诸多矛盾和问题是不足为怪的，领导工作的过程实际上就是缓和矛盾、解决问题的过程。秘书除了要协助领导者进行管理协调外，在自身工作中也要注意协调关系。一位不善于协调自身工作关系的秘书，是难以协助领导者进行管理协调的。

秘书人员接触面宽，工作中相关方面多，而且事事均有较大的影响。因此，秘书人员在工作中必须明于事理，把握分寸，办事得体，这不仅关系到秘书办文办事的工作成效，而且影响工作和组织的整体形象。

秘书在自身工作的协调和协助领导者进行公务协调中，都要以有利于事业发展，有利于有关各方的根本利益和长远利益，有利于增强组织的凝聚力和提高工作效率出发，缓化矛盾，促进发展。

三、秘书为领导班子服务的几种关系的把握

（一）为主要领导人服务与为领导班子服务

（二）为中心工作服务与日常工作服务

（三）正确处理多头指示，避免酿成矛盾

（四）加强沟通，促进领导班子的密切合作

（五）对口请示，避免交叉请示

（六）逐级请示，避免越级请示

（七）加强沟通，避免产生误会

（八）筛选信息，避免说是道非

第二章 秘书的办文工作

教学目的： 学习和掌握文书处理程序及各环节的要求;能够运用所学的文书处理知识完成日常工作.教学重点与难点：收文与发文处理程序

秘书实务

办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。

第一节 文书的撰拟

教学目的：学习和掌握秘书撰写公文的程序和要求 教学内容：

一、文书的概念

文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。

二、文书的种类

根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类：

1、通用文书 是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

2、专用文书 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。

3、常用事务文书 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。

秘书实务

通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。

上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。

按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。这是从公文办理时限来说的。一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读的范围而言的。

密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。

三、文书写作的基本要求 1.主题正确、鲜明 2.语言准确、精练 3.体式规范

四、公文的基本结构与格式

根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。三个部分的统一是公文的基本结构。具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。

第二节 文书的处理

教学目的：掌握公文行文关系及文书处理的原则和方法 教学内容：

一、文书处理的含义及原则

文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。公文的办理主要由机关职能部门负责，通常由秘书部门负责。

根据文书处理的内容与要求 文书处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则。

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1、及时 现代社会是一个高科技迅猛发展的社会、社会生活瞬息万变，针对社会生活、解决实际问题的文书客观上要求高效、快速完成其办理程序。才能发挥起作用。

2、准确 信息社会要求决策者必须获得准确的信息。

3、安全 现代公文的办理以安全为前提。安全是保证国家机密，民族利益及部门、行业工作步骤协调、统一、经济利益共同发展的前提。

4、统一规范 文书的统一规范主要指公文应在全国范围内实行统一的名称、格式、行文规则、处理办法等。

综上所述，文书办理过程必须以文书的基本特征即解决工作中实际问题为出发点，围绕文书及时、准确、安全、规范作好文书的传递工作。

二、公文的行文关系、方式、规则

行文关系主要有三种：上行文、下行文、平行文。

1、上行文，指下级机关或单位向直接上级机关或单位的行文。上行文可分两种情况，一是逐级上行文，用以向直接上级行文；另一种是越级行文，越级行文一般指上级机关单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊情况必须越级上报。

2、下行文，指上级机关或部门向下级部门或机关行文，主要有三种情况。逐级下行文 按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。如：批复、意见等。

多级下行文 对一些广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机关。如：通知、决定等。

直接下达至社会各界的行文。

3、平行文，指同一隶书关系内各平行机关、单位或同层次不同隶属关系机关、单位 之间的公文往来。如：函、通知等。

三、公文办理程序

公文办理程序主要有收文办理程序和发文办理程序。

（一）收文办理程序：收文办理程序主要有以下几个步 骤。

1、签收 指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。核对、检查、签字。对急件应注明收到日期。

2、拆封及登记

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3、分办和传阅

分办 即根据来文的性质，确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。分办文书有三种：内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。

传阅 根据公文的内容，由秘书部门负责人决定或根据规定的阅读范围 组织传阅工作。传阅者会做出批示或写明意见。秘书人员应按传阅者的批示或意见进行处理。在分办和传阅后秘书人员应根据批示或意见做好催办、注办工作。

催办 指对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情况进行督促与检查，以确保落实。

注办 亦称办结 指对文件承办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。

（二）发文办理程序

1、拟稿是文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程；

2、审查

（1）行文的必要性

（2）审查文稿内容是否符合有关法律、法规、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明确和具有可行性、可操作性。

