文秘实训教学大纲_综合实训教学大纲
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哈尔滨江南职业技术学院
秘书实训教学大纲
一、制定依据
《秘书实训》教学大纲是根据普通高等学校“十五”规划教材《秘书实训》》课程教学大纲的实训教学要求而制定的。
二、课程性质与任务 1．性质
《秘书实训》是实施《秘书学》与《秘书实务》专业课程教学计划的有机组成部分,旨在培养和提高学生从事秘书工作的动手能力,所涉及的知识点为:《现代通讯实务》,《现代信访工作实务》,《现代接待实务》,《现代会议实务》,《现代公文处理实务》等章节。2．任务
使学生接受秘书职业技能的训练,提高学生接打电话,接待客人,安排会议,处理文书以及办公室日常事务等方面的动手能力。
三、基本理论知识
1．实训课程涉及的理论知识(1)传真收发
(2)电话的功能和通话程序(3)来访接待(4)会场布置
(5)签字仪式(6)收文与发文处理
2．各种实训设备工作原理及相关知识(1)传真机(联网)及其使用知识(2)电话机(联网)及其使用知识(3)会场设备,会议用品及其相关知识(4)接待用品及其相关知识(5)日常办公用品及其相关知识
四、基本技能要求 1．熟练收发传真;2．能按秘书工作的要求接打电话,熟练使用电话的基本功能;3．礼貌并规范接待客人;4．会布置领导办公会,签字仪式的会场,做好签到工作和记录工作。
5．熟悉文件收发的程序,能签收,拆封,登记文件。
五、实训项目与内容 1．传真收发(1)发送传真
1)书写:①简明扼要;②在A4型(297×210毫米)纸上用深色墨水,字迹清楚端正,不小于4号字;③设计传真件格式: 2)传送:确认传真机上的“传真/电话(FAX/TEL)”开关处在“传真(FAX)”位置;确认传真机处于“准备好”(READY)状态;将发送原
稿书写文字的一面朝下装入进纸口;用电话拨通对方,确认对方传真机信号;按启动键(START);发送指示灯亮或液晶显示屏上出现“TRANSMIT”后挂机;发送完毕液晶显示屏出现“OK”后,取下原稿。
3)登记:在专门的“传真收文登记簿”上进行登记。如果原稿未采用上述传真件格式,而是一般的信函和图表,则取出原稿后,标上传真编号,注明发送日期,时间,收件人单位名称和姓名(应当与传真登记簿相一致)。4)保存原稿(2)接收传真
1)装纸:记录纸幅面要符合规格;纸的正面对着记录头;纸卷的两端不能卡得太紧。
2)接收:①自动接收:确认传真机处于“准备好”状态;电话振铃后传真机自动启动并接收传真,然后又自动恢复到待机状态。②人工接收。确认传真机处于“准备好”状态;电话振铃后摘机与对方通话;按对方要求按下启动键(START);挂好话机。3)登记:收到传真件后,在专门的“传真发送登记簿”上进行登记。4)处理
传真件收到后,按公文处理程序进行处理。2．接打电话(1)主叫通话程序
准备通话提纲;查记对方号码;正确拨打电话;主动自我介绍;准确陈述内容;复述通话内容;礼貌告别对方;检查挂机情况。(2)被叫通话程序
准备记录电话;迅速摘机呼叫;主动自报家门;辨明对方身份;仔细听记陈述;复述来电内容;礼貌告别对方;检查挂机情况。3．来访接待
(1)领导预约来访接待:礼貌招呼;通报领导;引导客人;介绍;引座;退出前,先请示领导是否还需要秘书办什么事,退出时要轻轻带上房门;客人走时秘书应与之礼貌告别。
(2)不速之客接待:礼貌招呼。辨明身份,区别处理:上级部门的领导或工作人员以及事关重大的来访,应立即通报领导;本单位的一般干部或普通员工求见领导,事项重大,情况紧急的,立即通报领导,一般汇报请示或反映问题,视领导的忙闲安排;属于职能部门办理的事项,可告知来访者应当联系的部门和具体联系人;秘书能够独立解决的事项,应自己接待办理,并做好记录,事后报告领导;来访者要求会见领导,但实际上不必由领导亲自接待的,或者是无理纠缠的,秘书要耐心解释,做好挡驾工作。4．安排领导办公会议
(1)现场准备:桌椅,座位格局,座次,茶水,茶具;(2)签到:签到桌,签到表(格式规范),笔;(3)文件分发:文件按人头分装,现场分法时签收;(4)记录:使用格式规范的记录纸。
