浅谈公文主题词的制作及主题词表_公文主题词的制作

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浅谈公文主题词的制作

进入20世纪卯年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文‚主题词‛应运而生。国务院办公厅于994年4月23日以国办秘函“1994”157号文件发布了（国务院公文主题词表），废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了（国务院公文主题词表）使用说明，初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，笔者归纳为五大问题。

一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。如：（关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：‚机构设置电子游戏专项治理工作领导小组面 通知‛，而正确的主题词应拟制为：‚机构 电子游戏面 管理 领导小组通知‛。

二是类别不分。这有三种情况：①类别判断不准。如（关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：‚民政 救灾 领导小组 通知‛，其类别词使用‚民政‛词目不准，而应使用‚机构‛ 词目。②把区域词当作类别词使用。如某市下发的（关于做好商品流通工作的通知》主题词‚贸易 商品 流通 通知‛中，就把 ‚贸易‛这一区域词作为类别词使用了，这里正确的主题词标引应是‚商业 商品 流通 通知‛。③用类属词取 代类别词。如（X x省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴 的主题词‚政府 重点 工作 意见‛，这里缺少类别词‚综合‛，而错误地用类属词目‚政府‛代之，正确的主题词应是‛综合 政府 重点 工作 意见‛。

三是词目过多。主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。

四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时，当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文主题的词目，但一定要在自定词目后记以‚凸‛符号标明。如：（关于分解落实（政府工作报告）提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的：‚政府 工作 任务 落实 通知‛，其中‚任务‛、‚落实‛这两个词目在（XX省政府主题词表》中找不到，又没在两个词目后加注‚凸‛符号，就属生造词目。正确的拟定应是：‚综合 政府 工作 分工 通知‛。目前一般的省、市、县都比照（国务院公文主题词表）制定了各自适用的主题词表，制作主题词时应该严格执行，不可生造，否则就会造成新的混乱，失去主题词应有的作用和意义。

五是置放错位。主题词的使用，目的之一是方便公文检索。因此，按照公文规式的有关规定，公文主题词应与版记一起置放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方便，往往忽略了这一点，把主题词与版记一起置放在公文末页的正面下方，这是错误的。

那么，怎样才能搞好主题词的制作，促进公文主题词的规范呢？笔者认为应做到三点： 1．了解主题词的体系结构

公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（国务院公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使用类别词和类属词，不作公文主题词词目使用（即不可用来制作公文主题词），如序号为‚01综合、经济‛类、序号为‘’05财政、金融‛ 类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如序号为‚02工交、能源、邮电‛类中的‚02A业‛、‚02B交通‛、‚02C能源‛。‚02D邮电‛等；第三层是类属词，如序号为‚02工业‛类别词中的‚冶金‛、‚地矿’、‚汽车‛、‚化工‛等。第二层（类别词）和第三层（类属词）统称为主题词，用于文件主题词的标引。

2．掌握主题词的标引方法(1）任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不得超过5个词目。

（2）主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如（国务院关于加强水土保持工作的通知），先标类别词‚农业‛，再标类属词‚水土保持‛，最后标上‚通知‛。

主题词：农业 水土保持 通行

类别词 类 属 词

（3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如（关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要）的主题词制作，先标引反映第一个主题内容的类别词‚财政‛，再标引类属词‚税务’；然后标引反映第二个主题内容的类别词‚公安‛，再标引类属词‚缉私‛；最后标引‚会议纪要‛，制作成的主题词是：‚财政 税务 公安 缉私 会议纪要‛。（4）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如（国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知），先标引类别词‚农业‛，但在序号为‚04A农业‛类别中找不到‚资料、物价、管理‛方面的类后词，这时可使用序号为‚01 经济管理‛类别中的‚资料、物价、管理‛类属词进行组配，组配后的主

题词为：’‘农业 资料 物价 管理 通知‛。（5）当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词目后边标注‚凸‛ 符号，但是，上行文不得使用自定词目。