（3）审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。（4）审查拟办的公文用语是否符合相关要求

3、签发，指有关领导对文稿签字发出；

4、缮印 指对已签发的文件定稿进行 誊清、复印或排版印刷；

5、校对 指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿核对、校正；

6、用印 指在完成的文件上加盖机关印章。应注意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正，加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致；用印须核对发文数量；

7、发文登记 凡发出的文件均应进行登记，包括：时间、发文对象、发文方式等；

8、封发 对准备发出的文件分装和发送。应注意发文渠道及相应问题。

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第三章 秘书的“办会”工作

学习目的：通过本章学习，学生应了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议议案，掌握会议组织工作的六个环节，掌握办公会组织的基本要点。

教学重点与难点：制定会议预案和会前准备工作

第一节 会议概述

教学目的：掌握会议的分类及会议审批过程 教学内容：

一、会议的涵义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

二、会议的种类

三、会议的申报与审批

1、会议申报与审批的形式

一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。口头申报、书面申报、会议申报。

2、会议审批的原则 精简从严。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

第二节 会务工作的具体内容

教学目的：了解并掌握会前准备，会中服务与会后落实的内容及要求 教学内容：

所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称。

一、指导会务工作的原则 1.准备充分。2.组织严密。3.服务周到。4.确保安全。

二、大中型会议的组织工作

各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。

秘书实务

大中型会议工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节：

①会议预案 ②会议文件准备 ③会议通知 ④会前检查 ⑤会间调度 ⑥会后整理

(一)制定会议预案 所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。

会议预案一般包括以下内容：

1.会名 2.会议时间 3.会场 开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。4.出席范围 5.会议票证 6.会议筹备班子的职责分工 7.会场布置 此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、菜水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。8.主席台 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。9.会议议程 会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。10.经费预算 会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。11.选举投票的组织工作 12.发奖活动的组织工作 13.集体摄影活动组织工作 14.特殊活动的安排

（二）会议文件准备

会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。

为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。

（三）会议通知

会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息，应尽量避免。

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会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。

会议通知的一般体例是： 兹定于×月×日（星期×）×午×时在××地点召开××会议，会期×天，参加人员为××，凭××入场，有关会议的具体事宜，请与××联系（电话号码××××××）

（四）会前检查。

（五）会间调度 1.会议签到制度 2.候会制度 3.会议特殊情况的应急措施 4.做好会议记录，写好会议简报 5.大型集会的现场指挥

（六）会议结束和会后整理

会议结束和会后整理工作包括会议内容总结、会议纪要、代表离会工作、会议新闻报导、会务经验总结等。1.并非所有的会议在结束时都要有总结 2.会议纪要 3.会议代表离会工作 4.会议新闻报道 5.会务经验总结 最后，要归还借用物品，做好财务结算，善始善终地完成整个会议的会务工作。

三、办公会议的组织工作 在企事业单位中，各种类型的非常规的大中型会议毕竟在日常工作中是少数，大多数的会议是日常工作

（一）办公会议题的收集整理 办公会议题收集，由秘书人员主动向有关行政副职和职能部门联系、征询。收集的议题应在合并整理后，视条件成熟与否和事项的轻重缓急，列出有必要提交办公会研究的若干问题，送主要领导人审定。由主要领导人斟酌后增删调整，确定办公会议题。

（二）准备相关材料

1、与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案；

2、议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料；

3、拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。

（三）会议通知

办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能部门，秘书人员应

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在发送会议活动安排表时，对职能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。

秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和候会地点。

（四）会前检查安排

在企业中，办公会一般在固定会议室召开，秘书人员应在会前先检查会场桌椅（包括烟灰缸）是否整洁。有些议题涉及人员较多，座位不够，应事先预作安排。

打开会议室灯光和空调系统并调到合适温度。

（五）会议过程中的服务工作

秘书人员列席会议的任务主要是做好会议记录。此外，随着会议议题进展，应注意适时安排与下一议题的相关人员进入会场。

散会时在其他人员退场后，秘书人员应检查会议室有无遗忘的文件，并收捡会议使用的器材，关闭空调及灯光。

（六）会议后的相关工作

办公会结束后，秘书人员对会议决定事项中需要以纪要方式通知相关部门协调办理的内容，应及时整理出会议纪要。

（七）会议文件的管理

办公会会议记录，应由秘书部门妥善保管。作为讨论稿的相关文件，应按文书处理的有关制度予以妥善处理。

案例分析

案例 1 ：

一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？ 案例 2：

秘书实务

一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。案例 3：

某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。

以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。

观察你所能见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并注明会议所有参与者的座位安排。

参考会议组织筹备的预案要求，为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。

第四章

教学目的：

秘书“办事”的工作

本章主要讲解秘书所从事的各项事务工作，要求学生掌握处理办公室日常事务、收集处理信息的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本知识，并能熟练地利用现代化办公设备进行“办事”。