5．安排并组织签字仪式(1)印制签约文本
1)涉外双边会谈签字的文本如用各签字国的文字同时印制,应将各方的本国文字置于各方自己保存的文本的前面(从右向左竖排文字则在右侧)。
2)涉外双边签字缔约,各方签字的位置应当安排在各方自己保存的文本签字处的前面(从右向左竖排文字则在右侧)。(2)现场布置和物品准备
1)签字桌椅。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的惯例摆放,即客方的座位安排在主方的右边。签字桌上可放置各方签字人的席卡。
2)国旗。按主左客右的惯例交叉插在签字桌中央的旗架上,也可以分别插于签字 桌的两端或并挂在背面的墙上。3)文具。笔,墨水,吸墨器(纸)。
4)文本。各方保存的文本置于各方签字人座位前的桌子上。5)参加人员位置。双边缔约,参加签字仪式的人员按主左客右的惯例分成左右两边站立于签字人员的后面,各方身份最高的领导人并排站立于中间,其他人员按双方高低向两侧顺排(见涉外签字仪式图1)。助签人应站在各自签字人员外侧协助签字。6)讲台。如安排各方领导人致辞,可在签字桌的右侧摆放讲台。
7)会标。会标要求醒目,并反映签约各方的名称,签约内容。
(3)签字仪式的程序 1)介绍主要来宾。2)宣布签字仪式开始。
3)双方签字。①签字各方在司仪的安排下进入预定的位置。②签字人在己方保存的文本上签字,助签人为签字人员翻揭文本,指明签字处,并用吸墨器(纸)吸干。③缔约方在各自保存的文本上签字后,由双方助签人互相传递文本,签字人员再在对方保存的文本上逐一签字。④签字毕,各方签字人员起立,交换文本,相互握手致意。
4)主客双方先后致辞。6．收发文处理(1)发文处理
1)发文登记。使用电脑登记,在电脑中用WORD制作登记簿,项目要齐全。
2)开写信封。①信封上的受文机关名称准确清楚,地址,邮编要详细无误。②保密件,急件必须在信封上标明密级和紧急程度;亲启件要写明收件人的姓名并加上“亲启”字样。
3)文件装封。①重要文件应填写“发文通知单”,并与文件一起递送,其内容包括文件标题,发文字号,份数,附件等,以便对方查对。②装封时要做到五查:查文件份数;查有无附件;查是否漏盖印章;查文件的受文机关与信封上的受文机关是否一致;查有无多发,重发或漏发的单位。⑤封口要牢固。保密件需用棉纸密
封条封口,并在封口上加盖保密戳。(2)收文处理
1)签收。在确认信封内文件没有受损,缺页,缺少和泄漏后,方可签字。
2)拆封。①亲启件直接呈领导人,未经特许,不得开拆。②拆封时应用剪刀沿封口剪开,不要剪去邮票,邮戳,邮编,地址等标记。③拆封后,应取尽信封内的所有物品。④对文件或来信应先浏览一遍,分清轻重缓急。来信如缺张少页,应注明。⑤信封应与信纸一并装订。
3)收文登记。①收文登记前应先在所收公文的眉首上加盖收文登记章;②在电脑收文登记簿上进行登记;③填写“文件处理单”。
××××(机关名称)文件处理单 来文机关 来文字号 文件标题 批办意见 拟办意见 处理结果
4)拟办。拟办时应说明可能涉及的工作或问题,过去办理的简要情况,此件应由哪个部门办理(如需两个以上部门办理的应当提出主办部门),如何办理,办理时限,办理后文件是否应退回,由谁归档。
六、实训学时分配表 序号 实训项目 学时 1 传真收发 2 2 电话接打 2 3 来访接待 2 4 安排领导办公会议 2 5 安排并组织签字仪式 2 6 收发文处理 2 七,实训指导书
1．《秘书实训》,徐静 周渔村主编,高等教育出版社;《秘书实务》,王育主编,高等教育出版社,2003年版。2．实训报告基本格式(1)标题:实训内容+实训报告(2)署名:专业,年级,学号,姓名
(3)正文:实训内容,时间,准备情况,实训过程,遇到的问题和改进的措施,小结。(4)报告时间
八、实训考核
1．实训考核的原则:重点考核学生的操作技能
2．实训考核的办法及形式学生现场操作,教师现场打分。
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