例会注意事项_部门例会的注意事项

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公司管理层周例会注意事项

一、例会时间

⑴ 通常情况下，例会于每周一下午16：00召开；

⑵ 例会主持人于每周一上午12：00前，以邮件方式向各与会人员下达例会通知； ⑶ 因客观原因或突发状况未能出席例会者，最迟应在周一上午11：30之前通知例会主持人，以便其及时做出推迟例会等安排；

⑷ 下列情况可推迟例会：

 2名或2名以上与会人员请假；

 遇节假日或重大庆典日；

 有重要客人到访公司；

 会议室需让于其他重要事项使用；

 会议所需材料或设备因客观原因或突发状况未能到位；

…………

⑸ 如遇特殊情况，会议取消或时间变动，例会主持人以邮件或电话方式及时通知各与会人员；

二、与会人员

董事长、总经理、副总经理、财务总监、各部门经理、各车间主管（逢每月的第一次例会到会）、会议记录员等；

三、例会流程

------与会人员签到；

------主持人介绍上周例会决议跟踪情况；

------各部门经理对上周部门工作进行简要总结并提出下周工作计划；

------各部门经理提出需其他部门配合之事项，并在例会上做简要沟通，达成配合方式；

------对本次会议重点议题进行讨论并决议；

------结束；

四、例会议题

⑴ 每周例会前，各部门可向总经理、副总经理或例会主持人提交相关待决议事项，或由行政部收集各部门关注的、急需解决的、未决的问题，由例会主持人形成议题；

⑵ 例会主持人将已形成的议题罗列在每周例会通知中，以邮件形式通知各与会人员做好讨论准备；

⑶ 待决议事项有书面文件的，提出人需将文件提前3天发与各与会人员浏览； ⑷ 未形成例会议题的例会，可跳过此流程；

五、例会纪要

会议记录员参与每次例会，将会议内容和决议当场做记录，例会后整理于例会纪要中，次日发与各与会人员，以备查阅。

六、例会决议的跟踪

每周例会前，由例会主持人根据上周例会决议内容，向相关部门或人员跟踪、了解决议事项的处理进度，并记录在本周例会机要第一项，告知各与会人员。

七、例会保密制度

所有与会人员，对例会中未经明确或决议之事项，严禁向例会以外人员提及和讨论；对公司机密和重大决策应有较高的保密意识，不得向无关人员透露；对例会中的表决、表态、争议等应严格保密，自觉营造例会畅所欲言、安全、公正的讨论环境。