教学重点与难点：

掌握处理办公室日常事务、收集处理信息的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本知识

第一节 信息与信息工作

教学目的：了解信息的定义，信息工作的特点性质与作用 教学内容：

一、信息的定义 信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。

二、信息的基本特征

（一）客观性

（二）传输性

（三）时效性

（四）共享性

（五）开发性，受历史与认识能加局限

三、信息分类

秘书实务

1、按信息源的性质分

可分为自然信息和社会信息。秘书主要接受社会信息。

2、按信息的表现形式分 语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。

3、按信息内容所涉及的社会领域划分 政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息

4、按信息来源方向分 纵向信息、横向信息

5、按信息稳定状态分 分静态信息，如资源、统计资料；动态信息，如市场信息

6、按信息在秘书工作中的作用分 预测信息、动态信息、反馈信息 秘书应获得多种形态的信息资料：文字、声像、记忆。

三、信息工作的作用

1、辅助决策的一项重要工作。

2、信息工作是秘书部门的一项重要任务

从两方面理解：一是从秘书部门的工作性质看是枢纽部门

二是从秘书部门的工作内容看，除辅助领导决策处，办公办事和联系各方面也必须依靠信息。秘书经常性的工作是起草文件和各种材料，这写作过程实际是收集信息的加工信息的过程。

3、信息工作有利于开创秘书工作新局面。

第二节 信息工作的基本要求和程序

教学目的：掌握信息工作的基本要求和程序 教学内容：

一、秘书信息工作的基本要求 准确、及时、适用

1、准确： 要如实地进行反映和描述，决不能迎合个别领导的意图而将情况任意夸大缩小，人为造成信息失真。

2、及时 信息的时效性决定了信息的生命力在于流动，它的流动速度越快，在实践中获得的价值就高。尤其是经济信息。

3、适用： 适用，既要有针对性，适合领导利用。提供信息是为领导决策服务，秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解。

秘书实务

⑴他们分布在不同的组织类型中——决定所追求的目标各不相同 ⑵他们分布在不同的组织规模中——导致具体工作内容与时间的差异 ⑶分布在不同的组织层次中——决定了他们工作重点的不同。

⑷分布在不同的组织环境中——使他们奉行不同的管理哲学和管理方式。这种种差异，决定了决策不仅内涵不同而且层次不同。

因此，秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，时时处处以是适合不同单位，不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到任何领导者每个时期领导工作都有其中心，都有关注的“热点”和“难点”。

二、秘书信息工作的程序 包括：收集--整理--传递--存储--利用

1、信息的收集 ：根据一定的目的，通过不同的方式搜集，获取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。

收集内容： 就某个机关、企业来说，它们收集信息的内容如下： ⑴党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文件。

⑵上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作有关的指导、指挥性文件，如指示、决定、批复。

⑶本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等情况，以及生产计划、指标、统计数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结。

⑷本机关执行政策、推动工作以及本企业产品销售后的反馈信息，如群众的反映、意见、建议、要求等。

⑸与本机关、本企业业务有关的外界情况与新信息，如社会动态，思想倾向，城市与农村经济改革。

⑹与本单位、业务性质相同的其他地区、单位以及国外同行业可供比较的情况材料。

⑺收集与本机关企业业务未来发展有关的科技成果（包括新产品、新工艺、新材料）以及先进的经验、方法等信息资料。

也可以概括为：企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息

法律信息、交际活动信息、秘书收集的信息，有以下三方面特点：

秘书实务

⑴领导者要求秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性，与社会组织的整体发展情况大局有关。

⑵要为变换着的中心工作与临时索要等突发性任务做好准备。

⑶收集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值，如起草文件，常常要翻阅过去相关的文件，以求保持政策的连续性；说明问题或预测未来对常查找过去的资料。

