隆基泰和置业有限公司审计档案管理办法V3.0_隆基泰和运营管理

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隆基泰和置业有限公司 审计档案管理办法V3.0 第一章 总 则

第一条 目的为了加强审计档案管理工作，保证审计档案的质量，充分发挥审计档案的作用，根据《内部审计制度》制定本管理办法。

第二条 适用范围

本办法适用于公司内部审计人员在整理审计档案、工作交接及审计档案移交至公司档案部门的工作。

审计档案，是指审计人员在实施项目过程中形成的具有保存价值的以文字、图表、声像、电子文档等形式存在的历史记录。

审计档案管理工作，是指审计部对审计档案进行的收集、整理、保管、利用，并按要求向公司档案部门归档的工作。

第二章 细 则

第三条 归档原则

审计档案归档的基本要求是安全、完整和必需。

“安全”是指归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

“完整”是指每一年度审结的项目归档要齐全，每一项目所形成的审计档案材料要齐全。

“必需”是指要严格按照审计档案材料的归档范围、保存价值决定取舍，在保证完整性的前提下，尽量简化档案材料。

第四条 工作职责

审计档案是公司档案的重要组成部分，建立和管理审计档案是审计部的重要职责和任务，是内部审计工作中必不可少的环节。/ 5

审计档案管理工作应按照国家法律法规和公司有关档案管理的制度进行，应有利于开展后续审计、检查监督审计质量和防范审计风险。

审计部应设专（兼）职审计档案管理人员，对本部门的审计档案进行管理。专（兼）职档案管理人员主要履行以下职责：

（一）认真贯彻执行国家和公司关于档案管理工作和保密管理工作的规定；

（二）检查审计项目组移交归档材料的齐全、完整、准确、规范情况，做好审计档案的收集、整理、保管、利用和统计工作；

（三）定期向档案部门移交审计档案；

（四）其他需要履行的职责。第五条 审计档案立卷

（一）审计档案的内容

凡记录和反映审计部在履行审计任务中形成的文件、记录、证据、信函的原件或复印件，照片、声像磁带、光盘和电子文档，以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的归档范围。

（二）审计档案的立卷方法

1、审计档案的建立，实行审计项目负责制度，按照“谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档”的原则进行。

2、审计档案的立卷，采用按项目整理组卷、按单元排列的方法。

3、审计档案按审计项目整理组卷。根据审计档案资料的数量，一个审计项目可组成一个卷或几个卷，但不得将几个审计项目的档案材料合并组成为一个卷。

4、跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

（三）审计档案的组成审计档案卷内资料，一般应按结论性资料、证明性资料、立项性资料、其他备查资料四个单元为序进行排列。

1、结论性资料，采用逆审计程序并结合审计资料的重要程度进/ 5

行排列：

（1）对审计报告的批复资料；

（2）审计报告、被审计单位（或个人）对审计报告的书面意见及审计组的书面说明；

2、证明性资料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序进行排列，包括审计工作底稿及有关审计证据等。

3、立项性资料，按文件资料形成的时间顺序，并结合审计资料的重要程度进行排列：

（1）与审计项目有关的立项资料；

（2）审计项目计划、审计工作方案及编制方案所形成的档案材料；

（3）审计通知等。

4、其他备查资料，按资料形成的时间顺序，并结合重要程度进行排列，包括总结、工作小结、重要会议纪要等。

（四）审计档案卷内每份或每单元文件之间的排列规则是：

1、正件在前，附件在后；

2、定稿在前，修改稿在后；

3、批复在前，请示在后；

4、批示在前，报告在后；

5、重要资料在前，次要资料在后；

6、汇总性资料在前，基础性资料在后。第六条 审计档案的立卷程序

（一）审计项目确定后，由审计项目负责人担任归档责任人；

（二）项目审计实施开始后，责任人应及时收集本项目的档案资料，并及时检查每一份档案资料的内容、格式是否完整、合规，手续是否完备，字迹是否清晰，对不符合要求的资料责成审计经办人员补充完善；/ 5

（三）项目审计终结时，归档责任人应对本审计项目形成的全部资料进行整理、鉴别和取舍后，按照归档文件的整理方法和规则进行组卷，并依照有关规定进行案卷的编目和装订。

第七条 审计档案的保管、借阅及交接

（一）审计档案的保管

1、审计部档案管理人员应建立审计档案交接登记簿，登记本部门归档责任人的审计案卷和移交公司档案管理部门的审计档案。

2、根据审计项目的保存价值，审计档案的保管期，分为长期（10年至永久）和短期（10年及以下）两种。

审计档案的密级及其保存期限，按卷内文件的最高密级确定，并按有关规定作出标识。

根据需要编制适用的检索工具和参考材料，做到迅速、准确地查找和利用案卷。

（二）审计档案的借阅

1、查阅审计档案，一般应当限定在审计监察中心内部。凡需将审计档案借出审计部的，应经审计监察中心负责人审批。

2、其它单位和人员由于工作需要借阅审计档案时，必须办理档案借阅手续；必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

3、借阅档案时，需填写《审计档案借阅申请表》，注明借阅时间、案卷名称、借阅数量和借阅人等，经审计监察中心负责人批准方可办理，借阅者应当面点清，并在登记簿上登记。

4、查阅、借阅档案者应爱护档案资料，不得在档案上随意划写、涂改、拆卷、抽页、污损，不准未经批准擅自抄录、拍照、复印或翻印，不得转借和遗失，查阅时不得吸烟，确保档案安全。

5、归还档案时，必须严格履行归还登记和检查手续，借阅者填写《审计档案归还登记表》，收卷人应当面点清借阅档案，如发现缺页、缺卷，及时追究责任，并采取补救措施。/ 5

（三）审计档案的交接

1、审计档案移交给公司档案管理部门时，应进行交接登记。

2、审计档案移交给公司档案管理部门后，其保管、借阅、销毁、违规处罚等按照该部门有关规定执行。

第三章 罚 则

第八条 奖罚原则 无。

第四章 附 则

第九条 附件

附件1：审计档案封皮模版 附件2：审计档案目录模版 附件3：审计档案交接登记表 附件4：审计档案借阅申请表 附件5：审计档案归还登记表 第十条 相关文件 无。

第十一条 解释权限和生效日期 本制度由审计监察中心负责解释和培训。本制度自下发之日起开始执行。/ 5