跟单操作流程_跟单部流程

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跟单操作流程

1、接单：系统导出合同箱单发票及出运指示；有信用证的拿到L/C之后要根据发票等审核L/C，有问题及时申请修改L/C。

2、根据出运指示，看是否商检，也可与采购或业务员确认是否商检。需要商检的要提供给工厂商检人员“合同箱单发票”、报检委托书，有时还要产品证明等。注意：相关单据上的客户信息要修改，不能为真实的，各单据都要盖公司章。报检的金额按出运指示写。

3、询价：根据出运指示上的起运港要求，联系至少三家货代，询问海运费等价格。

4、订舱：与业务员确定一家货代后，与采购确认工厂能否按购销合同上的日期交货，了解工厂最晚交货时间和最晚到港时间，同时根据最早出运时间及最晚出运时间安排订舱。所有信息确定好后，下托书，并要求货代盖章回传。

注意：订的船期与货物最晚到港时间之间最好留出2—3天的时间报关，广州要先进仓，在等待装箱，留的时间要更长一些。

5、跟踪货物到港情况，及时将送货司机资料发给货代；同时准备报关资料（合同箱单发票、换证凭条、报检委托书、报关委托书、多张空白盖章纸）注意：报关金额必须与报检金额一致；客户资料可不必修改；货物发货前联系货代，问需要邮寄哪些报关资料，哪些可发电子版。需要邮寄的尽量在货物到港前邮寄。

6、货物到港后，联系货代按装箱要求进行拍照，取样。装箱完成后，及时催货代发照片、邮寄样品。要提单草本，进行提单确认。注意：提单核对由我方负责，必须仔细，一旦最终确认之后还有错误，产生的改单费由我方负责。

7、报关通关后，要报关预录单进行确认，重点是运费和付款方式，其他也要仔细核对。

8、记录实际开船日，开船当天问货代何时寄正本提单和正本报关单。一般开船两天内，货代需邮寄正本提单，开船一个月寄正本报关单。有退税的需要尽快拿到正本报关单。

9、开船之前或之后，准备结汇单据。有信用证的按信用证要求做，没有的按出运指示上的要求做。一般的结汇单据日期要在实际开船日期即提单日之前，信用证要求的某些单据日期例外。需要办产地证的，要提前把发票箱单给采购办理，一般出提单后就可办理。

10、开船之后，货代会发费用确认单过来，与财务一起确认无误后，回传给货代。之后货代会邮寄正本的发票。

11、收到正本发票后，再次确认，无误后，将发票、费用确认单和托书回传件给陈蓓姐付款。

12、注意：收到正本单据后，还要进行核对。对于结汇的正本单据，如提单、产地证等，都要复印留底。

13、出纳付完运费后，催货代退回核销单。所谓的正本报关单一般包括出口退税联、收汇核销联和报关单底单。但必须有收汇核销联，原件交出纳。如果有退税，需要复印四份收汇核销联或出口退税联，两份交给财务，两份业务留。没有退税的，复印两份业务留。

14、将需要留底的单据整理齐全后，交给财务。一般包括：采购合同，外销合同（SALES CONTRACT/ PI都可以），唛头（若有），送货地址，托书、托书确认件，提单最终确认件、正本复印件，费用单，以及其他需要复印留底的单据。