收集方式：

一、是传统收集 形式：文件、会议、电话、口头

渠道： 收集上级来的信息 通过下级机构的口头汇报和书面材料 同级机构其他系统互相交换材料 通过信访或报刊

二是开拓式收集 组织健全的信息网络 方法：（试以今夏饮料市场为例）

（1）观察法 优点：A、方法简单灵活 B、获得比较客观的第一手资料 C适用于对环境、人物、事件实际状况的了解 缺点：A、不易收集到深层次信息 B、获得的信息量有限 C、观察效果受秘书观察能力的影响

（2）阅读法 优点：A、获取信息方便 B、获得信息量大、适用性强 C、能全面提供工作需要的参考信息 缺点；A、报刊、杂志的信息来源多、信息可能失真、有杂质 B、需要筛选、判断信息的真实性

（3）询问法 优点：A、应用灵活、实用 B、直接交流、互动沟通 C、能获得大量有价值的信息 缺点：A、要求秘书具有一定素质和能力，能很好地运用询问技巧 B、费用较高、时间较长、规模小

（4）交换法 优点：A、实现彼此间的信息共享 B、获得信息及时、适用 C、节省信息收集时间 D、可以临时交换各自感兴趣的专题信息 E、可以根据需要、商定交换的方式、内容长期交换 缺点： A、信息交换建立在自愿、互惠的基础上 B、要注意信息保密问题 C、交换信息的范围窄

（5）问卷法 优点：A、避免主观偏见，减少人为误差 B、节省时间、人力和经费，效率较高 C、收集的信息客观、真实 D、收集的信息便于定量处理和分析 缺点；A、问卷的回收难以保证 B、问卷的质量难以保证 C、要求被调查者具有一定文化水平

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（6）网络法 优点：A、信息时效性很强 B、最新信息补充及时 C、收集信息迅速、广泛 D、收集不受时间、地域的限制 E、能收集文字图表信息与声像 缺点：A、来源复杂、有大量未经核实的信息和信息垃圾 B、需要计算机知识（7）购置法 优点：A、信息比较集中 B、书店与出版社有订购业务 C、获得大量系统化、专业化知识 缺点：A、费用高，花费时间和人力 B、要从大量信息中筛选有价值信息 C、信息要经真实性鉴别后利用。

秘书收集信息的渠道主要有： A、大众传媒 B、图书馆 C、收据库 D、贸易交流 E、信息机构 F、关系渠道 G、调查渠道

收集的原则： A、价值原则 B、时效原则 C、层次原则 D、针对原则 E、全面系统原则

2、信息的整理

信息的整理是对收集到的大量原始信息，在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上给予表现，使之便于传递，利用和储存的过程，信息的整理是整个信息工作的核心。它包括分类、筛选、校对

（1）分类

方法： A、字母分类法 B、地区分类法 C、主题分类法 D、数字分类法 E、时间分类法

（2）筛选

①剔除虚假信息，失效信息和无效信息，从中挑选出有价值的信息。除去，假的，重复的，过时的，表面的，与本单位关系很小或意义不大的信息，从量与质两方面突出少量的重要信息。筛选体现了对内容的初步鉴别，其目的是让领导用最少的时间获得最大量的优质信息。

② 挑选出有价值的信息 A、挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息 B、挑选带有倾向性、动态性或突发重要信息 C、分析需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息 D、挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息 E、坚持信息数量与质量的统一

方法: 看来源 看标题 看正文

决定取舍：A、突出主题 B、注意典型性 C、有新意 D、有特点 校对 方法：溯源法、比较法、校对法、逻辑法、调查法、数理统计法 ③加工： 信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高质量。

秘书实务

信息加工分为两个层次： 一是对现有网络上的信息和各部门提供的信息进行初步加工，称为基础性信息。这类信息只能供接受者了解动态。二是对各种基础性信息进行归纳、综合、分析和调查研究提出有情况;有分析、有建议、有深度的信息，称为高层次信息。——这类信息具有较大的参谋咨询作用。

信息加工能力，是事务型秘书与开拓性秘书的主要界限。加工信息须从以下方面着手。

第一，充实内容。就是对零碎肤浅，杂乱而有用的信息，弄清它的性质、范围、意义和发展趋势，充实，丰富它的内容，使它成为完整，深刻和系统的信息。编写 信息需要通过文字传递。编写是用书面形式对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤，又是信息传递的前提，它对提高信息的质量和实用价值起着关键性的作用。

类型 动态型信息 建议性信息 经验型信息 问题型信息 预测型信息 编写的步骤： A、确定主题 B、分析材料 C、材料组合第二，综合分析。就是对获得的信息，从总体上进行系统的归纳、分类、作出定性、定量分析和判断。通过综合分析，往往能发现带来规律性的变化和倾向性的问题，对领导掌握指导工作，预测未来有重要参考价值。