3．统一主题词的标引要求

（二）用词要求。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位，下行文也可不使用主题词。

（2）置放要求。主题词应置放在文件的末页背面抄送栏之上，顶格。‚主题词‛三字之后用。冒号‛，‚主题词‛三字与类别词、类别词与类属词（词目与词目）之间相间一字空格。如：主题词：农业 水土保持 通知

（3）字体要求。‚主题词‛三字和冒号用三号黑体字；词目（类别词与类属词）用三号小标宋体字。

主题词表

主题词表，又称叙词表、检索表或词库。是文献与情报检索中用以标引主题的一种检索工具。它是一些规范化的、有组织的、体现主题内容的、已定义的名次术语的集合体。由主表、类目表、族性表、轮排表、多种语言对照表、特殊词汇表、语法予以关系表、主题词字顺表及主题词属分关系的词族表等构成。附表

国务院公文主题词表

(一)本词表由国务院办公厅秘书局负责管理和解释，具体工作由档案数据处承办。

(二)本词表自1998年2月1日起执行，1994年4月修订的词表同时废止。01?综合经济(77个)

01A计划

规划 统计 指标 分配 统配 调拔 01B经济管理

经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度 所有制 股份制 责任制 流通 产业 行业

改革 改造 竞争 兼并 开放 开发 协作 资源 土地 资产 资料 产权 物价 价格

投资 招标 经营 生产 转产 项目 产品 质量 承包 租赁 合同 包干 国有 国营

私营 集体 个体 企业 公司 集团 合作社 普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产

效益 节约 浪费 破产 亏损 特区 开发区 保税区 展销 展览 商品化 横向联系 第三产业 生产资料

02?工交、能源、邮电(69个)02A工业

冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 军区 轻工 有色金属 盐业 食品 印刷 包装 手工业 纺织 服装 丝绸 设备原料 材料 加工

02B交通

铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道 空中管制 飞机 港口 码头 口岸 车站 车辆 运输 旅客

02C能源

石油 煤炭 电力 燃料 天然气 煤气 沼气

02D邮电

通信 电信 邮政 网络 数据 民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费

03?旅游、城乡建设、环保(42个)03A旅游 03B服务业 饮食业 宾馆 03C城乡建设

城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察 测绘 设计 市政 公用事业 监理 环卫 征地 工程 房地产 房屋 住宅 装修 设施 出让 转让 风景名胜 园林 岛屿

03D环保

保护区 植物 动物 污染 生态 生物 风景 饭店 城乡 国土 沿海

04?农业、林业、水利、气象(56个)04A农业

农村 农民 农民负担 农场 农垦 粮食 棉花 油料 生猪 蔬菜 糖料 烟草 水产 渔业 水果 经济作物 农副产品 副业 畜牧业 乡镇企业 农膜 种子 化肥 农药 饲料 灾害 以工代赈 扶贫

04B林业

绿化 木材 森林 草原 防沙治沙

04C水利

河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域 水土保持 节水 防汛 抗旱 三峡

04D气象

气候 预报 预测 烟酒 土特产 有机肥 多种经营 牧业 05?财政、金融(57个)05A财政

预算 决算 核算 收支 财务 会计 税务 税率 审计 债务 积累 经费 集资 收费 资金 基金 租金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费 固定资产

05B金融 银行 货币 黄金 白银 存款 贷款 信贷 贴现 通货膨胀 交易 期货 利率 利息 贴息 外汇 外币 汇率 债券 证券 股票 彩票 信托 保险 赔偿 信用社 现金 留成 流动资金 储蓄 费用 侨汇 折旧率 06?贸易(62个)06A商业

商品 物资 收购 定购 购置 市场 集贸 酒类 副食品 日用品 销售 消费 批发 供应 零售 拍卖 专卖 订货 营业 仓库 储备 储运 货物

06B外贸

对外援助 军贸 进口 出口 引进 海关 缉私 仲裁 商检 外商 外资 合资 合作 关贸 许可证 驻外企业 贸易 倒卖 外向型 议购 议售 垄断 经贸 贩运 票证 外经 交易会 07?外事(42个)07A外交

