办公室管理_办公室管理全
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办公室管理
1.阅读材料分析题30分 简答、判断、多选
2.案例策划题15分
公司周年庆策划、前期准备、现场准备、注意事项等 3.案例分析题15分
如一段对话找错 4.实务操作题15分
如何归档、组卷 5.文书拟写10分
请示、批复
6.分析论述15分
好的办公环境应该包括哪些必要因素、接待工作、行程安排、宗教礼仪
如何做好办公室物品管理？（办公物品管理原则）答：例行节约、合理计划、确保重点、健全制度 对应匹配
P83 发放办公用品一定要有审批手续√ 是否所有文件均需归档× 文件处理的首要环节——拟稿
核稿的定义
是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实 根据编号的立卷目录、整理文件——平时归档
文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程： 1.2.3.4.5.6.7.8.9.拟稿
核稿 是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实 签发 是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出 编号 已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号 缮印 对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷 校对 指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正 用印 是指在完成的文件上加盖机关印章 登记
分发 指对准备发出的文件进行分装和发送
拟办 指经过对来文认真阅读分析后，提出建设性处置意见、形成可选择方案，供上司审核定夺的一种辅助决策活动。
拟办范围：
1.上司明确指示代其提出初步处理方案的来文
2.下属对来文所涉及的问题较为熟悉，有一定发言权，但最终处置权在上司。拟办的注意事项： 1.吃透“两头”。认真研读来文，领会公文精神及要求；细致研究现状，弄清实际情况，使拟办意见科学合理，切实可行。
2.意见简明、具体、实用，力戒空泛，以便快捷有效地处理来文。
3.若提出不止一个处理方案，应将倾向性意见排在前面，以引起上司注意。4.在“公文处理单”上工整、清晰地填写意见，并签注姓名与日期。
批办 指有关负责人认真阅读分析来文后，在其职权范围内对公文处置作出指示的一种决策活动。
批办范围：
1.确需负责人行使其事务处置权、决断权的重要公文和非常规性公文。2.确无规定处置方案的业务性公文。
不经批办同样能得到有效办理的公文、他人已有合法明确且有效的批办意见的公文，均不需再次批办或重复批办，可由有关部门直接处理。批办的注意事项：
1.不得越权批办公文。批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动，任何人都不得超越自己的权限去行使职权，须经授权才能代他人批办公文。
2.严格控制批办范围。随意扩大批办范围的做法，有碍于公文处理效率的提高。
3.批示明确、具体，前后一致，切实可行。不能只阅不批，只画圈不指示；语言不能模棱两可、似是而非；若批示不止一个承办者，应注明主办者，以免互相推诿。
4.在“公文处理单”上工整、清晰地填写批示，并签注职务、姓名与日期，以示负责。
承办 指针对来问内容所涉及的事务和问题进行具体处置的活动。公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，承办是文书处理的中心环节。
承办依据：
1.依上司批办意见办理。
2.依法律、法规、规章、制度办理。3.依上级公文、有关方针政策办理。
4.依上司合法的口头指示或以其他形式传授的意图办理。承办的注意事项： 1.吃透“三头”。熟悉与公文内容有关的法律政策和业务范畴，理解领会上司意图，了解掌握实际情况，这样才能使公文针对的问题得到切实有效的处理。
2.协商各方关系。承办过程中有时会涉及诸多关系，承办人应做好协商工作，使其目标和行动一致，从而使承办工作顺利进行。
3.科学安排承办次序。分清主次、缓急，做到：急件公文随到随办；限时公文按时完成；一般公文尽快处理。
4.多种承办方式并用。为提高办文效率，可同时采用召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查、现场布置、制发公文等方式。
注办 指承办人在承办过程中随手签注来文的承办经过与结果的活动。其目的为备忘待查。
签注项目有：
1.主要阅件人、承办人姓名及承办日期。2.是否办复、复文号与复文日期。
3.召集会议的名称、日期、与会者范围、会议情况与讨论结果 4.电话内容、通话日期、受话人姓名
5.面谈人员、日期、采取的措施与面谈的结果
6.现场解决的办法、结果、参与者姓名与解决问题日期
请将下列文件分别组合成3-4个总卷、拟制案卷标题
1.市教委关于2003年招生工作的通知 2.东方学院关于招生工作院扩大会议纪要 3.东方学院2003年招生工作计划
4.东方学院2003年招生工作请示（市教委）5.市教委关于东方学院2003年招生工作批复 6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定 7.东方学院关于调整系主任的通知 8.东方学院关于做好开学工作的通知
9.东方学院关于各学院关于开学准备工作的报告 10.东方学院关于加强学生思想工作的报告 11.东方学院各系关于提高教学质量的报告 12.东方学院2003年工作总结
案卷一：1、4、5 市教委关于东方学院2003年招生工作的通知、请示、批复
案卷二：2、6、7、8 东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知
案卷三：
3、12 东方学院2003年工作计划、总结 案卷四：9、10、11 东方学院、各学院、各系关于开学准备工作、加强学生思想工作、提高教学质量的报告
请将下列文件分别组合成3-4个总卷、拟制案卷标题
1.利华公司2003年2月份经理会议记录 2.利华公司2003年销售计划 3.市工商局关于年检工作的通知
4.利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函 5.利华公司4月份经理会议记录 6.市物价局关于物价检查的通知
7.香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函 8.利华公司2003年6月份经理会议记录 9.利华公司与香港凯福公司会议纪要 10.利华公司2003年8月份经理会议记录 11.市税务局关于税务自查的通知 12.利华公司2003年销售工作总结
案卷一：1、5、8、10 利华公司2003年2月、4月、6月、8月经理会议记录 案卷二：
2、12 利华公司2003年销售计划、总结
案卷三：3、6、11 市工商局、市物价局、市税务局关于年检工作、物价检查、税务自查的通知
案卷四：4、7、9 利华公司与香港凯福公司合作事宜的函、复函、会议纪要
办公环境布置需要考虑的因素
1.职工人数：人数多，需要的空间就要大，费用也要增加，因此，办公环境的布置，需要考虑人数因素。
2.办公室面积：面积越大，费用越高，尤其是在一些城市中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌，努力降低环境布置成本。
3.机制建制：机构建制决定办公空间的分类和布置格局，如有多个部室，就应简化布置。
4.办公内容：如接待区一般安排在离门较近，总经理办公室一般不在大门旁边。又如，带有生产车间的办公区一般安排在离门较近的地方。而商店的办公室通常不会安排在商店的大门旁边。5.工作需要：环境布置必须有利于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相连接的部门安排在一起，减少工作人员和文件流动的次数和距离。
6.工作性质：办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要，如开放式办公室的设计应有利于增强人们的交流，而封闭式办公室的设计应有利于保密。
7.办公室周边的结构：应根据走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通情况进行设计，设计应符合安全需要，并安排好公用区域。
8.发展：办公室随组织发展变化而变更，所以环境布置需要具有灵活性，如采用容易立放、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供了更大的选择。