第三，提出意见。在综合分析的基础上，提出相应的处理意见，供领导参考。

3、信息的传递

⑴单通道传递。信息从信源发出后沿着单一通道，传给信息接受者。⑵多通道传递。即信息从信息源发出后，沿着两种以上通道传递给信息接受者。注意合理分流。

信息传递的方式有： ⑴口头传递 ⑵书面传递 ⑶电讯传递 传递要求：迅速、准确、保密

4、信息的利用与储存

（1）分类——对各种信息按一定的规则进行分类（2）著录——如实的记载（制分类卡）（3）建立储存检索系统 归类存放（4）保管——存放与保护 【思考与练习】

秘书实务

1、结合信息实例说明信息的特点。

2、谈谈如何利用信息辅助决策？

第二节 调查研究工作

教学目的：掌握秘书调查研究工作的性质与内容 教学内容：

一、秘书作调查研究的重要意义

1、秘书做好调查研究的工作能够弥补领导精力与知识的不足辅助的其更好地决策和指挥管理。

2、秘书的调查研究可以密切领导和群众的关系。

3、研究调查是秘书履行的职责的重要途径。

二、秘书调查研究的内容

1、为领导提供决策依据的调查研究

2、为解决具体问题而进行的调查研究

3、掌握基本情况而进行的经常的调查研究

三、怎样做好调查研究工作

1、认真做好调查研究工作 a.明确目的，选好对象 b.掌握标准，准备资料 c.确定方案，拟写提纲

2、常用的调查研究的方法 a.普遍调查 b.典型调查 c.重点调查 d.抽样调查，四、调查研究的具体方式

1、开调查令

2、现场调查

3、问卷调查

4、民意调查

5、专家调查

6、统计调查

7、收集资料

8、个别访问

五、做好调查研究工作应注意的事项

1、实事求是是根本原则。

2、做好充分的准备，选择科学的调查方法。

3、科学占有调查资料，摆正调查研究的关系。

4、认真写出调查报告。

六、调查报告的写作

（一）调查报告的含义、特点与作用

秘书实务

调查报告是对客观事物进行调查研究，将所获得的成果反映出来的书面报告。

（二）调查报告的基本特点是：

1、真实性

2、客观性

3、科学性

4、叙议结合（二）调查报告的分类

1、经验调查 又叫典型调查。它主要报告经济创造的过程，具体做法及取得成绩效果。

这类调查报告与经验总结颇为近似，但它的要求材料更加具体，重要写清具体情况或经验产生的过程，对事实的表达也比总结更细致。此外，经验总结是自我认识深化的表达，经验调查则是第三者对经验的客观报道。

2、情况调查

是反映某地区、单位、行业或某一个方面的基本情况，发展状况。它着重较全面的反映现状，说明基本面貌及发展趋势，或剖视存在的问题的症结，以利于宏观决策。

写这类调查报告要注意： 材料要丰富充实，运用较多的数据、实例，来反映基本面额或发展状况；同时，还要提出建设性意见，针对实际情况提出建议设想。

3、事件调查 这类报告着重反映历史或现实的重大事件的来龙去脉。重在说明事实的本来面目。

4、问题调查 针对现实中存在的各种问题或矛盾，作出敏锐反应，并提出解决的措施或办法。

（三）调查报告的写作环节

调查报告产生的全过程，由三个环节构成，即调查情况，分析研究一成果反映。

1、深入调查，掌握材料

“广泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客观性”。正面与反面，历史与现实，具体的与概括的，各方面材料完善，为得出正确结论提供可靠的依据。

2、分析研究，把握本质

分析研究是保证调查报告正确反映客规规律的关键环节。

3、准确反映，合理表达

（四）调查报告的写作要求

秘书实务

1、材料与观点的结合 调查报告要让事实说话，运用适当的材料来说明观点是它的文体要求。从丰富的事实材料中引出观点是它的一个写作特点。

运用材料一般有以下几个类型。

⑴综合材料 这是原始材料经过整理归纳，对有关情况进行概括的材料。它不是具体的个性材料，而是反映普遍的倾向或题问的材料，具有“面”的广泛性。

⑵典型材料。富有个性特征又具有一定代表性的个别具体的实例。运用时典型材料必须精心选择，要从大量材料中选取几个最能说的观点而个性鲜明的个例。这样把概括材料与典型材料结合运用，有面有点，很有说服力。