对外政策 对外关系 领土 领空 领海 外交人员 建交 公约 大使 领事 条约 协定 协议 议定书 备忘录 照会 国际 涉外事务 抗议

07B外事

国际会议 国际组织 对外宣传 出访 出国 出入境 签证 护照 邀请 来访 谈判 会谈 会见 接见 招待会 宴会 外国人 外宾 对外友协 外国专家 涉外 08?公安、司法、监察(46个)08A公安

警察 武警 警衔 治安 非法组织 安全 保卫 禁毒 消防 防火 检查 扫黄 案件 处罚 户口 证件 事件 危险品 游行 海防 边防 边界 边境

08B司法

政法 法制 法律 法院 律师 检察 程序 公证 劳改 劳教 监狱

08C监察

廉政建设 审查 纪检 执法 行贿 受贿 贪污 处分 侦破 09?民政、劳动人事(85个)09A民政

基层政权 选举 行政区划 地名 人口 双拥工作 社会保障 社团 救灾 救济 募捐 婚姻 移民 抚恤 慰问 调解 老龄问题 烈士 纠纷 残疾人 基地 殡费 社区服务

09B机构

驻外机构 体制 职能 编制 精简 更名

09C人事

行政人员 干部 公务员 考核 录用 职工 家属 子女 知识分子 专家 参事 院士 文史馆员 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安置 调配 模范 表彰 奖励

09D劳动 就业 失业 招聘 合同制 工人 保护 劳务

第二职业 事故

09E工资

津贴 奖金 福利 收入 老年 简历 劳资 人才 招工 待业 补助 拥军优属 丧葬 奖惩 10?科、教、文、卫、体(73个)10A科技

科学 技术 科普 科研 鉴定 标准 计量 专利 发明 实验 情报 计算机 自动化 信息 卫星 地震 海洋 10B教育

学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位 留学 教材 校办企业

10C文化

文字 文史 文学 语言 艺术 古籍 图书 宣传 广播 电视 电影 出版 版权 报刊 新闻 音像 文物 古迹 纪念物 电子出版物

10D卫生

医院 中医 医疗 医药 药材 防疫 疾病

计划生育 妇幼保健 检验 检疫

10E体育

运动员 教练员 运动会 比赛 馆所 院校 校舍 地方志 软科学 社科 11?国防(24个)11A军事 军队 国防 空军 海军 征兵 服役 转业 民兵 预备役 军衔 复员 文职 后勤 装备 战备 作战 训练 防空 军需 武器 弹药 人武 退伍 12?秘书、行政(74个)12A文秘工作

机关 国旗 国徽 机要 印章 信访 督察 保密 公文 档案 会议 文件 秘书 电报 提案 议案 谈话 讲话 总结 批示 汇报 建议 意见 文章 题词 章程 条例 办法 细则 规定 方案 布告 决议 命令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要

12B行政事务

行政 工作制度 纪念活动 庆典活动 休假 节假日 着装 参观 接待 措施 调查 视察 考察 礼品 馈赠 服务 出席 发言 转发 名单 批准 审批 信函 事务 活动 纪要 督察 13?综合党团(54个)13A党派团体

共产党 民主党派 共青团 团体 工会 协会学会 民间组织 文联 学联 妇女 儿童 基金会

13B统战

政协 民主人士 爱国人士

13C民族

民族区域自治 民主事务

13D宗教 寺庙

13E侨务

外籍华人 归侨 侨乡

13F港澳台

香港问题 澳门问题 台湾问题

13G综合整顿 形势 社会 精神文明 法人 发展 其他 试点 推广 青年 政治 范围 党派 组织 领导 方针 政策 党风 事业 咨询 中心 清除