中国地质工程集团公司技术档案管理办法_公司技术档案管理办法

2020-02-27 其他范文下载本文

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中国地质工程集团公司

技术资料（档案）管理办法实施细则

为加强集团公司各类基础技术资料（档案）的管理，按照ISO质量环境管理体系文件中的有关要求，特制定本实施细则。

第一章资料（档案）的分类

第一条标书文件类

1.集团公司总工办、海外部、企管部、国外各经理部（项目组、办事处）、各全资子公司、分公司（以下称：相关部门）以集团公司名义购买的资审文件和编报的资审材料；

2.相关部门为参加国内外投标项目所购买的招标文件和编报的投标书（包括设计图、施工组织设计和有关图表、进度表、人员简历、报价单、设备清单等）。

第二条合同文件类

1.集团公司法人代表或被授权代表与业主或其它单位签订的施工合同和进出口合同； 2.集团公司法人代表或被授权代表与国内其它单位签订的联合投标协议；

3.集团公司法人代表授权代表与其它单位签订的联营协议、分包合同或代理协议等。第三条基础资料类

1.相关部门编报的资审已被业主通过的通知书或中标通知书； 2.业主签发的竣工证明或对实施项目的书面评价；

3.当地报刊、杂志刊登的对实施项目的相关报道或评价；

4.能清晰反映所实施项目的进度、设备、工程质量、现场施工和组织情况以及当地政府要人视察或参观施工现场的图片或录音资料。

第四条其它有关技术资料

1.相关部门所编写的考察报告和可行性研究报告； 2.由相关部门填报的投标/资审情况汇总表； 3.经集团公司领导授权需编制的其它有关材料。第五条法律法规及技术标准和技术规范类

国内以及欧美等发达国家有关的最新版本的质量、环境法律法规、技术标准和技术规范等。

第六条以上前4类材料均需提供原件，特殊情况下可提供复印件或电子版。

第二章资料（档案）的提交

第七条相关部门的主要负责人是保证上述资料（档案）按时提交的责任人。集团公司将按照以下要求对相关部门进行考核，并以此作为兑现奖惩的依据：

1．及时性

——标书文件类资料自报资审或投标截止之日起，一周内提交电子版或/并两个月内提交纸质文件；

——合同文件类自签订之日起，一周内必须提交合同的原件、复印件、或扫描件（特殊情况下可暂时保存合同原件）；竣工项目自竣工之日起两个月内必须将授标信、合同、竣工证明等的原件提交总工办；

——基础资料文件类中第1、2、3项自获得之日起，一周内提交；第4项，六个月内提交；

----竣工项目自竣工之日起两个月内必须将一套完整的竣工资料提交集团公司总工办； ——其它资料中第1项自考察任务结束之日起，两个月内提交；第2项按照《中国地质工程集团公司投标管理办法》执行；国内分公司的技术资料管理需同时遵照《中国地质工程集团公司国内工程项目审批程序》中的相关规定。经集团公司领导授权编制的其它有关资料，集团公司将根据需要，另行通知提交的时间。

因业主方面的原因，相关部门不能按上述要求提交有关资料时，应及时书面报告公司，说明原因和理由。

2．严谨性

相关部门提交的各类资料必须保证其提交资料内容的严谨，字迹清晰和整洁。3．完整性

相关部门提交的各类资料必须完整，不得有漏页或漏项的现象。

第三章资料（档案）的管理

第八条管理部门

总工办是负责统一编号、登记、归档和管理上述全部资料的主管部门。第九条保存时效（自立卷归档后的次年1月1日起）——标书文件类为10年；

——合同文件类以《合同管理办法》中规定的时效为准； ——基础资料类为10 年；

——其它资料类，视其重要性为5-10 年。第十条资料管理员

资料管理员须履行如下职责：

——严格执行接收、编号、登记、查阅和借阅的制度；

——确保资料的使用和利用价值，使其最大限度地在时效期内发挥作用； ——确保资料的安全。