⑶比对材料 通过纵横，今昔，正反及对比，用来说明观点的材料。⑷数据材料 运用精确的数据，有助于定量分析，进而揭示事物的本质。必须强调，运用数据务求确凿无误，坚决反对“拼凑虚拟，官样数字”的做法。上述四层材料在调查报告中常互相配合，从多方面反映真实情况，表达观点。

2、夹叙夹论，叙议结合 【思考与练习】

1、调研工作有哪些特点？

2、调研工作的内容是什么？

第三节 办公室日常事务

教学目的：了解掌握办公室日常事务工作的内容与办事方法与原则 教学内容： 值班工作

一、值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文件和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联系

5、记好当天大事记

（三项记录：电话记录、接待记录、值班日记）

秘书实务

二、对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕、遵守值班纪律

3、认真做好保密工作。

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作。

三、值班日志与交接班

填写值班日记应注意以下事项：

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作。印信工作

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

一、印信

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章（含钢印）；二单位领导人“公用”私章；三秘书部门的公章。

作用：（1）标志作用。（2）权威作用。（3）法律作用。（4）凭证作用。

二、介绍信。注意事项：

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文通知有关部门

3、保管者不得委托他人代管，4、盖章要端正、清晰

5、盖章要领：把握标准、印泥适度、用力均匀、落印平稳。电话工作

秘书实务

一、通话工作的内容包括：打电话，接电话和作电话记录

1、接电话： 熟悉接电话的礼仪和接电话要领

2、电话记录：它包括五个部分：即来话时间（年月日时分），来话单位姓名和对方电话号码，来话内容，处理意见和记录人署名（复述，核对）

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码

二、通话工作的要求

1、礼貌热情

2、作好记录

3、收话后，必须马上解决问题

4、不属于职权范围内的事，不随便应允或反驳 办公效率和时间管理

运用时间表进行管理，目的是通过记录或可视化信息帮助人们记忆和相互之间的沟通

时间表可分：年度时间表、季度时间表、月度时间表、周时间表

保密工作

信息保密是秘书人员的基本和重要的职责，是保卫国家、组织利益的起码的要求。

一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控制在一定的范围和时间内，防止被泄露和利用，使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。

从载体上分，信息的安全及保密工作通常包括： *口头信息的安全及保密工作，*纸面信息的安全及保密工作，*电子信息的安全及保密工作。

1、秘书在保密工作中需要注意的几个方面（1）文件保密。做好接收、传递、保管工作（2）会议保密。不能随意扩散和泄露。（3）科技保密。

2、做好特定信息的保密 *人事信息 *财务信息 *产品信息 客户信息 接待工作

接待工作可分内宾接待和外宾接待

一、内宾接待

秘书实务

内容主要有掌握来宾情况，派专人负责落实各项安排，搞好迎送食宿的日常服务，拟定接待方案与日程安排等。

1、掌握来宾情况 如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次，时间和大体意图。

2、指定专人负责落实各项安排

3、搞好迎送，食宿和日常服务

4、了解来访目的，给予必要帮助

5、接待来宾应持的态度

二、外宾接待

1、来宾的性质

2、外宾接待工作的内容 外宾接待工作的内容，是具有高度政策性的工作

3、做好各项接待准备工作 ⑴物质准备（吃住外）⑵人员准备 ⑶资料准备 ⑷信息准备 ⑸政策准备

4、安排好生活服务

5、做好宣传报道和安全保卫工作

6、宴请与赠送活动

7、要安排好外宾的会见

8、做好经费结算与接待工作总结 【思考与练习】

1、编制计划表时，有那些注意事项？

2、印章如何审批与使用？

3、保密工作有那些内容？

第五章

秘书工作原则与悟性

教学目的：

使学生掌握秘书工作的基本原则，领会坚持秘书工作的原则性和灵活性的统一是秘书思想水平与工作悟性的体现，着力培养秘书工作的领悟力。

教学重点和难点：

掌握秘书工作的基本原则，培养秘书工作的领悟力

秘书实务

第一节“办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系

教学目的：掌握“办文”、“办会”、“办事”三者的关系 教学内容：

“办文”，“办会”、“办事”是秘书对秘书工作形式的精练概括。研究三者之间的关系，实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对整体书工作的全盘认识，以便更好地贯彻秘书工作的原则，把秘书工作做好。

一、“办文”、“办会”“办事”三者的相对独立

（一）办文文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点“行文”可以指“写文”，即撰拟文书、起草文件等；要以指“走文”，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见，办文的核心是文字工作，这的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规则，所以，“办文”具有相对独立的工作系统。

（二）办会无论会议、会谈、还是会晤，“办会”就是办理有关的组织事务工作。“会”是聚，是多人参与的事，无论“议”还是“谈”，都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来，形成一个共识。所以秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。在一定的时间、一定的空间内，既有各自的畅所欲言，心情舒畅，又有共识共通，一致认识，不留遗憾。秘书把“办会”称为“做会”。会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划、组织落实。必须定时定点做好一切会务，是办会的特点。针对会议特点，秘书还应总结出会议的要素，制定会议的基本程序，并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。这都表明“办会”的相对独立性。

（三）办事一切事务性工作都是“事”。广义地理解，“办文”、“办会”也是“办事”。所以，“事”的特点就是杂，无边无际，无尽无休，无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务，秘书的关键是摸索出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事悟性，较高的办事悟性才能使秘书懂事、能办事、把事情办出最佳结果。

秘书实务

二、“办文”、“办会”、“办事”三者的相互联系

（一）“办文”有时是通过“办会”解决的秘书所办之文，是代表组织的，即使是以领导个人或法人代表名义发文，文书的形成也需要通过领导集体的讨论认可，也有必要集思广益。围绕着“办文”，领导可以通过开会交代撰文意图，秘书通过开会领会意图，可以通过集中讨论，分析归纳办文的要领，也可以通过会议来贯彻落实文件精神。即使是文件的传递运转，也可以能过会议来发传达。所以，“办会”，有的时候是“办文”的另一种形式。

（二）、“办会”离不开“办文”的工作

围绕着会议的筹备和组织落实，秘书要做的实际上一系列的文字工作的落实。从会议通知、会议议程表、会议手册到决定、决议、会议决录、会议简报、会议纪要，还有典型发言、领导讲话、开幕词、总发言等等，每一份会议文字材料的落实，对办会的会务秘书来说，都是实实在在的“办文”。通过会议所达到的一致目标，也是要靠文书来体现和留存的。围绕会议所形成的文字材料，是组织好会议的重要工具，也是贯彻落实会议精神的重要依据，还是记录记载会议的重要历史资料。所以，“办会”工作中融舍合着“办文”的工作。

（三）“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的 以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图，这是领导经常采取的交办方式。“办文”、“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体方法，特别是在一些具体问题的处理上，秘书要通过会议收集信息，广泛征求解决问题的意见建议；能过文书的形式拿出解决问题的办法。

三、全面掌握“办文”、“办会”、“办事”的原则方法

（一）“办文”、“办会”、“办事”，首先体现秘书的综合职业能力

（二）“办文”、“办会”、“办事”体现秘书准确地选择处理事务方式和判断力

（三）“办文”、“办会”、“办事”的原则和方法

1、功力扎实，工作落实

“办文”、“办会”、“办事”首先是办具体事务，秘书的事务能力必须扎实。办事员浮躁，工作毛糙的秘书，什么也干不好。秘书的工作是琐碎平凡的，秘书实务

做好了不显眼，做不好误大事。所以，“办文”、“办会”、“办事”的首要原则是秘书的事务工作基本功扎实，工作落到实处。

2、综合考虑，系统筹划

在扎扎实实做好具体工作的基础上，秘书要学会从局的角度综合考虑工作安排，从全系统的工作考虑，采取哪种“办文”、“办会”、“办事”的具体方式更有利于工作，秘书选择“办文”、“办会”、“办事”具体方式的依据不仅仅是哪种方式自己熟悉或熟练，而是要从全局考虑怎样对工作更有利、效果更好，更能准确达到领导确定的目标。“办文”、“办会”、“办事”在具体实践中相互交汇，相互融合，不可分割。在完成具体工作任务，解决 具体问题时，“办文”、“办会”、“办事”三者只能有所偏重，不能有所偏废。秘书的工作中一方面应当尽量采取灵活多样的形式，另一方面应当明确主要的办事方式，力求主攻成果显著。比如开会，会务工作中有“办文”工作，也有具体的事务要办，文和事也都要办好。“办会”就有会务工作的特点，工作侧重点要放在会务上。“办会”中“办文“也重要”，可以另派文笔优秀的秘书主抓会务中的文字工作，“办会”的秘书要一心一意做好会务。

3、勤于总结，勇于创新

在完成领导交给的任务、承接领导交办的事情时，秘书常常在时间紧、任务重的情况下及时选择了具体的处理事务的方法。事情按这种方式办了，就不知道按另一种方式办是什么结果。这么办成功了。也许另一种方式更成功；这么办失败了，也许另一种方式不一不定失败。在实际工作中，秘书总结失败的教训比总结成功的经验更重要作用。所以勤于总结，勇于创新，并且在创新中模索更好的工作方法，是秘书在“办文”、“办会”、“办事”中取得事关功倍效果的一项重要原则

四、秘书工作的性质

（一）政治性：提问：如何理解秘书工作的政治性？

文字与国家的产生是秘书工作产生的两个基本条件，任何一个时期的秘书部门都是从属于一定的经济阶段。体现在贯彻领导的意图工作。

（二）辅助性 辅助性是秘书工作的本质属性。

各级党政机关与企事业单位内在的机构分两类：一类是职能机构；一类综合机构。职能机构负责机关单位一定的具体业务。

秘书实务

综合机构：又称办公机构，主要指办公厅、室、秘书处科以及档案、信访等秘书性机构，这些机构它不独立分掌某方面的工作，而是领导的办事机关、工作助手，一是辅助领导议政、谋政；二是机关的日常管理工作的重服务工作。

辅助性是秘书工作的基本属性：是由下列因素所决定的。

1、在任何一个有机联系的管理体系中，不存在一个独立的秘书部门，它处于从属地位。

2、辅助性是由秘书部门所承担的工作内容决定的。

秘书部门作为领导决策的参谋部门和综合办事机构，它的全部工作都必须紧紧围绕着领导的指挥活动运转。领导工作涉及到哪里，它的工作范围也扩大或延伸到哪里。

3、辅助性是由秘书与领导之间的关系决定的。

工作上分担不同的角色：一是领导，一是秘书；一是上级，一是下级；一是主将，一是参谋；一是首长，一是助手。这种主辅关系决定了秘书所从事的工作理应是辅助性质的。秘书处理任何问题只能根据领导的意图和指示精神办。

（三）服务性 服务性是秘书工作的出发点，就是为领导的决策工作创造方便条件，以便提高领导以至全机关的工作效率和工作质量。

为领导服务应主要办好三件事： 一是参与大事的调查研究；二是传达和贯彻党的各项方针政策，并检查其落实情况；三是搞好领导同志批示的查办工作。

（四）机密性

秘书人员泄密心理探析：

1、性格方面的弱点被人利用（如出卖机密）

2、不善于约束自己的言论

3、膨胀的虚荣心理

五、秘书工作的作用

1、参谋作用

2、助手作用

3、信息作用

4、协调作用

秘书工作的核心是领导 提问：如何正确领会首长意图？

明确要作好参谋、助手的工作，必须正确领会首长的意图，准确把握意图，必须从以下几个方面入手。

1、立足大背景去领会。

2、摸准“大情”去领会。

3、根据单位工作的规律去领会。

4、要紧跟重点工作去领会。

秘书实务

办法： ⑴从主动询问中获得； ⑵从领导批示中去领会； ⑶从平时言谈中捕捉； ⑷从批评表扬中领悟； ⑸从讲话材料中把握； ⑹从积零为整中综合。

补充材料：

（一）参谋作用（见书）

（二）助手作用

秘书工作之所的重要，是因为它直接为领导服务，直接关系和影响着领导工作，起着领导助手的作用。

（三）信息作用

做领导的耳目，秘书机构除要获取，准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息，掌握的信息面要广、大，但反映给领导要少要精。信息有助于领导作出决策，领导作出决策后，还要贯彻、落实过程中，将执行的情况、成绩、经验以及在的问题时向领导反馈。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的秘书工作就组织和完成这种循环。

（四）协调作用

从中央到地方，任何一个部门或单位，都设有一定数量的职责分明的机构，它们的级别不同，既互相联系又具有一定的独立性，形成一个复杂的网络，秘书机构在这个网络中心位置，起着枢纽的作用。

秘书工作的基本要求：高效、求实、创新1、1985年做好“三服务”即为直接领导服务，为相关的各级领导服务，为人民群众服务。

1985年，四个转变 ：第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为力争主动服务。

实质：加强秘书部门的参谋职能，发挥参谋作用。

1990年抓好信息调研，督促检查，精兵简明“三项重点”不搞文山会海工作。1994.12，四项建设 ：思想建设，组织建设，业务建设和作风建设。

【思考与练习】

1、如何评价秘书工作的优劣？